RECHERCHE SUBVENTIONNÉE

Cheminement de la demande

Cette section vous permettra de visualiser le cheminement habituel d'une demande de subvention.

Chaque case du schéma vous donne la possibilité d'accéder à la description de chaque étape du cheminement.

Les conseillers en développement de la recherche de votre faculté ou du Vice-rectorat à la recherche et à la création (VRRC) sont là pour vous aider.

 

RÉDACTION DE LA DEMANDE DE FINANCEMENT

Qui rédige la demande de financement?

En tant que demandeur, vous avez la responsabilité de rédiger vos demandes de financement conformément aux critères de l'organisme et aux politiques de l'Université Laval. Aussi, vous devez tenir compte des exigences de certains organismes quant au dépôt préalable d'une lettre d'intention. Vous avez également la responsabilité de respecter les dates limites fixées par l'organisme ainsi que les dates limites internes de l'Université Laval.

Les conseillers en développement de la recherche de l'Université Laval vous apporteront tout le soutien nécessaire quant aux procédures, aux dates limites, aux exigences de l'organisme ou aux politiques de l'Université Laval.

 

VÉRIFICATIONS ET DATES LIMITES INTERNES

Qui doit vérifier votre demande avant qu'elle soit approuvée par les instances appropriées?

La plupart des facultés ont un conseiller en développement de la recherche qui a la responsabilité de vérifier les principales composantes des demandes de financement.

Cette vérification permet:

  • d'assurer que la demande est conforme aux critères de l'organisme
  • d'assurer que la demande est conforme aux politiques de l'Université Laval (notamment en ce qui concerne l'admissibilité des chercheurs, la récupération des coûts indirects et les questions de propriété intellectuelle)
  • de recommander, dans certains cas, des modifications pouvant améliorer vos chances d'obtenir le financement demandé

Pourquoi une date limite interne?

La date limite interne est celle à laquelle vous devez transmettre votre demande au conseiller en développement de la recherche qui est responsable de vérifier les demandes pour votre faculté. Le respect de cette date lui permet d'effectuer une vérification adéquate de votre demande avant de vous inviter à la transmettre aux instances appropriées pour l'obtention des signatures requises. La date limite interne précède normalement de 7 jours la date limite fixée par l'organisme auquel la demande est soumise (ou de 48 heures pour une lettre d'intention).

 

APPROBATION ET SIGNATURE

Qui doit signer votre demande?

Toute demande de financement doit porter la signature:

  • du directeur du département ou de l'école
  • du doyen ou vice-doyen à la recherche de la faculté de rattachement du demandeur principal.

De plus, la signature du vice-recteur à la recherche et à la création, ou celle de son adjoint, est requise dans les principaux cas suivants:

  • lorsque le chercheur principal n'est pas rattaché à une faculté décentralisée
  • lorsque la demande de fonds comporte la participation de partenaires étrangers ou d'autres universités canadiennes
  • lorsque l'organisme a des critères qui diffèrent des politiques de l'Université Laval (notamment en ce qui concerne la récupération des coûts indirects et les questions de propriété intellectuelle)
  • lorsque la demande est soumise à un organisme étranger
 

DEMANDE TRANSMISE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE

La plupart des organismes se sont dotés de systèmes de transmission de la demande et de signature électroniques. Les organismes fédéraux (IRSC, CRSNG, CRSH) et provinciaux (FRQNT, FRQS, FRQSC) en sont des exemples.

Qui doit procéder à l'approbation électronique de la demande?

Le VRRC procède à l'approbation électronique de la demande après avoir obtenu une confirmation écrite du responsable des activités de recherche de votre faculté stipulant que la demande a été vérifiée, validée et signée par les instances appropriées.

Une copie papier est-elle requise?

Oui, une copie papier de la demande, comportant toutes les signatures requises, doit être conservée à la faculté (ou au VRRC selon le cas).

 

DEMANDE TRANSMISE PAR LA POSTE

Le VRRC, ou votre faculté, peut prendre en charge la transmission de votre demande par la poste si vous fournissez toutes les copies requises par l'organisme et par l'Université, et respectez la date limite interne (soit généralement 7 jours avant la date limite fixée par l'organisme auquel vous soumettez votre demande).

Qui doit conserver une copie de la demande?

