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Échanges d’étudiants ou stages d'études et de recherche

Protocole «Profil international

 

Le développement d’une entente dans le cadre du profil international permet aux étudiants d’un programme spécifique de l’Université Laval d’étudier pendant une ou deux sessions à l’intérieur d’un programme équivalent d’une université partenaire. C’est à chaque direction de programme d’effectuer les démarches pour établir un tel partenariat.

Ce programme de mobilité offre une valeur ajoutée aux programmes de premier et de deuxième cycles (excluant les cheminements de type recherche). Il permet à un étudiant d’obtenir la mention «Profil international» sur son diplôme d’études. L’étudiant peut bénéficier de bourses de mobilité et d'une formation prédépart obligatoire. Le partenaire accepte habituellement les candidatures sans autre formalité.

Les places dans le cadre de ce type d’échanges sont limitées et les partenaires conviennent ensemble du nombre d’étudiants à échanger.

Avantages pour les étudiants de l’établissement partenaire:

  • C’est l’établissement d’attache qui sélectionne les étudiants qui partiront en échange à l’Université Laval. Les étudiants sont habituellement acceptés sans autre formalité.
  • Les établissements partenaires assurent aux étudiants un accueil de qualité et leur désignent un responsable académique pour favoriser leur intégration dans leur programme d’études,
  • Un séjour intensif en français langue étrangère d’une durée de cinq semaines, sans frais de scolarité, est offert aux étudiants non francophones durant l’été. L’École de langues chargera des frais d’encadrement.
  • Une chambre en résidence sur le campus est assurée si une réservation est effectuée par l’étudiant avant la date limite (avant le 1er octobre pour la session d’hiver et le 1er juin pour la session d’automne).
 
 

Négociation d’un protocole d’échange étudiant dans le cadre du profil international

1re étape – Nomination à titre de responsable

  • S’assurer d’être nommé responsable par le doyen de sa Faculté et d’en avoir avisé le directeur du Bureau international par lettre.
  • Cette dernière nomination vous permettra de bénéficier d’un support financier afin d’appuyer la mise en œuvre de vos partenariats.

2e étape – Négociation du protocole avec le partenaire

Autres informations utiles lors de la négociation:

  • aucuns frais de scolarité à payer à l’Université Laval (les étudiants payent les frais de scolarité à leur établissement d'attache);
  • les étudiants du partenaire sont assurés de recevoir une admission à l’Université Laval à titre d’étudiant visiteur dans le cadre de ce qui a été prévu au protocole;
  • l'accès complet aux services de l'Université Laval dont la bibliothèque et les activités sportives;

Avant de demander à la conseillère du Bureau international de préparer les documents nécessaires à la signature d’un protocole, assurez-vous d’avoir en votre possession les informations suivantes:

  • Les coordonnées complètes de l’établissement partenaire ainsi que le nom et le titre des personnes habilitées à signer un protocole d’échange étudiant (le cas échéant);
  • Les cours pour lesquels les étudiants de l’Université Laval recevront des équivalences, le nombre de crédits et les équivalences en crédits ULaval (Annexe A);
  • Le moment de la mobilité;
  • Le nombre d’étudiants visé par le protocole ;
  • Les arrangements concernant le logement (le cas échéant).

3e étape – Préparation et signature du protocole

  • Demander à la conseillère du Bureau international de préparer les documents nécessaires à la signature du protocole et de les transmettre à votre partenaire afin qu’il en approuve le contenu. L’inviter à débuter le processus de signature s’il le désire.
  • Sur réception des documents signés par le partenaire, le Bureau international supervise le processus de signature à l’interne.

4e étape - Renouvellement du protocole

Les protocoles Profil international ont généralement une durée de cinq ans. Ils pourront être reconduits par consentement mutuel des parties de façon tacite ou par la signature d’un accord de renouvellement.

Le Bureau international met à jour périodiquement la liste des protocoles à renouveler et en informe les directions de programme concernées. La direction de programme doit aviser par écrit le personnel du Bureau international de son intention de reconduire ou non les protocoles rattachés à son programme. Le Bureau international prépare les renouvellements ou dénonce les protocoles, le cas échéant. Le renouvellement peut également être demandé par le partenaire.

 

Gestion des dossiers de candidature des étudiants de l’Université Laval


Voici quelques indications générales sur la façon dont les directions de programmes doivent traiter les dossiers de candidature des étudiants de l’Université Laval désirant participer à un échange dans le cadre du profil international.

