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Politique de protection des renseignements personnels

 

 

 
 

POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La présente Politique de protection des renseignements personnels établit les pratiques de La Fondation de l’Université Laval (ci-après : la « FUL ») suite à la fusion intervenue avec l’Association des diplômés de l’Université Laval (l’ « ADUL ») en date du 1er mai 2016.

 

Cette Politique vise à vous informer sur la collecte, l'utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels à titre de membre de la FUL ou à titre d’utilisateur de son site Internet.

Les règles de l’Université Laval qui nécessitent application sur les renseignements personnels provenant de l’Université Laval peuvent avoir préséance en fonction du contexte.

1.      Source de collecte de vos renseignements personnels

A.      Le Fichier des Diplômés de l’Université Laval

La FUL recueille des renseignements personnels sur ses membres à partir du « Fichier des Diplômés » appartenant à l’Université Laval. Par convention, l’Université Laval a confié à la FUL, la gestion et la mise à jour des coordonnées de ce fichier dans le cadre de ses activités philanthropiques.

Elle recueille également des renseignements de d’autres partenaires que ses membres qui transigent avec elle. La banque de données Fichier des diplômés est complétée des informations qui y sont reliées.

B.      Autres sources de collecte des renseignements personnels

La FUL recueille des renseignements personnels vous concernant lorsque vous communiquez avec elle de diverses façons, notamment :

  • lors de votre inscription à une activité de la FUL;
  • si vous faites une donation au profit de l’Université Laval;
  • si vous faites l’acquisition de la Carte partenaire soit par le site Internet de la FUL ou par téléphone;
  • lors de votre inscription à notre liste d’envoi (Infolettre);
  • lorsque vous communiquez avec la FUL, par la poste, téléphone ou courriel, pour une information, une demande d’emploi, nous aviser d’un honneur ou d’une nomination que vous voulez partager ou toute autre raison;
  • lors de votre inscription à l’Annuaire électronique de la FUL;
  • lors de votre inscription comme mentor au Service de placement de l’Université Laval ou juge à un concours sur l’entreprenariat;
  • pour d’autres services offerts par la FUL.

2.      Nature des renseignements personnels colligés

La FUL recueille dans le cadre de ses activités, les renseignements personnels suivants :

  • À partir du Fichier des Diplômés, les coordonnées de base que sont :
    • votre nom,
    • date de naissance,
    • poste occupé et coordonnées au travail,
    • votre programme de formation, le type de diplôme obtenu et date de diplomation,

  • À partir de votre interaction comme donataire, comme participant à des activités d’attachement ou par l’acquisition de produits ou services à partir de notre site Internet, nous colligeons un historique d’activités et de préférences servant de profil d’engagement et de participation auprès de la FUL.

  • Peuvent s’ajouter en cours de communication ou d’interaction avec vous :
    • votre adresse électronique;
    • votre adresse de facturation en cas de transaction sur notre site Internet
    • votre numéro de téléphone au domicile et/ou cellulaire;
    • la mise à jour de vos coordonnées au travail et fonction

3.      Renseignements exclus lors d’un paiement en ligne

Lorsque vous utilisez une carte de crédit pour régler un achat ou une donation par l’entremise du site Internet de la FUL, aucun renseignement lié à votre carte de crédit n’est recueilli par la FUL sur ses serveurs. Votre paiement pour vos achats ou donations en ligne est traité et administré par les solutions bancaires d’un tiers fournisseur, directement sur son site Internet sécurisé.

