ENTENTES CONTRACTUELLES ET DE PARTENARIAT

Cheminement d'une entente contractuelle ou de partenariat

Cette section vous permettra de mieux saisir le cheminement habituel d'une entente contractuelle ou de partenariat.

Chaque case du schéma vous donne la possibilité d'accéder à de l'information ponctuelle sur le sujet.

Les conseillers en gestion de la recherche de votre faculté (si votre faculté est décentralisée) ou du Vice-rectorat à la recherche et à la création (VRRC) sont là pour vous aider.

 

PRÉPARATION D'UN PROJET DE RECHERCHE ET RÉVISION

Au cours de la préparation de votre projet de recherche, vous aurez à réunir les éléments suivants:

  • Une description (protocole) du projet de recherche
  • Un calendrier détaillé
  • Une liste des ressources humaines et matérielles nécessaires
  • Un budget détaillé incluant les coûts indirects
  • Les coordonnées complètes des partenaires industriels et organismes subventionnaires qui sont associés au projet

Qui peut vous aider à préparer le projet et à le réviser avant qu'il soit soumis à un partenaire ou à un organisme subventionnaire?

Vos besoins en équipements et ressources pour la réalisation du projet devraient être présentés aux instances départementales et facultaires afin qu'elles puissent vérifier que les équipements ainsi que les ressources nécessaires à la réalisation du projet seront disponibles. Vous devriez également discuter du projet avec un conseiller en gestion de la recherche, soit au sein de votre faculté (si décentralisée) soit du VRRC, afin d'obtenir de l'information sur les pratiques et politiques des divers partenaires ou organismes subventionnaires ainsi que sur les exigences de l'Université.

 

SAISIE DES DONNÉES DANS SIRUL

Que signifie l'acronyme SIRUL?

SIRUL est le système d'information sur la recherche à l'Université Laval.

Pourquoi saisir l'information dans SIRUL avant même d'obtenir l'accord des partenaires industriels et des organismes subventionnaires?

- Pour accélérer l'accès à vos fonds si le projet se concrétise
- Pour entamer le processus de suivi déontologique du projet
- Pour informer le Service des finances des modalités liées au projet
- Pour maintenir des statistiques sur les projets de recherche présentés

Qui procède à la saisie de l'information dans SIRUL ?

La saisie du projet dans SIRUL se fait généralement par votre faculté, si elle est décentralisée, sinon par le VRRC.

D'où proviennent les informations saisies dans SIRUL ?

Les informations sont saisies à partir de la copie de votre demande de subvention ou de la description de projet que vous avez pris soin de transmettre, soit à votre faculté, soit au VRRC, selon que vous provenez ou non d'une faculté décentralisée.

 

DÉONTOLOGIE

Quel est le processus permettant d'obtenir les autorisations déontologiques pour commencer mon projet de recherche?

Une fois la demande de fonds saisie dans SIRUL, vous recevrez par courriel un avis dans lequel on vous demande de remplir une «Déclaration de conformité déontologique en recherche». Selon les réponses fournies, vous serez informé des procédures applicables à votre projet.

Tous les certificats de déontologie applicables à votre projet doivent obligatoirement être obtenus AVANT que vous puissiez avoir accès à vos fonds. Des informations sur les exigences des différents comités de déontologie sont accessibles sous l'onglet Éthique.

 

PRÉSENTATION À UN PARTENAIRE OU À UN ORGANISME SUBVENTIONNAIRE

En plus du partenaire, faites-vous appel à un organisme subventionnaire?

Un organisme subventionnaire (CRSNG, CRSH, IRSC, FQRNT, FQRSC, FRSQ ou autre) peut, dans certains cas, contribuer à la réalisation de votre projet et apparier la contribution du partenaire privé ou public. Des informations sur les modalités propres à chaque programme et à chaque organisme peuvent être obtenues auprès des organismes subventionnaires dont vous trouverez la liste sous la rubrique Organismes de financement.

Dans la majorité des cas, les organismes subventionnaires exigeront la signature d'une entente contractuelle avec le partenaire.

