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Soutenance de thèse

À compter du 31 janvier 2022, la Faculté des études supérieures et postdoctorales autorisera les soutenances en personne et les soutenances ligne avec Zoom ou Webex.

Choix du mode de soutenance de thèse 

Le choix du mode de soutenance, en personne ou en ligne, se fait par l’étudiante ou l’étudiant en concertation avec sa direction de recherche et la présidence de soutenance.

Cette concertation est essentielle afin de convenir des modalités appropriées au mode de soutenance choisi et des ajustements nécessaires au succès de l’exercice.

La collaboration des directions de programme est sollicitée pour l’organisation de la soutenance ainsi que pour la saisie, dans le système de gestion des études, des informations relatives à l’événement notamment le choix du mode de soutenance.

Préparation à la soutenance

Afin de découvrir des conseils pratiques et des pistes de réflexion qui vous aideront à aborder plus sereinement cette étape importante, la FESP vous recommande de visionner le webinaire Se préparer à soutenir sa thèse.

Soutenance de thèse en personne

Lorsque l’étudiante ou l’étudiant fait part de son intention de soutenir sa thèse en personne, la FESP demande que la direction de recherche, la codirection de recherche s’il y a lieu, et la présidence de soutenance soient présentes physiquement sur les lieux afin que la soutenance puisse se dérouler dans des conditions optimales.

Il est également souhaitable que les autres membres du jury puissent être présents physiquement. Dans l’impossibilité, ils pourront prendre part à la soutenance virtuellement avec Zoom ou Webex.

En tout temps, la soutenance doit se dérouler dans le respect des consignes sanitaires en vigueur, notamment:

  • Port du masque chirurgical pour toutes et tous incluant les membres du jury. L’étudiante ou de l’étudiant peut retirer son masque pendant sa présentation si la distanciation de 2 mètres est maintenue avec les autres personnes.
  • L’assistance utilise un siège sur deux.
  • Les membres du jury sont à 2 mètres entre eux, de l’étudiante ou l’étudiant et de l’assistance.
  • Les cocktails, repas et boissons alcoolisées ne sont pas permis.

Locaux disponibles sur le campus

Il n’est pas obligatoire que la soutenance en personne se déroule dans des locaux désignés. À titre indicatif, vous trouverez une liste de locaux disponibles sur le campus (PDF).

Les facultés n’ayant pas de salle adaptée pour la soutenance ont la possibilité de réserver la Salle du Conseil du pavillon Louis-Jacques-Casault. Consultez la procédure de réservation et d’utilisation (PDF).

Soutenance en personne devant public

Les soutenances en personne peuvent se faire devant public. Le nombre de personnes autorisées est limité en fonction de la capacité du local dans lequel se tiendra la soutenance.

À la demande de l’étudiante ou de l’étudiant, la FESP consent à ce qu’un public virtuel puisse assister à la soutenance en personne de façon synchrone avec Zoom ou Webex.

Soutenance de thèse en ligne  

La collaboration des directions de programme est sollicitée pour l’organisation de la soutenance de thèse en ligne ainsi que pour la saisie, dans le système de gestion des études, des informations relatives à l’événement (date, heure, etc.).

Plateformes autorisées

Les soutenances en ligne doivent se dérouler avec la plateforme Zoom. La plateforme Webex est également autorisée. La Faculté des études supérieures et postdoctorales peut mettre des licences Zoom à la disposition des équipes concernées si nécessaire.

Avant la soutenance en ligne

La Faculté des études supérieures et postdoctorales a élaboré un guide afin d’accompagner les doctorantes et doctorants qui s’apprêtent à faire l’expérience d’une soutenance en ligne. Le guide contient également des conseils s’adressant aux présidents et présidentes de soutenance ainsi qu’aux membres du jury.

Consultez le guide Soutenance de thèse en ligne: Comment bien s'y préparer? (PDF) / Online thesis defence: How to be well prepared? (PDF)

Responsabilités de l’étudiante ou de l’étudiant

L’étudiante ou l’étudiant s’engage à prendre les précautions nécessaires pour que la soutenance en ligne se réalise de façon rigoureuse et dans le respect du protocole prévu. Par conséquent, l’étudiante ou l’étudiant qui soutient sa thèse doit s’engager à être seul dans la pièce où il se trouve. Il n’est pas de la responsabilité de l’étudiante ou l’étudiant de créer le lien électronique pour la soutenance.  

Responsabilités de la direction de programme

La direction de programme a la responsabilité de s’assurer que tous les membres du jury ont été informés que la soutenance se déroulera selon la modalité en ligne.

La direction de programme (ou une personne désignée) a la responsabilité de créer le lien électronique pour la soutenance et de le transmettre à l’étudiante ou l’étudiant ainsi qu’aux autres personnes concernées.

La FESP recommande à l’étudiante ou à l’étudiant de transmettre à l’avance à la direction de programme une copie de sa présentation (PowerPoint, vidéo, etc.) La direction de programme pourra transmettre le document à la présidence de soutenance, le cas échéant.  

Questions du jury

La FESP demande que les membres du jury fassent parvenir des questions qui pourraient être posées à l’étudiante ou à l’étudiant en cas de problèmes techniques. La direction de programme doit s’assurer de recueillir ces questions et de les transmettre à la présidence de soutenance, le cas échéant.  

