Guide pour créer et gérer une association de cycle
Les associations de cycle rassemblent toute association ou tout regroupement représentant des étudiantes et étudiants de 1er, 2e ou 3e cycle rattachés à une faculté, à une école, à un département ou à un programme d’études de l’Université Laval.
Créer une association de cycle
Vous souhaitez créer une association étudiante de 1er, 2e et 3e cycles ou remettre sur pied une association qui a déjà existé?
Afin que l’association soit officiellement reconnue par l’Université, déposez une demande par courriel à la Direction des services à la communauté étudiante (DSCE) en écrivant à accueil@dsce.ulaval.ca. Pour faciliter le processus, assurez-vous que votre demande comporte les éléments suivants:
- le but de l’association ainsi que le groupe d’étudiantes et étudiants auquel elle s’adresse et qu’elle veut représenter
- une copie des règlements généraux ou de la charte de l’association étudiante
- une copie de l’attestation d’incorporation (OBNL) de l’association, s’il y a lieu
- la liste des membres du comité exécutif et leurs coordonnées
- une copie du procès-verbal signé par la présidence et la ou le secrétaire de l’assemblée générale ou le compte rendu du référendum signé par la personne responsable du scrutin démontrant que l’association a obtenu sa preuve de représentativité
Gérer une association de cycle
Être responsable d’une association étudiante vous donne accès à certains droits et privilèges, mais cela implique aussi des responsabilités, notamment le respect de certaines formalités administratives.
L’une des plus importantes est la mise à jour annuelle obligatoire. Si elle n’est pas effectuée, votre association perdra son statut de reconnaissance auprès de l’Université Laval et, par conséquent, les droits qui y sont liés.
Mise à jour annuelle
Vous devez faire la mise à jour annuelle de votre association étudiante avant le 1er novembre de chaque année scolaire pour qu’elle demeure reconnue par l’Université Laval.
Pour procéder à la mise à jour, utilisez notre Libre-service.
Droits et obligations d’une association de cycle
- Obtenir un local et un mobilier gratuitement.
- Obtenir une ligne téléphonique de base et une connexion Internet gratuitement.
- Utiliser les locaux (prêt ou location) et les services de l’Université.
- Organiser des activités de financement.
- avoir un courrier électronique @asso.ulaval.ca.
- Faire héberger son site Internet sur le serveur de l’Université.
- Obtenir la liste et les coordonnées de ses membres.
- Percevoir une cotisation sur la facture des droits de scolarité.
- Faire conserver ses archives par l’Université selon le calendrier et les règles de conservation.
- Utiliser le logo et le nom de l’Université Laval.
- Utiliser les tableaux d’affichage et les présentoirs mis à sa disposition.
- Nommer les personnes représentant l’association aux différentes instances concernées.
- Prendre connaissance et respecter les règlements et les politiques en vigueur à l’Université. Elle est responsable de tous les gestes qu’elle pose.
- Mettre à jour son dossier annuellement auprès de la DSCE.
- Aviser la DSCE de tout changement à ses règlements généraux ou à sa charte.
- Prendre les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité de ses membres lors des activités dont elle est responsable.
- Tenir au moins une assemblée générale de ses membres par année au cours de laquelle le bilan financier et un état des résultats pour les 12 derniers mois sont déposés.
- Rendre accessibles sa charte ou ses règlements généraux à ses membres.
- Aviser la DSCE s’il y a suspension des activités ou dissolution de l’association.
Pour communiquer avec la DSCE, écrivez à accueil@dsce.ulaval.ca.
Important: Puisque vous êtes responsable du bon déroulement et de la sécurité de vos activités, nous vous conseillons de vous procurer une assurance responsabilité civile. Elle vous protégera contre toute poursuite au civil.
Obtenir la liste des membres
Pour obtenir la liste et les coordonnées des membres de votre association, remplissez le formulaire de demande de liste. La DSCE vous acheminera votre liste dans la semaine suivant votre demande.
Les renseignements contenus dans cette liste sont confidentiels et votre association étudiante est la seule à pouvoir en faire usage. À cet égard, consultez la fiche d’information Responsabilités des associations étudiantes en matière de protection des renseignements personnels (PDF).
Statut d’organisme à but non lucratif (OBNL)
Le statut d’organisme à but non lucratif (OBNL) donne des avantages aux associations étudiantes, comme l’obtention d’un permis d’alcool ou une couverture d’assurance responsabilité civile. Cette assurance est recommandée aux associations. Elle protège les personnes étudiantes qui y siègent contre toute poursuite au civil.