4.      Utilisation de vos renseignements personnels par la FUL

D’une façon générale, la FUL utilise vos renseignements personnels pour:

  • Solliciter votre engagement à titre de donateur ou faire de la promotion pour participer à des activités en lien avec l’Université Laval;
  • Traiter et administrer vos dons ou votre participation à des activités;
  • Traiter et exécuter votre commande à partir du site Internet de la FUL, y compris pour vous envoyer des courriels ou vous contacter par téléphone, par la poste ou d’autres moyens afin de confirmer l'état de votre commande ou de son paiement;
  • Répondre à une demande d’information de votre part;
  • Vous informer des modifications apportées à nos conditions et à nos politiques et/ou pour d'autres objectifs administratifs;
  • Protéger la sécurité et l'intégrité du site de la FUL, de notre organisation, ses membres et les utilisateurs de site Internet.

5.      Communication de vos renseignements personnels à l’Université Laval

Dans le cadre de ses activités, la FUL se réserve le droit de communiquer vos renseignements personnels, incluant votre profil d’engagement et de participation auprès de l’Université Laval et ses entités liées aux fins de prospection.

6.      Aucune autre communication à des fins de prospection commerciale ou philanthropique

Sauf pour la communication précitée à l’Université Laval et ses entités liées, la FUL a comme politique de ne pas divulguer ni vendre à des tiers, aucun renseignement personnel sur ses membres pour des fins de prospection commerciale ou philanthropique. Dans le cas contraire, nous vous demanderons préalablement votre consentement exprès avant toute communication.

7.      Communication nécessaire pour se conformer à la loi

La FUL se réserve le droit de divulguer certains renseignements personnels vous concernant si elle estime qu’elle doit le faire pour se conformer à la loi ou pour se protéger. Ainsi la FUL peut partager des informations pour répondre à une ordonnance de la Cour ou à l’envoi d’un subpoena.

La FUL peut également communiquer des renseignements personnels si une agence gouvernementale  ou un organisme d’enquête l’exige.

La FUL se réserve encore le droit de divulguer toute information qu'elle estime de bonne foi nécessaire; a) pour faire respecter la Convention d'utilisation du site de la FUL ou b) pour protéger les droits des autres membres de la FUL ou les utilisateurs de son site Internet.

8.      Communication en cas de réorganisation corporative ou aliénation des actifs de la FUL

Dans l’éventualité d'une réorganisation corporative, d'une fusion, d’une cession ou autre aliénation de la totalité ou d'une partie des actifs de la FUL, vos renseignements personnels font partie des actifs transférés et peuvent être partagés sans votre consentement avec toute partie à la transaction.

9.      Accès limité à vos renseignements personnels

À l’interne, la FUL ne permet qu’un accès limité à vos renseignements personnels et uniquement aux employés des départements qui doivent les connaître aux fins de leurs fonctions.

Si la FUL doit faire appel à des fournisseurs de services externes dans certains domaines et que vos renseignements personnels font directement ou indirectement l’objet des services, des ententes de confidentialité sont conclues entre la FUL et ses fournisseurs afin que vos renseignements personnels soient utilisés et protégées d'une manière compatible avec la présente politique.

10.   Usage de témoins de connexion (cookies)

La FUL emploie la technologie des témoins de connexion (cookies) pour aider les utilisateurs de son site Internet à naviguer plus rapidement et leur proposer le contenu qui les intéresse le plus.

Un témoin de connexion (cookie) est une chaîne d'informations qui est envoyée par un site Web et stockée sur le disque dur ou temporairement dans la mémoire d’un ordinateur.

L’emploi des témoins de connexion (cookies) se veut une pratique courante dans l’industrie et plusieurs fureteurs reconnus sont initialement configurés pour les accepter. Vous pouvez reconfigurer le vôtre afin qu’il refuse ou accepte les témoins de connexion (cookies) ou encore qu’il vous alerte lorsqu’un témoin de connexion (cookie) s’installe sur votre ordinateur. Notez qu’en refusant les témoins de connexion (cookies), vous pourriez ne pas être en mesure d’exploiter certaines fonctionnalités du site de la FUL.

