Guide pour l’organisation d’une activité étudiante
Une foule d’éléments essentiels doivent être pris en compte dans la planification d’une activité étudiante sur le campus.
Parcourez-les, de A à Z!
Une assurance responsabilité civile vous protège contre tout dommage pouvant arriver aux personnes qui participeront à vos activités. Pour obtenir une telle couverture, votre association étudiante doit détenir le statut d’organisme sans but lucratif (OSBL).
Pour plus d’information, consultez la note explicative (PDF) préparée à votre attention par l’Université Laval.
Seules les associations étudiantes reconnues peuvent organiser une activité de financement, faire de la sollicitation pour leurs activités ou tenir un kiosque d’information sur le campus.
Vous souhaitez obtenir un permis pour une activités de financement (vente ou collecte de fonds) ou un kiosque d’information? Utilisez notre Libre-service pour en faire la demande au moins une semaine avant la tenue de l’activité.
La Direction des services à la communauté étudiante autorisera votre activité de vente, de distribution, de collecte de fonds ou de kiosque en vertu de la Politique d’encadrement des activités de financement des associations étudiantes axée sur le partenariat étudiants-université (PDF), complément au Règlement concernant la vente, la distribution, la sollicitation et l’affichage à l’Université Laval (PDF).
Information
Cindy Harquail
cindy.harquail@dsce.ulaval.ca
Il est important d’avoir une licence de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec pour ce genre d’activité selon certaines conditions. La licence n’autorise que le jeu de black-jack ou les roues de fortune. Aucun autre jeu ne peut être associé à la licence. La licence prévoit que les participants jouent avec de l’argent fictif (des jetons par exemple). La remise des prix ne se fait pas automatiquement aux meilleurs joueurs. En effet, l’association titulaire de la licence doit remettre ses prix de l’une des façons suivantes:
- Achat de coupons pour tirage
- Mise à l’encan
- Achat d’un prix (type: vente-débarras)
Toutes ces options sont faites à partir de l’argent fictif de chaque joueur.
Il est également possible pour une association de tenir une soirée casino-bénéfice avec une licence de tirage. Dans cette circonstance, le jeu n’a pas d’incidence sur la remise des prix. Chaque personne participante, par son prix d’entrée, obtient une chance de remporter un prix, et ce, peu importe les gains durant la soirée. Le casino devient donc accessoire à l’événement.
Depuis le 27 octobre 2023, les obligations entourant l’organisation de concours publicitaires au Québec de même que la perception des droits afférents à la tenue de tels concours ne font plus l’objet d’un encadrement par la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ).
En ce qui concerne les tirages et activités de type «loterie», vous devez toujours vous procurer un permis auprès de la RACJ. Consultez l’information sur les licences sur leur site Web.
Lorsque vous organisez une activité avec consommation d’alcool sur le campus (avec ou sans vente d’alcool), vous devez obtenir un permis de réunion auprès de Services Campus – Logistique événementielle.
Important: puisqu’il faut compter 15 jours ouvrables pour le traitement de votre demande à la RACJ, vous devez contacter Services Campus au moins 20 jours ouvrables avant votre événement.
Pour préparer puis vendre de la nourriture sur le campus, vous devez obtenir un permis de vente ou de sollicitation de la DSCE et un permis «événement spécial» auprès du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (MAPAQ). Il coûte 39$ et est requis pour chaque activité. Prévoyez un délai de traitement de 8 semaines.
Formulaire Demande de permis événements spéciaux (PDF).
Information sur la conservation des aliments
Consultez le Thermoguide+ ainsi que ce guide sur les bonnes pratiques d’hygiène et de salubrité alimentaires (PDF).
Information au sujet des permis alimentaires
Écrivez-nous à information@bve.ulaval.ca
Lorsque vous organisez une activité à l’Université Laval, il est interdit d’utiliser des armes, réelles ou factices, dans vos déguisements. Il est aussi interdit de provoquer délibérément des bruits pouvant laisser croire à l’utilisation d’armes à feu (Loi Anastasia). Enfin, il est défendu de faire des actions de surprise, comme interrompre une activité universitaire.
Toutes les employées et tous les employés de l’Université sont tenus de rapporter la présence d’une arme à feu sur leur lieu de travail aux corps policiers Lorsqu’une telle information est transmise aux autorités policières, il s’en suit une opération rapide et d’envergure qui peut générer des dommages collatéraux.
Les bonnes pratiques écoresponsables sont de plus en plus appliquées dans l’organisation d’activités à l’Université Laval. La communauté universitaire est encouragée à s’impliquer davantage à cet égard pour atteindre les plus hauts standards en matière de responsabilité sociale et environnementale.
Pour vous aider à adopter des pratiques écoresponsables, consultez le Guide des événements écoresponsables (PDF). Vous trouverez des solutions applicables à vos activités sur le campus.
Pour en savoir plus, consultez la page Web du Bureau de la responsabilité sociale et environnementale.
Information
Ricardo Codina
ricardo.codina@bve.ulaval.ca
Un soutien financier peut vous être octroyé pour votre projet étudiant. Informez-vous sur les critères d’admissibilité ainsi que la procédure pour déposer une demande de financement.
Un service d’impression gratuit est disponible pour les activités parascolaires. Certaines règles encadrent également la vente de billets sur le campus.
Pour réserver un espace et obtenir les autorisations nécessaires pour tenir un kiosque dans un des pavillons du campus, faites une demande dans le Libre-service.
Prenez connaissance de la procédure de réservation d’une salle ou d’un local pour votre activité ainsi que de l’information afin de réserver un espace pour tenir un kiosque.
Différentes options d’affichage sont disponibles sur le campus. Vous pouvez également demander au Bureau de la vie étudiante de parler de votre activité dans son infolettre.
Prenez connaissance des règles concernant l’utilisation de l’identité visuelle de l’Université Laval, que ce soit pour produire des articles promotionnels ou pour créer un logo pour votre association.
Si vous organisez une activité impliquant la consommation d’alcool sur le campus, la présence d’agentes ou d’agents de sécurité est obligatoire.
Après avoir fait une demande d’autorisation d’activité avec consommation d’alcool, le Service de sécurité et de prévention détermine les effectifs nécessaires et le plan de surveillance pour votre événement. La personne organisatrice est contactée par Services campus-Logistique événementielle pour la planification.