Qu'il y ait ou non un organisme subventionnaire associé au projet, le partenaire doit confirmer son accord avec les modalités proposées pour le projet et, en particulier, par rapport aux questions reliées à:

  • sa contribution financière en espèces, incluant une contribution aux coûts indirects
  • sa contribution en nature
  • la livraison des rapports et des résultats du projet
  • la propriété intellectuelle
 

ÉVALUATION ET AVIS D'ATTRIBUTION

L'organisme subventionnaire, s'il y en a un rattaché au projet, évaluera les mérites du projet et confirmera, le cas échéant, son accord par un avis d'attribution.

Qui reçoit les avis?

Règle générale, les résultats sont acheminés au VRRC, puis redirigés vers votre faculté. Toutefois, certains organismes subventionnaires n'acheminent les résultats qu'au demandeur principal. Si cela est le cas, vous devez vous assurer de transmettre une copie de l'avis d'attribution des fonds à votre faculté ou au VRRC.

Et le partenaire?

Le partenaire, qu'il y ait ou non un organisme subventionnaire rattaché au projet, doit aussi confirmer son accord et son intention d'appuyer le projet de recherche selon les modalités qui lui ont été présentées. Une fois cet accord obtenu, les modalités seront précisées par le biais d'une entente contractuelle qui sera proposée au partenaire.

 

PRÉPARATION D'UNE ENTENTE CONTRACTUELLE

Qui doit préparer l'entente contractuelle?

Le conseiller en gestion de la recherche de votre faculté, si elle est décentralisée, ou du VRRC doit préparer une entente contractuelle couvrant tous les aspects du projet. Les ententes seront rédigées en français à partir de modèles développés par le VRRC et s'adaptant à différentes situations. Selon le cas, l'un des modèles suivants pourra être utilisé: convention de recherche, convention de services, entente de collaboration, convention de bourse.

Que contient l'entente contractuelle?

L'entente contractuelle, qui sert à définir le cadre de réalisation du projet de recherche, doit identifier les parties impliquées et les signataires autorisés et aborder les éléments suivants:

  • La durée de l'entente et du projet
  • L'identification du chercheur principal
  • Le budget et les modalités de paiement
  • Les rapports à fournir
  • La confidentialité des informations échangées
  • La propriété intellectuelle et les droits d'exploitation des résultats
  • La publication des résultats
  • Un ensemble de clauses plus générales couvrant les responsabilités et l'indemnisation, les avis, les clauses de résiliation de l'entente, les lois applicables, les interventions
  • Une description du projet, généralement en annexe
 

NÉGOCIATION DE L'ENTENTE CONTRACTUELLE

Qui est responsable de la négociation de l'entente contractuelle?

Le conseiller en gestion de la recherche de votre faculté, si elle est décentralisée, ou du VRRC entreprend des pourparlers avec les partenaires concernés et négocie dans le meilleur intérêt de l'Université, des chercheurs et des étudiants en se basant sur les politiques en vigueur dont:

  • La politique relative au transfert de connaissances et de technologies
  • Modalités de gestion des frais indirects de la recherche
  • La politique sur l'intégrité en recherche et création et sur les conflits d'intérêt
 

APPROBATION DE L'ENTENTE

Une fois la négociation terminée à la satisfaction du partenaire et du conseiller en gestion de la recherche, le projet d'entente contractuelle doit être soumis aux instances de l'Université et, le cas échéant, à celles du partenaire pour approbation.

Qui peut approuver une entente contractuelle à l'Université?

Pour une faculté décentralisée, l’approbation d’une entente contractuelle doit être obtenue du doyen ou de son représentant, par exemple le vice-doyen à la recherche, en autant que cette entente fasse partie des ententes gérées et signées en faculté décentralisée selon le document intitulé Gestion de la recherche: délégation du pouvoir de signature (PDF). Sinon, elle doit être approuvée par le VRRC.

Pour les autres facultés, l’approbation d’une entente contractuelle doit être obtenue du VRRC.