Essais techniques et soutien

La FESP recommande fortement que des essais techniques aient lieu auprès des participantes et participants de la soutenance avant sa tenue et qu’un membre du personnel technique soit désigné pour les assister au besoin. Il est également recommandé que l’étudiante ou l’étudiant ainsi que les membres du jury connaissent les coordonnées du personnel de soutien technique en cas de problèmes.

La direction de programme peut contacter la FESP pour toutes difficultés anticipées lors de l’organisation de la soutenance en ligne.  

Pendant la soutenance en ligne

Au moment de la soutenance en ligne, la présidence de soutenance, ou la personne désignée par la présidence (ex.: un membre du personnel technique) a la responsabilité d’assurer le lien électronique en ligne avec l’étudiante ou l’étudiant ainsi que les membres du jury. Il n’est pas de la responsabilité de l’étudiante ou l’étudiant d’établir le lien électronique. 

À titre de responsable de la soutenance, la présidente ou le président doit s’assurer que la soutenance se déroule selon les règles prévues au protocole.  

Soutenance en ligne devant public virtuel

Les soutenances en ligne peuvent se faire devant un public virtuel.

Préparatifs techniques

La direction de programme (ou la personne désignée) doit contacter l’équipe du Service de soutien à l’enseignement ou l’équipe de soutien technique de sa faculté afin de réaliser les étapes nécessaires.
 

1. Le formulaire

La direction de programme (ou la personne désignée) doit demander à chaque membre du jury de remplir et retourner le formulaire Coordonnées en cas de problèmes techniques et engagement à ne pas enregistrer la soutenance. Ces informations seront transmises à la présidence de soutenance par la direction de programme.

2. La réservation

Procéder à la réservation d’une salle collaborative Zoom. Réserver à la date convenue pour la soutenance.

3. La rencontre technique

Organiser une rencontre entre l’équipe de soutien technique et l’étudiante ou l’étudiant.

Cette rencontre lui permettra d’explorer l’environnement et les fonctionnalités de la salle collaborative Zoom qui sera mise à sa disposition.

4. Le test d'accès à l’environnement

Les membres du jury peuvent rejoindre une réunion de test et visionner la vidéo Comment participer à une réunion? afin de tester l’accès technique à l’environnement.

5. La présidence de soutenance

S’assurer que la présidence de soutenance ait les connaissances techniques ou soit accompagnée par un membre de soutien technique.

Cette mesure vise à ce que la personne qui assure la présidence puisse assumer son rôle dans le respect des directives. 

6. La sécurité de l'environnement

Assurer une utilisation sécurisée de l’espace virtuel créé pour la soutenance de thèse en appliquant les bonnes pratiques proposées.

Déroulement de la soutenance

Certaines conditions sont essentielles à la soutenance de thèse en ligne.

1.  La préparation

L’étudiante ou l’étudiant a accès à la salle virtuelle une heure avant le début de la soutenance. Cette étape permet de s’assurer du chargement de la présentation.

2. L'ouverture de la rencontre

La présidente ou le président de soutenance ouvre la rencontre par la lecture des directives.

3. La présentation

L’étudiante ou l’étudiant  fait sa présentation.

4. La période de questions

Selon la procédure établie, la présidente ou le président de soutenance invite les membres du jury à poser verbalement leurs questions à l’étudiante ou l’étudiant.

5. L'information

La présidente ou le président de soutenance informe l’étudiante ou l’étudiant que les membres du jury vont délibérer à huis clos et précise la durée allouée à cette délibération. 

6. La délibération

La délibération doit se faire à huis clos entre les membres du jury sans la présence de l’étudiante ou de l’étudiant. Il est strictement interdit d’enregistrer les échanges.

7. La poursuite de la soutenance de la thèse

Lorsque tous les membres du jury seront de retour dans la salle principale, la présidente ou le président du jury transmettra à l’étudiante ou l’étudiant le résultat des délibérations. 

8. L'émission du certificat de soutenance

La présidence de soutenance remplit le certificat de soutenance.

Interruption en cas de difficultés techniques

Si l’environnement technique ne permet pas la soutenance de la thèse dans des conditions favorables, la présidence de soutenance pourrait interrompre la soutenance. Cette situation exceptionnelle n’est envisageable que dans les situations suivantes.

Si l’étudiante ou l’étudiant est incapable de présenter ses résultats de façon audible par les membres du jury


Si le lien électronique de l’étudiante ou de l’étudiant est interrompu, la soutenance est suspendue. Si le lien ne peut être rétabli dans un délai raisonnable, la soutenance est reportée à une date ultérieure.

Si l’une de ces situations se produit, la soutenance est retardée jusqu’à ce que le problème technique soit corrigé ou la soutenance est reportée.
 

Si, en raison de difficultés techniques, le quorum de la soutenance ne peut être respecté

Si le lien électronique d’un ou des membres du jury est rompu définitivement, la soutenance se poursuit si le quorum du jury est maintenu. Le quorum du jury est fixé à la majorité des membres du jury et l’examinateur externe doit idéalement être présent. Si le quorum du jury n’est pas respecté, la soutenance est reportée.
 

Des questions?

Si vous avez des questions sur les soutenances de thèse, communiquez avec la Faculté des études supérieures et postdoctorales à: evaluation@fesp.ulaval.ca.