11.   Informations colligées par notre site

Lorsque vous visitez notre site Internet, nous recueillons les données pouvant comprendre votre type d'ordinateur, votre adresse IP, le type de navigateur Internet que vous utilisez, votre système d'exploitation. Nous recueillons ces renseignements : i) afin d’emmagasiner de l’information de sorte que vous n’ayez pas à la réinscrire à chaque visite subséquente; ii) vous offrir de l'information personnalisée; et iii) pour améliorer et faciliter votre utilisation de notre site Internet.

12.   Stockage et sécurité

Tous les renseignements personnels que vous fournissez à la FUL sont conservés sur des  serveurs sécurisés, à accès restreint de l’Université Laval et de la FUL.

L’Université Laval et la FUL prennent les moyens techniques raisonnables pour assurer un environnement sécuritaire et protéger vos renseignements personnels, tels que : barrières coupe-feu, usage d’antivirus, gestion des accès, détection des intrusions, copie de sauvegarde régulière.

Cependant, étant donné la nature même du réseau public qu’est l’internet, vous reconnaissez et acceptez que la sécurité des transmissions via internet ne puisse être garantie. En conséquence, l'Université Laval et La FUL ne peuvent garantir ni n’assument aucune responsabilité pour toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte ou altération des données transmises par internet.

13.   Conservation

La FUL utilise et conserve vos renseignements personnels, en lien avec toute transaction pour la durée de votre statut comme membre de la FUL.

Si vous n’êtes pas membre de la FUL mais un utilisateur de son site Internet, la FUL utilise vos renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire ou utile à une transaction faite sur son site Internet et à son administration par la FUL. Toutefois, la FUL se réserve le droit de détenir, pour une durée raisonnable, certains renseignements personnels pour être en règle avec la Loi, prévenir la fraude, collecter des frais dus, résoudre une réclamation ou certains autres problèmes s’y rattachant, coopérer à une enquête et pour tout autre acte permis par la loi. À l’expiration de ce délai, vos renseignements personnels seront délestés des serveurs de la FUL.

14.   Informations additionnelles

Pour toute demande d’information ou mise à jour concernant vos renseignements personnels, n'hésitez pas à communiquer avec nous au 418-656-2424 ou sans frais au numéro 1-866-687-2424 ou par courriel à l'adresse fichier.central@ful.ulaval.ca. Pour des questions sur la Politique de la FUL en matière de protection des renseignements personnels, veuillez contacter la Fondation au 418 656-3292 et demander le département des affaires corporatives.

15.   Liens externes

Dans le cours de l'usage du site FUL, vous pourriez être amené à consulter d'autres sites web de tiers, via des hyperliens. Cependant, la FUL n'est pas responsable des pratiques, politiques ou actes de ces tiers en ce qui a trait à la protection de vos renseignements personnels. Nous vous recommandons donc de lire attentivement l'énoncé sur la protection des renseignements personnels apparaissant sur ces sites afin de pouvoir déterminer de manière éclairée dans quelle mesure vous souhaitez ou non utiliser ces sites compte tenu de leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

16.   Modification

La FUL se réserve le droit de modifier sa Politique de protection des renseignements personnels  à sa discrétion. La FUL rendra disponible, sur son site Internet, toute modification éventuelle de cette Politique de protection des renseignements personnels permettant l'examen de ses termes. La FUL annoncera également toute modification anticipée, au moins trente (30) jours avant sa date d’entrée en vigueur.

17.   Lois applicables et juridiction

La présente Politique de protection des renseignements personnels est régie par les lois de la province de Québec et les lois du Canada qui s'y appliquent. Vous consentez irrévocablement, à l’exclusion de toute autre cour ou juridiction potentielle, à ce que tout litige en relation avec la présente Politique de protection des renseignements personnels soit soumis au tribunal compétent du district judiciaire de Québec, province de Québec, Canada.

La présente politique est assujettie à l‘ensemble des termes et conditions prévus au document en ligne intitulé : CONVENTION D’UTILISATION DU SITE DE LA FUL

 
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