Le statut d’OBNL est également nécessaire pour obtenir de l’aide financière de vos députées et députés, des ministères ou des programmes de nos gouvernements.
Pour obtenir le statut, vous devez faire une demande au Registraire des entreprises du gouvernement du Québec. Des frais de démarrage devront être déboursés pour une première demande. Vous devrez ensuite payer des frais annuels pour renouveler votre immatriculation.
Consultez l’ensemble des tarifs du Registraire des entreprises pour une personne morale sans but lucratif.
Cotisations
Le Règlement relatif à la reconnaissance et à l’autofinancement des associations étudiantes de 1er, 2e et 3e cycles (PDF) encadre clairement les conditions d’existence des associations étudiantes.
Extrait portant sur les cotisations étudiantes:
- Seule une association reconnue peut faire une demande de perception de cotisation à l’Université.
- Toute personne étudiante inscrite à l’Université Laval doit payer les cotisations fixées par les associations dont il est membre.
- L’Université s’engage à percevoir, lors de l’inscription d’une personne étudiante, la cotisation fixée par l’association et à remettre la somme perçue à celle-ci.
- La cotisation est prélevée automatiquement sur la facture des droits de scolarité de la personne étudiante par l’Université.
- Les dispositions relatives à la cotisation doivent être inscrites aux règlements généraux ou à la charte de l’association.
La cotisation est remboursable pour la session en cours à moins que la charte ou les règlements généraux de l’association ne le prévoient autrement. L’association dont la cotisation est remboursable s’engage à rembourser la somme perçue par l’Université à toute personne étudiante qui en fait la demande. L’association doit effectuer le remboursement au plus tard à la fin de la session en cours.
Pour obtenir le remboursement d’une cotisation, communiquez avec votre association étudiante. L’Université n’est aucunement responsable du remboursement des frais perçus au nom des associations étudiantes.
Une demande de perception ou de modification de la cotisation doit être présentée à la DSCE avant le 1er mars pour les sessions d’été et d’automne, et avant le 1er octobre pour la session d’hiver.
L’Université se réserve le droit de reporter à la session suivante la demande de perception ou de modification de la cotisation dans les cas où la demande serait déposée après les dates limites.
Si la demande est acceptée, la cotisation sera automatiquement prélevée tant que l’association sera reconnue, à moins qu’un retrait de la cotisation automatique n’ait été réclamé dans le cadre d’un référendum tenu selon la procédure prévue à la section V du Règlement sur la reconnaissance et l’autofinancement des associations de 1er, 2e et 3e cycles (PDF).
Première perception d’une cotisation
L’association désirant obtenir de l’Université la perception de la cotisation devra respecter ces conditions:
- Déposer une demande par courriel auprès de la DSCE à l’adresse accueil@dsce.ulaval.ca.
- Joindre une copie de l’attestation du résultat du référendum ou de l’assemblée générale.
- Joindre une copie modifiée de ses règlements généraux ou de sa charte.
La demande ne sera considérée que si l’association a obtenu l’appui de 50% des votants, à condition que le nombre de votes favorables représente au moins 25% des étudiants et des étudiants inscrits au programme d’études.
La première demande de perception de cotisation peut être faite au moment de la création de l’association.
Modification d’une cotisation
Une demande de hausse ou de baisse de cotisation peut se faire en assemblée générale extraordinaire ou par référendum selon les modalités prévues dans les règlements généraux ou la charte de l’association.
L’association désirant obtenir la modification de sa cotisation devra respecter les conditions suivantes:
- Déposer une demande écrite auprès de la DSCE à l’adresse accueil@dsce.ulaval.ca.
- Joindre une copie de l’attestation du résultat du référendum ou de l’assemblée générale.
- Joindre une copie de ses règlements généraux ou de sa charte.
Accréditation (Loi 32)
Une association qui regroupe les étudiantes et étudiants d’une école, d’un institut, d’un département ou encore d’une faculté peut se faire accréditer en vertu de la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants (Loi 32).
Cette Loi régit l'accréditation des associations étudiantes afin qu'elles soient reconnues comme les représentantes officielles des étudiantes et étudiants. L'accréditation est accordée à la suite d’un scrutin et permet le financement obligatoire, la perception des cotisations, et l'accès à des ressources de l'établissement d'enseignement, comme des locaux et des affichages.