En plus des copies requises par l'organisme, vous avez la responsabilité de transmettre une copie au responsable des activités de recherche de votre faculté ainsi qu'au VRRC si votre demande a été signée par le vice-recteur à la recherche et à la création ou par son adjointe.

 

SAISIE DE LA DEMANDE DANS SIRUL

Que signifie l'acronyme SIRUL?

SIRUL est le système d'information sur la recherche à l'Université Laval.

Pourquoi saisir l'information dans SIRUL avant même de connaître les résultats de la demande?

  • Pour accélérer l'accès à vos fonds si vous obtenez la subvention
  • Pour débuter le processus de suivi éthique du projet
  • Pour informer le Service des finances des modalités liées à votre demande
  • Pour maintenir des statistiques sur les demandes présentées

Qui procède à la saisie de l'information dans SIRUL? La saisie du projet dans SIRUL se fait généralement par votre faculté, si elle est décentralisée, sinon par le VRRC. D'où proviennent les informations saisies dans SIRUL?

Les informations sont saisies à partir de la copie de votre demande que vous avez pris soin de transmettre à votre faculté ou, selon le cas, au VRRC.

 

ÉTHIQUE

Quel est le processus permettant d'obtenir les autorisations déontologiques pour commencer mon projet de recherche?

Dès que la demande de fonds est saisie dans SIRUL, vous recevez (dans les heures suivantes) un avis dans lequel on vous demande de remplir une «Déclaration de conformité déontologique en recherche». Selon les réponses fournies, vous serez informé des procédures applicables à votre projet.

Pour plus de détails, consulter l'onglet Éthique.

 

RÉCEPTION DES AVIS D'ATTRIBUTION DES FONDS

Qui reçoit les avis?

Règle générale, les résultats sont acheminés au VRRC, puis redirigés vers votre faculté. Toutefois, selon l'organisme subventionnaire, il arrive que les résultats ne soient acheminés qu'au demandeur principal.

Dans un tel cas, vous devez vous assurer de transmettre une copie de l'avis d'attribution des fonds à votre faculté ou au VRRC.

Important: Le processus d'ouverture de compte ne pourra pas être enclenché par le Service des finances si les résultats de votre demande ne sont pas inscrits dans SIRUL.

 

SAISIE DES RÉSULTATS DANS SIRUL

Qui fait la saisie dans SIRUL?

Les résultats sont saisis dans SIRUL par le VRRC ou par votre faculté si elle est décentralisée. Ce n'est qu'à ce moment que votre projet apparaît dans ulaval.ca.

Quelle est l'importance de procéder à la saisie de cette information?

La saisie des résultats positifs permet d'entreprendre le processus d'ouverture du compte par le Service des finances. C'est à ce moment-là que les données sont ajoutées à votre micro-CV et que la fiche d'information du projet devient accessible sur ulaval.ca.

 

APPROBATIONS ÉTHIQUES

Tous les certificats éthiques applicables à votre projet doivent obligatoirement être obtenus AVANT que vos fonds ne soient débloqués.

Pour plus de détails, consulter l'onglet Éthique.

 

AVANCE DE FONDS CONSENTIE PAR LE SERVICE DES FINANCES DE L'UNIVERSITÉ LAVAL

Le Service des finances avancera les fonds à votre projet et permettra des engagements avant que les fonds soient transmis par l'organisme si les conditions suivantes sont respectées:

  • les certificats éthiques applicables au projet ont été obtenus
  • les conditions de l'organisme (si applicable) sont respectées
  • l'avis d'attribution des fonds par l'organisme, et tout autre document requis, ont été transmis au Service des finances
 

DÉMARRAGE DU PROJET ET ACCÈS AU COMPTE

Votre compte n'est toujours pas accessible?

  • Votre faculté, ou le VRRC selon le cas, ont-ils été informés que vous aviez obtenu cette subvention?
  • Si oui, les résultats ont-ils bien été inscrits dans SIRUL? Vous pouvez le vérifier en consultant votre micro-CV.
  • Le Service des finances a-t-il également reçu une copie de l'avis d'attribution de votre subvention par l'organisme?
  • Avez-vous obtenu toutes les autorisations requises des différents comités éthiques?
  • Aviez-vous une condition à remplir pour que l'organisme libère les fonds?

Pour de l'aide supplémentaire, n'hésitez pas à contacter les conseillers en faculté ou les conseillers au VRRC.

 
www.ulaval.ca