  • Le responsable UL détermine la date à laquelle ses étudiants devront remettre leur dossier de candidature. Ces dates tiennent compte du fait que les dossiers complets doivent être remis au Bureau international au plus tard à la mi-février pour un départ à la session d’automne ou à la mi-septembre pour un départ à la session d’hiver.
  • Le responsable UL prévoit des rencontres d’information à l’intention de ses étudiants durant lesquelles seront précisées, entre autres, la portée des protocoles (moment de la mobilité, nombre d’étudiants, exigences langagières, etc.), la date de réception des dossiers ainsi que la date des entrevues de sélection (le cas échéant). Le Bureau international peut y participer sur demande.
  • Le responsable UL reçoit les dossiers et s’assure qu’il ne retient que les dossiers qui contiennent les pièces suivantes:
    • le formulaire de demande de participation exigé par le Bureau international disponible sur le site Internet;
    • une lettre de l'étudiant, rédigée en français ainsi que dans la langue de l’établissement d’accueil à l’étranger, décrivant sa motivation à participer au PI/EC ainsi que ses objectifs de formation;
    • une attestation de cheminement;
    • une preuve de compétence langagière délivrée par l'École de langues (ÉLUL) ou par le Bureau international;
  • Avant de procéder à la sélection, le responsable UL vérifie le nombre d’étudiants visés par chacun de ses protocoles.
  • Le responsable UL procède à la sélection des candidats.
  • Mis à part le fait d’avoir remis un dossier complet, la sélection des étudiants repose sur les critères obligatoires suivants:
    • être inscrit à titre d’étudiant régulier à un programme de baccalauréat disciplinaire ou intégré de l’Université Laval;
    • avoir obtenu, au moment du départ, 30 crédits, sans équivalences ni dispenses;
    • avoir maintenu une moyenne cumulative égale ou supérieure à 2,67 (3,0 à la maîtrise) sur 4,33 au moment du dépôt de la demande (ou une moyenne plus élevée à la discrétion de la direction de programme);
    • répondre aux critères relatifs à la maîtrise d’une langue seconde ou étrangère:
      • Si l’étudiant souhaite séjourner dans un établissement dont la langue d’enseignement est le français, il doit fournir une preuve de compétence langagière de l’ÉLUL pour une des langues enseignées à l’ÉLUL;
      • Si l’étudiant souhaite séjourner dans un établissement dont la langue d’enseignement n’est pas le français, il doit fournir une preuve de compétence langagière de l’ÉLUL pour cette langue;
    • Les cours suivis pendant le séjour d’études doivent tous être contributoires au programme de l’étudiant.
  • Le responsable UL peut décider d'ajouter d'autres critères ou de hausser les exigences, mais il ne peut pas retrancher un des critères énumérés ci-dessus.
  • Le responsable UL s’assure d’avoir signé les formulaires de demande de participation des étudiants sélectionnés, • Après la sélection et avant les dates de la mi-février et de la mi-septembre, le responsable UL transmet les dossiers sélectionnés au Bureau international. Les étudiants ne doivent pas déposer leur dossier directement au Bureau international.
  • Sur réception des dossiers sélectionnés, le Bureau international contactera les étudiants afin de les convoquer aux sessions de formation prédépart obligatoires.
  • Le Bureau international transmet les dossiers aux établissements partenaires afin que les étudiants reçoivent le plus rapidement possible une lettre d'admission de l'établissement pour ensuite faire leur demande de permis ou de visa d’études.
  • Le responsable UL s’assure d’inscrire ses étudiants aux codes de cours spécifiques aux programmes PI/EC avant le départ et pendant leur séjour d'études hors Québec si ce dernier dure plus de deux sessions.
  • Lorsque le choix de cours de l’étudiant est approuvé, le responsable UL s’assure de signer le formulaire d’Autorisation d’inscription à des activités hors Québec et de le transmettre au Bureau du registraire.
 

Budget de mise en œuvre

Chaque direction de programme (baccalauréats disciplinaires et intégrés, maîtrises sans mémoire) peut disposer d’un budget de mise en œuvre de 4000$ pour le développement et la mise en œuvre de partenariats dans le cadre du profil international, à condition que des fonds soient toujours disponibles. Vous pouvez vérifier si c’est le cas auprès de l’équipe du Bureau international.

 

Soutien pour votre projet

Communiquez avec l’équipe du Bureau international pour obtenir le soutien dont vous avez besoin pour conclure un protocole d'entente avec un partenaire.

www.ulaval.ca