Aller au contenu principal

Soutenance de thèse

À compter du 8 octobre 2020, toutes les soutenances de thèse devront se faire en ligne avec Zoom ou Webex. La Faculté des études supérieures et postdoctorales n’autorise plus les soutenances en personne, et ce, jusqu’à nouvel ordre.

Soutenance de thèse en ligne  

La collaboration des directions de programme est sollicitée pour l’organisation de la soutenance de thèse en ligne ainsi que pour la saisie, dans le système de gestion des études, des informations relatives à l’événement (date, heure, etc.).

Plateformes autorisées

Les soutenances en ligne doivent se dérouler avec la plateforme Zoom. La plateforme Webex est également autorisée. La Faculté des études supérieures et postdoctorales peut mettre des licences Zoom à la disposition des équipes concernées si nécessaire.

Avant la soutenance en ligne

Responsabilités de l’étudiante ou de l’étudiant

L’étudiante ou l’étudiant s’engage à prendre les précautions nécessaires pour que la soutenance en ligne se réalise de façon rigoureuse et dans le respect du protocole prévu. Par conséquent, l’étudiante ou l’étudiant qui soutient sa thèse doit s’engager à être seul dans la pièce où il se trouve.   

Responsabilités de la direction de programme

La direction de programme a la responsabilité de s’assurer que tous les membres du jury ont été informés que la soutenance se déroulera selon la modalité en ligne. La FESP recommande à l’étudiante ou à l’étudiant de transmettre à l’avance à la direction de programme une copie de sa présentation (PowerPoint, vidéo, etc.) La direction de programme pourra transmettre le document à la présidence de soutenance, le cas échéant.  

Questions du jury

La FESP demande que les membres du jury fassent parvenir des questions qui pourraient être posées à l’étudiante ou à l’étudiant en cas de problèmes techniques. La direction de programme doit s’assurer de recueillir ces questions et de les transmettre à la présidence de soutenance, le cas échéant.  

Essais techniques et soutien

La FESP recommande fortement que des essais techniques aient lieu auprès des participantes et participants de la soutenance avant sa tenue et qu’un membre du personnel technique soit désigné pour les assister au besoin. Il est également recommandé que l’étudiante ou l’étudiant ainsi que les membres du jury connaissent les coordonnées du personnel de soutien technique en cas de problèmes.

La direction de programme peut contacter la FESP pour toutes difficultés anticipées lors de l’organisation de la soutenance en ligne.  

Pendant la soutenance en ligne

Au moment de la soutenance en ligne, la présidence de soutenance, ou la personne désignée par la présidence (ex.: un membre du personnel technique) a la responsabilité d’assurer le lien électronique en ligne avec l’étudiante ou l’étudiant ainsi que les membres du jury. Il n’est pas de la responsabilité de l’étudiante ou l’étudiant d’établir le lien électronique. 

À titre de responsable de la soutenance, la présidente ou le président doit s’assurer que la soutenance se déroule selon les règles prévues au protocole.  

Invités lors d’une soutenance en ligne

Dans un objectif d’offrir des conditions favorables et sécuritaires, la soutenance en ligne se déroule sur invitation avec un nombre restreint d’invités.  

Conditions à respecter

  • La présidence de soutenance doit être en accord avec le fait que des invités assistent à la soutenance. 
  • Le nombre d’invités est limité à 25 personnes.
  • La liste des invités doit être dressée par l’étudiante ou l’étudiant et sa direction de recherche avec l’accord de la présidence de soutenance. 
  • Chaque invité doit remplir et signer le formulaire d’invitation à une soutenance en ligne (PDF).
  • Il est strictement interdit d’enregistrer la soutenance, en tout ou en partie. Seule la prise de photo peut être acceptée. 
  • Il est requis de la part des invités de ne pas activer leur microphone et leur caméra pendant la soutenance. 
  • Les invités peuvent ouvrir caméras et microphones uniquement lorsque le jury aura délibéré à huis clos et rendu son verdict en présence de l’étudiante ou de l’étudiant. Une brève période d’échange (de 10 à 15 minutes) est autorisée à ce moment avec l’étudiante ou l’étudiant. 
  • Il revient à la direction de programme et à la présidence de soutenance de s’assurer d’avoir en main les formulaires d’invitation à une soutenance en ligne signés. 
  • La présidence de soutenance est en droit de refuser tout invité n’ayant pas dûment rempli le formulaire d’invitation à une soutenance en ligne.
     