Activités d’intégration
Il est de tradition à l’Université Laval que les associations étudiantes accueillent les nouvelles cohortes dans un contexte festif et ludique. Cet accueil permet, entre autres, aux étudiants et étudiantes de:
- faire connaissance avec leurs pairs
- faciliter leur arrivée en accélérant leur connaissance du campus
- développer un sentiment d’appartenance et d’attachement envers leur programme d’études, leur faculté et, plus globalement, envers l’Université Laval.
Certaines règles s’appliquent pour que ces activités se déroulent dans un cadre sécuritaire et respectueux. Il est important d’en prendre connaissance afin d’organiser des activités en conformité avec les valeurs et politiques de l’Université.
Guide d’organisation des activités d’intégration
Suivez le guide pas à pas afin de connaître toutes les règles en vigueur pour l’organisation des activités d’intégration, et ainsi offrir à vos nouvelles cohortes un événement mémorable!
Plateforme de consultation électronique
La DSCE rend disponible une plateforme de consultation électronique aux associations étudiantes de cycles reconnues afin de recueillir l’avis de leurs membres sur diverses questions à l’occasion d’un vote, d’un sondage, d’un référendum, etc.
- Service gratuit
- Questionnaire transmis à l’ensemble de vos membres
- Identification au système par IDUL (une seule réponse par individu)
- Service de personnalisation de base* offert aux associations (texte de présentation, questions et choix de réponses)
*N’inclut pas les éléments suivants: ajout de photos, questions conditionnelles, graphisme ou changement de couleur.
- Assurez-vous d’avoir fait la mise à jour annuelle du dossier de votre association, car seules les associations reconnues peuvent bénéficier du service.
- Remplissez le formulaire de demande d'utilisation de la plateforme de consultation électronique.
- Lorsque le questionnaire est prêt, la DSCE transmet l’hyperlien à utiliser pour la consultation au responsable du scrutin pour approbation. Le ou la responsable devra approuver ou demander des corrections dans les délais mentionnés dans le courriel de la DSCE. La DSCE ne peut garantir le respect de la date de mise en ligne si le ou la responsable du scrutin ne répond pas dans les délais prescrits.
- Une fois le questionnaire approuvé, la DSCE transmet à nouveau l’hyperlien à utiliser pour la consultation électronique ainsi que la liste des membres à jour au responsable du scrutin et à la personne responsable de l’association étudiante.
- L’association est responsable de transmettre l’hyperlien à ses membres et de faire les rappels auprès de ceux-ci, s’il y a lieu.
- Lorsque la consultation est terminée, la DSCE transmet au responsable du scrutin le fichier Excel contenant les résultats de la consultation dans un délai maximum de 24 heures (en fonction des jours ouvrables) après la fermeture de la consultation.
- Le ou la responsable du scrutin est responsable de compiler les données et de faire parvenir les résultats à ses membres selon la procédure prévue par l’association.
Important: Vous devez faire votre demande au moins 1 semaine, soit 7 jours ouvrables, avant la date et l’heure prévues de la mise en ligne de la consultation. La DSCE se réserve le droit de refuser toute demande qui ne respecte pas le délai et les conditions demandées.
La DSCE s’engage à:
- respecter la confidentialité des données reçues et traitées pour les associations étudiantes
- agir strictement comme intermédiaire afin de mettre en place la plateforme électronique et d’extraire les données obtenues lors de la consultation
- ne pas remettre les données à des tiers, ni diffuser ou communiquer les résultats d’une consultation
- ne pas réviser les contenus ou corriger des éléments transmis dans le formulaire
- assurer un soutien au responsable de la consultation pour l’utilisation de la plateforme de consultation électronique
- conserver pendant 30 jours les données de la consultation. Les données seront par la suite détruites.
Règlement
Les conditions sous lesquelles une association de cycle peut exister sont déterminées par le Règlement relatif à la reconnaissance et à l’autofinancement des associations étudiantes de 1er, 2e et 3e cycles (PDF). Ce dernier est un cadre de référence et d’orientation pour les associations existantes et futures. Il établit les principes, les droits et les obligations, ainsi que les règles à suivre pour qu’une association soit reconnue officiellement.
Vous avez des questions?
Communiquez avec Cindy Harquail à accueil@dsce.ulaval.ca.