Guide pour créer et gérer une association parascolaire

Les associations parascolaires rassemblent tout regroupement étudiant qui se définit par un intérêt politique, social, religieux ou spirituel, sportif, culturel, régional ou ethnique commun à l’ensemble de ses membres et qui répond à des objectifs, à des intérêts et à des besoins de la communauté universitaire.

Créer une association parascolaire

Vous souhaitez créer une association étudiante parascolaire? Afin que l’association soit officiellement reconnue par l’Université, déposez une demande par courriel à la Direction des services à la communauté étudiante (DSCE) en écrivant à accueil@dsce.ulaval.ca. Pour faciliter le processus, assurez-vous que votre demande comporte les éléments suivants:

  • le but de l’association, le groupe d’étudiantes et d’étudiants auquel elle s’adresse et le nombre de membres
  • une copie de la charte de l’association, conforme au modèle établi par l'Université (PDF)
  • la liste des membres du comité exécutif et leurs coordonnées
  • la liste complète des membres avec le numéro d’identification études (NI) pour chacun
  • une copie de l’attestation d’incorporation (OBNL), s’il y a lieu

Critères de recevabilité

  • Comporter un minimum de 25 membres étudiants
  • Répondre à des objectifs, à des intérêts et à des besoins des étudiantes et des étudiants qui ne viennent pas en contradiction avec la mission de l’Université
  • Exercer une action continue et permanente dans le milieu universitaire

Gérer une association parascolaire

Être responsable d’une association parascolaire vous donne accès à certains droits et privilèges, mais cela implique aussi des responsabilités, notamment le respect de certaines formalités administratives.

L’une des plus importantes est la mise à jour annuelle obligatoire. Si elle n’est pas effectuée, votre association perdra son statut de reconnaissance auprès de l’Université Laval et, par conséquent, les droits qui y sont liés.

Mise à jour annuelle

Vous devez faire la mise à jour annuelle de votre association étudiante avant le 1er novembre de chaque année scolaire pour qu’elle demeure reconnue par l’Université Laval.

Pour procéder à la mise à jour, veuillez utiliser notre Libre-service .

Droits et obligations d’une association parascolaire

  • Utiliser les locaux de l’Université et obtenir un tarif privilégié lorsqu’un coût est exigé à la location.
  • Utiliser les services de l’Université.
  • Organiser des activités sociales ou de financement en lien avec ses objectifs.
  • Avoir un courrier électronique @asso.ulaval.ca.
  • Héberger son site Internet gratuitement sur le serveur de l’Université.
  • Faire conserver ses archives par l’Université selon le calendrier et les règles de conservation.
  • Utiliser le logo et le nom de l’Université Laval.

  • Prendre connaissance et respecter les règlements et les politiques en vigueur à l’Université. Elle est responsable de tous les gestes qu’elle pose.
  • Mettre à jour son dossier annuellement auprès de la DSCE.
  • Aviser la DSCE de tout changement à ses règlements généraux ou à sa charte.
  • Prendre les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité de ses membres lors des activités dont elle est responsable.
  • Tenir au moins une assemblée générale de ses membres par année au cours de laquelle le bilan financier et un état des résultats pour les 12 derniers mois sont déposés.
  • Transmettre annuellement une copie du bilan financier et l’état détaillé des résultats adoptés à la DSCE.
  • Rendre accessible sa charte à ses membres.
  • Aviser la DSCE s’il y a suspension des activités ou dissolution de l’association.

Pour communiquer avec la DSCE, écrivez à accueil@dsce.ulaval.ca. 

Important: Puisque vous êtes responsable du bon déroulement et de la sécurité de vos activités, nous vous conseillons de vous procurer une assurance responsabilité civile . Elle vous protégera contre toute poursuite au civil.

Statut d’organisme à but non lucratif (OBNL)

Le statut d’organisme à but non lucratif (OBNL) donne des avantages aux associations étudiantes, comme l’obtention d’un permis d’alcool ou une couverture d’assurance responsabilité civile. Cette assurance est recommandée aux associations. Elle protège les personnes étudiantes qui y siègent contre toute poursuite au civil. 

Le statut d’OBNL est également nécessaire pour obtenir de l’aide financière de vos députées et députés, des ministères ou des programmes de nos gouvernements.

Pour obtenir le statut, vous devez faire une demande au Registraire des entreprises du gouvernement du Québec . Des frais de démarrage devront être déboursés pour une première demande. Vous devrez ensuite payer des frais annuels pour renouveler votre immatriculation.

Consultez l’ensemble des tarifs du Registraire des entreprises pour une personne morale sans but lucratif .

Frais d’adhésion

Certaines associations étudiantes parascolaires exigent des frais pour adhérer à leur association. Ces frais varient d’une association à l’autre. Puisque l’Université Laval ne fait pas de prélèvement à la source pour les associations parascolaires, chaque association gère les frais en fonction de leur charte.

Règlement

Les principes ainsi que les règles à suivre pour qu’une association parascolaire soit officiellement reconnue par l’Université Laval sont définis dans le Règlement relatif à la reconnaissance des associations étudiantes parascolaires de l’Université Laval (PDF), un cadre de référence et d’orientation pour les associations parascolaires existantes et futures.

Vous avez des questions?

Communiquez avec Cindy Harquail à accueil@dsce.ulaval.ca.