Préparatifs techniques

La direction de programme (ou la personne désignée) doit contacter l’équipe du Service de soutien à l’enseignement ou l’équipe de soutien technique de sa faculté afin de réaliser les étapes nécessaires.
 

1. Le formulaire

La direction de programme (ou la personne désignée) doit demander à chaque membre du jury de remplir et retourner le formulaire Coordonnées en cas de problèmes techniques et engagement à ne pas enregistrer la soutenance. Ces informations seront transmises à la présidence de soutenance par la direction de programme.

2. La réservation

Procéder à la réservation d’une salle collaborative Zoom. Réserver à la date convenue pour la soutenance.

3. La rencontre technique

Organiser une rencontre entre l’équipe de soutien technique et l’étudiante ou l’étudiant.

Cette rencontre lui permettra d’explorer l’environnement et les fonctionnalités de la salle collaborative Zoom qui sera mise à sa disposition.

Contenu minimal de la formation

Cette formation permettra minimalement à l’étudiante ou l’étudiant de :

  • Tester son ordinateur pour vérifier qu’il supporte Zoom
  • Tester la stabilité de sa connexion Internet
  • Tester les micros, les haut-parleurs et la caméra de son ordinateur
  • Charger et animer une présentation PowerPoint
  • Partager l’écran pour présenter une vidéo, un fichier audio ou tout autre type de document

4. Le test d'accès à l’environnement

Les membres du jury peuvent rejoindre une réunion de test et visionner la vidéo Comment participer à une réunion? afin de tester l’accès technique à l’environnement.

5. La présidence de soutenance

S’assurer que la présidence de soutenance ait les connaissances techniques ou soit accompagnée par un membre de soutien technique.

Cette mesure vise à ce que la personne qui assure la présidence puisse assumer son rôle dans le respect des directives. 

Respect des directives

Cette mesure lui permettra d’assumer son rôle dans le respect des directives relativement:

  • Au partage de l’écran
  • À la gestion du clavardage
  • À la création d’une salle de petits groupes (Breakout Rooms) afin de permettre aux membres de jury de délibérer à huis clos 

6. La sécurité de l'environnement

Assurer une utilisation sécurisée de l’espace virtuel créé pour la soutenance de thèse en appliquant les bonnes pratiques proposées.

Renforcer la sécurité et la confidentialité de vos conférences Web diffusées sur Zoom

  • Activer la salle d’attente et contrôler les droits de partage d’écran
  • Désactiver le transfert de fichier
  • Ne pas permettre aux participants d’enregistrer
  • Sélectionner les options de sécurité lors de l’invitation
  • Empêcher de nouveaux participants de joindre votre réunion en cours
  • Retirer un participant

Guide des bonnes pratiques pour renforcer la sécurité de vos réunions Zoom

Best Practices for Securing Your Virtual Classroom 
 

Déroulement de la soutenance

Certaines conditions sont essentielles à la soutenance de thèse en ligne.

1.  La préparation

L’étudiante ou l’étudiant a accès à la salle virtuelle une heure avant le début de la soutenance. Cette étape permet de s’assurer du chargement de la présentation.

2. L'ouverture de la rencontre

La présidente ou le président de soutenance ouvre la rencontre par la lecture des directives.

Directives

  1. Chaque membre du jury se présente à tour de rôle ce qui permet de valider le bon fonctionnement des micros et de l’assignation des droits de parole par la présidence de soutenance.
     
