Préparer une demande de financement

Préparer une demande de financement implique plusieurs étapes et intervenants. Consultez les différents conseils et règlements afin d'améliorer vos chances d'obtenir du financement.

 
 
 

Rédiger la lettre d'intention ou la demande

En tant que demandeur principal, vous avez la responsabilité de rédiger la lettre d'intention et la demande de financement. Le plus tôt possible, informez votre conseiller en faculté ou au vice-rectorat à la recherche, à la création et à l'innovation (VRRCI). Il pourra vous aider à bien préparer votre demande et vous épauler dans le suivi de celle-ci une fois la demande déposée.

Selon la nature du programme et la quantité de demandes déposées dans le cadre du concours, prévoyez un délai de quelques semaines pour les vérifications internes.

Le VRRCI vous recommande fortement de faire relire votre demande par un de vos collègues avant de la transmettre à votre conseiller.

Faire vérifier sa demande par un conseiller

Les conseillers en développement de la recherche, en faculté et au VRRCI, vérifient les principales composantes de votre demande: budget, admissibilité des chercheurs, etc.

Cette vérification permet:

  • d'assurer la conformité de la demande aux critères de l'organisme subventionnaire
  • d'assurer la conformité de la demande aux règles et aux politiques de l'Université Laval
  • de recommander, lorsque nécessaire, des modifications pouvant améliorer vos chances d'obtenir le financement demandé

Date limite interne

La date limite interne permet aux conseillers en développement de la recherche de disposer du temps nécessaire pour vérifier adéquatement votre demande avant de vous inviter à la transmettre aux instances appropriées pour signature. La date limite interne peut varier pour certains programmes.

  • Vérification d'une demande de financement: pour la plupart des organismes, 7 jours avant la date limite fixée par celui auquel vous soumettez votre demande.
  • Vérification d'une lettre d'intention: 48 heures

Il importe de respecter cette date en raison de la très forte compétitivité des concours et du volume élevé de demandes déposées pour l'ensemble du campus et du risque d'erreurs plus élevé et caractéristique d'une échéance serrée.

Obtenir les autorisations nécessaires

Toute demande de financement doit porter la signature:

  • de la direction du département ou de l'école
  • du doyen ou du vice-doyen à la recherche de la faculté de rattachement du demandeur principal

La signature de la vice-rectrice à la recherche, à la création et à l'innovation, ou celle de son adjoint, est requise dans les cas suivants:

  • le chercheur principal est rattaché à une faculté centralisée
  • des partenaires étrangers participent à la demande
  • les critères de l'organisme subventionnaire diffèrent des politiques de l'Université Laval (notamment en ce qui concerne la récupération des coûts indirects et la propriété intellectuelle)
  • la demande est soumise à un organisme étranger

D'autres cas peuvent nécessiter la signature de la vice-rectrice: en cas de doute, communiquez avec votre conseiller.

Dans tous les cas, vous devez obtenir les signatures exigées par l'Université Laval, même si l'organisme subventionnaire ne les demande pas. À l'inverse, vous êtes responsables d'obtenir toutes les signatures demandées par l'organisme, même si l'Université ne les requiert pas.

Soumettre sa demande

Une demande de financement peut être soumise par voie électronique ou par courrier, selon les exigences de l'organisme.

  • Par voie électronique: un conseiller approuve et transmet votre demande, en respectant la date limite de l'organisme.
  • Par courrier: certains organismes exigent toujours de transmettre une demande papier. Si c'est le cas, informez-vous auprès de votre faculté.

Règles internes en vigueur à l'Université Laval

Dans tous les cas, l'Université Laval s'est dotée des règles internes que vous devez respecter lors de vos demandes de financement.

  • Conserver une copie des demandes transmises avec les signatures requises sur la première page.
  • Obtenir les signatures nécessaires, telles que stipulées ci-haut.
  • Transmettre à votre conseiller une copie de chaque demande à laquelle vous participez, que ce soit comme chercheur principal ou comme co-chercheur.
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