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RÈGLEMENT RELATIF À LA RECONNAISSANCE ET À L'AUTOFINANCEMENT DES ASSOCIATIONS LOCALES DE PREMIER, DEUXIÈME ET TROISIÈME CYCLE DE L'UNIVERSITÉ LAVAL

(Texte adopté par le Conseil d'administration de l'Université Laval, à sa séance du 15 juin 1994, CA-94-130)


I - DÉFINITIONS

Aux fins d'application du présent règlement, une association locale de premier cycle est toute association ou tout regroupement d'associations de premier cycle, représentant des étudiantes et étudiants rattachés à une faculté, une école, un département, un programme d'études de l'Université Laval, ou encore, au Centre universitaire de Beauce-Appalaches.

Une association locale de deuxième ou troisième cycle est toute association ou tout regroupement d'associations représentant les étudiantes et étudiants rattachés à un cycle supérieur d'études d'une faculté, d'une école ou d'un programme d'études de l'Université Laval.

Une association locale est reconnue lorsqu'elle en a été officiellement avisée par le vice-recteur aux études, qui a seul autorité pour ce faire. Une telle association peut être incorporée ou non.

La reconnaissance par l'Université confère à l'asssociation une existence officielle à l'Université Laval et l'accès à certains privilèges tels que: l'utilisation du nom de l'Université aux termes de sa constitution, l'utilisation des locaux et des services de l'Université, et la possibilité d'organiser des activités de financement, le tout selon les règlements en vigueur.

La reconnaissance d'une association d'étudiantes et d'étudiants de premier cycle, ou d'une association d'étudiantes et d'étudiants de deuxième et troisième cycles ne préjuge pas de la décision du Conseil de faculté de lui conférer les pouvoirs de l'assemblée des étudiants de deuxième et troisième cycles en application de l'article 169 des statuts de l'Université Laval.

II - PROCÉDURE DE RECONNAISSANCE DES ASSOCIATIONS LOCALES

Pour obtenir la reconnaissance par l'Université, l'association doit faire parvenir au vice-recteur aux études les documents suivants:

a)
une demande officielle de reconnaissance indiquant le but de l'association et la catégorie d'étudiants et d'étudiantes auxquels elle s'adresse;

b)
une copie du règlement, de la charte ou de la constitution de l'association;

c)
une copie de l'attestation d'incorporation de l'association s'il y a lieu;

d)
la liste des membres de l'exécutif de l'association, mentionnant le numéro matricule, l'adresse et le numéro de téléphone de chacun;

e)
la preuve de sa représentativité, c'est-à-dire l'obtention, soit en assemblée générale, soit par référendum, de l'appui de 50% plus un des votants, à condition que le nombre de OUI représente au moins 25% des étudiantes et étudiants du ou des programmes. Cette preuve peut être le procès-verbal de l'assemblée générale contresigné par le président et le secrétaire, ou le compte rendu du référendum contresigné par le secrétaire de la faculté, de l'école ou par son représentant, à condition que le référendum se soit déroulé selon la procédure décrite à la Section V.

Si ces documents sont conformes et attestent que les buts de l'association sont en accord avec la mission éducative de l'Université Laval, le vice-recteur aux études dispose d'un mois pour accorder la reconnaissance. En cas de doute, la requête est transmise pour avis au Comité exécutif de l'Université, et le vice-recteur dispose d'un mois supplémentaire.

III - PROCÉDURE DE RENOUVELLEMENT ET D'AVIS DE CHANGEMENT

Pour continuer à être reconnue en vertu du présent règlement, l'association doit faire parvenir au vice-recteur aux études, avant le ler novembre de chaque année, la liste des membres du nouvel exécutif, mentionnant le numéro de matricule, l'adresse et le numéro de téléphone de chacun et ce, à l'aide d'un formulaire prévu à cette fin.

L'association doit aussi en tout temps aviser le vice-recteur aux études de tout changement dans sa constitution et/ou dans son appellation.

IV - PROCÉDURE DE PERCEPTION D'UNE COTISATION

Seule une association reconnue, ou déposant par la même occasion une demande de reconnaissance respectant les dispositions qui précèdent, peut faire une demande de perception de cotisation à l'Université.

Une telle cotisation sera automatique, mais non obligatoire. Elle devra avoir été établie au cours d'un référendum respectant la procédure prévue à la Section V.

L'association désirant obtenir de l'Université la perception de la cotisation devra respecter les conditions suivantes

a)
déposer auprès du vice-recteur aux études une demande écrite, assortie le cas échéant de la copie de la reconnaissance officielle de l'association;

b)
joindre une copie de l'attestation du résultat du référendum par le secrétaire de la faculté ou de l'école ou son représentant;

c)
pour une association de deuxième ou de troisième cycle, joindre un consentement du Conseil d'administration de l'AELIÉS à la perception de la cotisation par l'Université;

d)
s'engager par écrit à remettre, à tout étudiant qui en fera la demande dans un délai de 21 jours après la dernière journée d'inscription, le remboursement de la cotisation perçue par l'Université.  L'engagement précisera que ce remboursement devra se faire dans les 30 jours suivant la demande;

e)
s'engager à tenir au moins une réunion générale de ses membres entre les mois d'octobre et de mars de chaque année, au cours de laquelle le bilan financier et un état détaillé des recettes et dépenses pour les 12 derniers mois sera déposé.

La demande ne sera considérée que si l'association a obtenu l'appui de 50% des votants, à condition que le nombre de OUI représente au moins 25% des étudiants et étudiantes du ou des programmes.

Une demande de perception de cotisation par l'Université doit être présentée avant le 1er mars pour le trimestre d'automne, avant le 1er février pour le trimestre d'été et avant le 1er octobre pour le trimestre d'hiver.

Si la demande est acceptée, la cotisation sera automatiquement prélevée tant que l'association existera et qu'elle sera reconnue, à moins que plus de 50% des membres votants au cours d'un référendum tenu selon la procédure prévue à la Section V n'aient réclamé, l'année précédente, le retrait de la cotisation automatique non obligatoire.

Une demande de hausse ou de baisse de cotisation doit se faire selon les étapes a), b) et c) de la procédure susmentionnée.

V - PROCÉDURE À SUIVRE POUR LA TENUE D'UN RÉFÉRENDUM EN VUE DE LA RECONNAISSANCE D'UNE ASSOCIATION, OU EN VUE D'UNE DEMANDE DE PERCEPTION DE COTISATION

a)
la période de scrutin doit être de quatre jours ouvrables consécutifs, de manière à permettre à tous les étudiants concernés de voter;

b)
le scrutin doit être secret et tenu en présence du secrétaire de la faculté ou de l'école, ou de son représentant;

c)

le contrôle du vote doit se faire selon la procédure suivante:

  • l'étudiant ou l'étudiante présente sa carte d'identité;
  • un bulletin lui est remis;
  • l'étudiant ou l'étudiante dépose son vote;
  • son nom est rayé de la liste officielle;

d)
à la fin de la période de scrutin, le décompte est fait en présence du ou de la secrétaire de la faculté ou de l'école ou de son représentant;

e)
le ou la secrétaire de la faculté ou de l'école ou son représentant rapporte officiellement par écrit le résultat.

VI - ORGANISATION D'ACTIVITÉS DE FINANCEMENT

L'organisation d'activités de financement est sujette à la Politique d'encadrement des activités de financement adoptée par le Conseil d'administration (CA-92-139).

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Coordination des affaires étudiantes
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1998-04-24