  2. Pour éviter tout bruit additionnel et pour éviter tout risque d’infractions disciplinaires, la présidence de soutenance demande à l’étudiante ou l’étudiant de confirmer qu’il est seul dans la salle où a lieu la soutenance. La présidence de soutenance pourrait par exemple demander à l’étudiante ou l’étudiant de montrer avec sa caméra la salle dans laquelle elle ou il se trouve.
  3. La présidente ou le président de soutenance rappelle les règles entourant l’interdiction d’enregistrement de la soutenance.
     

3. La présentation

L’étudiante ou l’étudiant  fait sa présentation.

4. La période de questions

Selon la procédure établie, la présidente ou le président de soutenance invite les membres du jury à poser verbalement leurs questions à l’étudiante ou l’étudiant.

5. L'information

La présidente ou le président de soutenance informe l’étudiante ou l’étudiant que les membres du jury vont délibérer à huis clos et précise la durée allouée à cette délibération. 

6. La délibération

La délibération doit se faire à huis clos entre les membres du jury sans la présence de l’étudiante ou de l’étudiant. Il est strictement interdit d’enregistrer les échanges.

Procédure recommandée avec Zoom

La présidente ou le président de soutenance ou le membre du personnel qui assure l’assistance technique crée une « salle de petits groupes » (breakout room) et assigne tous les membres du comité à cette salle de petit groupe hormis l’étudiante ou l’étudiant. Au besoin, vous pouvez consulter la procédure pour créer et gérer les salles de petits groupes de discussion vidéo.

  • Cette salle en petit groupe permet les discussions entre les membres du jury sans la présence de l’étudiante ou l’étudiant. Les micros, haut-parleurs et caméras sont disponibles de la même façon que dans la salle principale.
  • Les discussions se déroulant dans la salle de petits groupes ne sont pas enregistrées et sont confidentielles
  • Si les délibérations se prolongent au-delà de la période estimée, la présidence de soutenance ou son représentant revient brièvement à la salle principale pour informer l’étudiante ou l’étudiant d’une durée additionnelle de délibérations.

Lorsque les délibérations sont complétées, la présidence de soutenance ou le membre du personnel qui assure l’assistance technique réassigne tous les membres du jury à la salle principale (où se trouve l’étudiante ou l’étudiant).

7. La poursuite de la soutenance de la thèse

Lorsque tous les membres du jury seront de retour dans la salle principale, la présidente ou le président du jury transmettra à l’étudiante ou l’étudiant le résultat des délibérations. 

8. L'émission du certificat de soutenance

La présidence de soutenance remplit le certificat de soutenance.

Procédure recommandée

La présidence de soutenance remplit le certificat de soutenance.

La présidence de soutenance s’assure de recueillir toutes les signatures requises. Les signatures électroniques des membres du jury sont acceptées. 

À défaut d’obtenir la signature électronique du certificat de soutenance de chaque membre du jury, un retour de courriel de chaque membre qui approuve le certificat peut faire office de signature.
 

Interruption en cas de difficultés techniques

Si l’environnement technique ne permet pas la soutenance de la thèse dans des conditions favorables, la présidence de soutenance pourrait interrompre la soutenance. Cette situation exceptionnelle n’est envisageable que dans les situations suivantes.

Si l’étudiante ou l’étudiant est incapable de présenter ses résultats de façon audible par les membres du jury


Si le lien électronique de l’étudiante ou de l’étudiant est interrompu, la soutenance est suspendue. Si le lien ne peut être rétabli dans un délai raisonnable, la soutenance est reportée à une date ultérieure.

Si l’une de ces situations se produit, la soutenance est retardée jusqu’à ce que le problème technique soit corrigé ou la soutenance est reportée.
 

Si, en raison de difficultés techniques, le quorum de la soutenance ne peut être respecté

Si le lien électronique d’un ou des membres du jury est rompu définitivement, la soutenance se poursuit si le quorum du jury est maintenu. Le quorum du jury est fixé à la majorité des membres du jury et l’examinateur externe doit idéalement être présent. Si le quorum du jury n’est pas respecté, la soutenance est reportée.
 

Des questions?

Si vous avez des questions sur les soutenances de thèse, communiquez avec la Faculté des études supérieures et postdoctorales à: evaluation@fesp.ulaval.ca.