Quelle que soit la faculté concernée, une autorisation du Comité exécutif est obligatoire dans les situations suivantes:

  1. Toute entente contractuelle impliquant un membre du personnel de l’Université Laval où celui-ci pourrait se trouver en situation de conflit d’intérêt ou en apparence de conflit d’intérêt ou en tirer des avantages monétaires ou autres (selon les articles 2.10 et 2.11 de la Politique d’acquisition de biens, de services ou d’octroi de contrats, de travaux de construction de l’Université Laval (PDF)).
  2. Toute entente contractuelle qui comporte une cession des résultats et droits de propriété intellectuelle en faveur du ou des partenaires (ou de tiers) ou qui comporte automatiquement une licence ou un droit d’exploitation gratuit (exclusif ou non exclusif) à des fins commerciales. Cependant, un droit de premier refus, de première offre ou une option d’acquisition de licence ne nécessitent pas une présentation au Comité exécutif.
  3. Toute entente contractuelle ou convention de licence visant l’exploitation à des fins commerciales d’une propriété intellectuelle sur laquelle l’Université a des droits selon son Règlement Inventions-Brevets.
  4. Toute entente contractuelle ou convention concernant l’établissement d’une chaire de recherche ou de création avec des partenaires privés ou publics tel que régi par la Politique relative aux chaires de recherche et de création de l’Université Laval (PDF).
 

SIGNATURE DE L'ENTENTE

Le conseiller en gestion de la recherche de votre faculté, si elle est décentralisée, ou du VRRC s'occupera d'obtenir les signatures des parties concernées, afin que l'entente contractuelle puisse prendre effet.

Qui a le droit de signer les ententes contractuelles?

Pour une faculté décentralisée, la signature d’une entente contractuelle doit être obtenue du doyen ou de son représentant, par exemple le vice-doyen à la recherche, en autant que cette entente fasse partie des ententes gérées et signées en faculté décentralisée selon le document intitulé Gestion de la recherche: délégation du pouvoir de signature (PDF). Sinon, elle doit être signée par le vice-recteur à la recherche et à la création.

Pour les autres facultés, la signature d’une entente contractuelle relève du vice-recteur à la recherche et à la création.

À noter que toutes les ententes présentées pour approbation au Comité exécutif doivent être signées, si approuvées, par le vice-recteur à la recherche et à la création.

En tant que chercheur principal, vous serez appelé à intervenir dans cette entente, afin d’attester que vous en avez pris connaissance et êtes conscient des responsabilités qui vous incombent du fait de la signature de l’entente.

Chaque partie à l’entente reçoit un exemplaire original dûment signé pour ses dossiers. Les intervenants reçoivent une copie, de même que le Service des finances et le cas échéant, l’organisme subventionnaire.

 

RÉVISION DE LA FICHE SIRUL

Pourquoi réviser la fiche SIRUL?

Certaines informations (durée, date de début, date de fin, montants attribués, coûts indirects, etc.) ont pu être modifiées à la suite de l'attribution de la subvention ou de la signature de l'entente contractuelle et doivent être mises à jour.

Quelle est l'importance de procéder à la saisie de cette information?

La saisie des montants accordés permet d'entreprendre le processus d'ouverture du compte par le Service des finances. C'est à ce moment-là que les données sont ajoutées à votre micro-CV et que la fiche d'information du projet devient accessible sur www.ulaval.ca.

 

AVANCE DE FONDS

Quand les fonds seront-ils accessibles dans mon compte?

Le Service des finances avancera les fonds nécessaires à la réalisation de votre projet et autorisera des dépenses avant que les fonds soient transmis par l'organisme subventionnaire ou le partenaire si les conditions suivantes sont respectées:

  • les certificats de déontologie applicables au projet ont été obtenus
  • les conditions de l'organisme, le cas échéant, sont respectées
  • l'entente contractuelle a été transmise au Service des finances
  • l'avis d'attribution des fonds par l'organisme subventionnaire a été transmis au Service des finances
 

DÉMARRAGE DU PROJET ET ACCÈS AU COMPTE

Toutes les conditions ont été respectées et votre compte n'est toujours pas accessible?

- Le projet a-t-il bien été inscrit dans SIRUL? Vous pouvez le vérifier en consultant votre micro-CV.
- Le Service des finances a-t-il reçu une copie de l'entente contractuelle et de l'avis d'attribution de votre subvention par l'organisme?
- Avez-vous obtenu toutes les autorisations requises des différents comités de déontologie?
- L'organisme subventionnaire, le cas échéant, avait-il fixé une condition à respecter avant que les fonds puissent être rendus accessibles?

N'hésitez pas à contacter les conseillers en faculté ou les conseillers au VRRC pour obtenir de l'aide sur votre contrat ou partenariat.

 
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