Professeurs, chercheurs et visiteurs de très courte durée
Si vous êtes un professeur de l'Université Laval désirant inviter un travailleur étranger, veuillez suivre les directives spécifiques contenues dans l'intranet du VRRHF.
Vous êtes un professeur, chercheur ou visiteur de très courte durée invité pour un séjour à l'Université Laval?
Vous êtes considéré comme un travailleur étranger par l'immigration canadienne, même sans rémunération et même dans un cadre académique.
Pour être invité, il faut être admissible à un statut à l’Université Laval et à une autorisation de travail de l’immigration canadienne. Si vous détenez un permis de travail ouvert ou y êtes admissible, en aviser la personne qui vous invite.
Les travailleurs étrangers sont responsables de leurs démarches d’immigration, de respecter les conditions de leur invitation et de leur autorisation de travail canadienne et de renouveler leur permis de travail au besoin. Pour ceux qui ont un permis de travail : si les conditions de travail changent, pour plus ou moins, une lettre d’invitation contenant un nouveau numéro d'offre d'emploi dispensé d'EIMT ainsi qu'un nouveau permis de travail pourraient être requis.
Admissibilité et invitation
Pour un professeur ou chercheur invité, s'assurer de son admissibilité auprès de la personne qui invite. Votre statut doit avoir été approuvé par le Vice-rectorat aux ressources humaines et aux finances. Pour un visiteur de très courte durée (5 jours ou moins), passer à l'étape suivante.
Validité du passeport
Avoir un passeport valide plus de trois mois après la fin prévue du séjour, le séjour et les documents d’immigration ne pouvant pas dépasser sa date d’expiration.
Délais de traitement
Commencer les démarches aussi tôt que 6 mois à l’avance vu les délais de traitement des démarches d’immigration.
La pandémie COVID-19 peut avoir un impact sur ces délais.
Lettre d'invitation
Recevoir une lettre d’invitation pour son séjour. Cette lettre met en évidence l’autorisation de travail requise et les conditions du séjour. Elle est essentielle pour les démarches d’immigration et le passage à la douane canadienne.
Démarches d'immigration
Ces démarches sont pour un premier séjour. Si vous êtes déjà au Canada, il faudra plutôt suivre, si cela est applicable, les instructions pour la prolongation de permis de travail.
Important : votre droit au travail sera limité par la permission que vous obtiendrez ainsi que par ce qui a été prévu dans votre lettre d’invitation. Vous ne pourrez pas occuper un autre emploi au Canada (à moins d’avoir exceptionnellement obtenu un permis de travail ouvert). Il est donc important que vous ayez les moyens financiers de subvenir à vos besoins durant votre séjour.
Pour les visiteurs de très courte durée (qui ne sont pas invités à titre de professeurs ou chercheurs invités), il y a 2 autorisations possibles.
Dispenses de permis de travail
- pour une seule conférence ou un seul colloque ou séminaire de 5 jours consécutifs ou moins
- autre séjour pour du travail de niveau universitaire de 5 jours ou moins (doit être à l’extérieur du Canada au moment de la demande, ne pas avoir utilisé cette dispense dans la dernière année, non prolongeable)
Pour les professeurs et chercheurs invités, il y a 4 autorisations possibles.
Dispenses de permis de travail
- pour une seule conférence ou un seul colloque ou séminaire de 5 jours consécutifs ou moins
- pour 30 ou 15 jours consécutifs ou moins de travail hautement qualifié
- pour 120 jours de recherche universitaire consécutifs ou moins (sans enseignement) : attention, si le séjour risque de durer plus longtemps que 120 jours, il faut demander un permis de travail (si possible)
Permis de travail dispensé d'EIMT
- à titre de professeur invité : la personne doit (avoir un poste régulier ou permanent de professeur dans une université ou de chercheur dans un centre de recherche, à l'étranger et qui sera maintenu durant le séjour (maximum initial de 2 ans)
- pour d’autres autorisations de travail, voir le répondant facultaire à l'Université Laval (PDF)
Faire les démarches pour l'autorisation indiquée dans la lettre d'invitation, en suivant les instructions correspondantes ci-dessous.
En cas de doute, contactez le répondant facultaire à l'Université Laval (PDF).
- Remplir les critères de la dispense qui s'applique à votre situation et en connaître les limites
- Si requis, effectuer l’examen médical de l’immigration canadienne
- Si requis, obtenir la permission de l’ordre professionnel
- Déterminer le document requis pour entrer au Canada (autorisation de voyage électronique ou visa) et effectuer la démarche correspondante :
- Démarches pour une autorisation de voyage électronique (AVÉ)
- Démarches lorsqu'un visa est requis
- Remplir les critères de la dispense qui s'applique à votre situation
- Si requis, effectuer l’examen médical de l’immigration canadienne
- Si requis, obtenir la permission de l’ordre professionnel
- Demander un permis de travail dispensé d'EIMT
En cas de refus
Il peut arriver qu’une demande de permis de travail ou de visa soit refusée. Si c’est le cas, vous pouvez en aviser votre répondant facultaire à l'Université Laval (PDF). Une conseillère en immigration évaluera alors le dossier avec lui.
S’il vous est conseillé de faire une nouvelle demande de permis de travail, il faudra obtenir une nouvelle lettre d’invitation avec un nouveau numéro d’offre d’emploi dispensé d’EIMT.
Billet d'avion
Avant d’acheter le billet d’avion, de faire les arrangements de séjour et de voyager au Canada, il faut attendre :
- d'avoir reçu le visa et/ou l'approbation du permis de travail
- d’avoir rassemblé tous les documents nécessaires à l’entrée au Canada énumérés à la section « Passage à la douane canadienne »
Au besoin seulement, arriver quelques jours avant le début du séjour pour les démarches administratives.
Arrangements de séjour
Pour des suggestions de logement et de l’information pratique quant à votre séjour, consulter la rubrique « Vivre à Québec » dans la section « Étudiants étrangers » de la page du Bureau de la vie étudiante. Même si en tant que travailleur étranger, vous n’avez pas accès aux services du Bureau de la vie étudiante, certaines informations vous seront utiles.
Passage à la douane canadienne
Le passage à la douane s’effectue au premier aéroport canadien franchi, en deux étapes.
L’inspection primaire commence avec des bornes automatisées, où il faut répondre aux questions, contre-vérifier vos données biométriques si elles ont déjà été prélevées par le Canada et prendre le reçu. Elle se poursuit par une rencontre avec les services frontaliers, à qui il faut remettre le reçu. Rappel : même si vous êtes dispensé(e) de permis de travail, vous êtes une travailleuse ou un travailleur face à l’immigration canadienne.
L’inspection secondaire est la rencontre avec les services d’immigration, pour obtenir le permis de travail ou la fiche visiteur. Les documents à préparer sont indiqués ci-dessous, selon que vous soyez dispensé(e) de permis de travail ou non.
S’il s’agit d’une escale ou d’un vol qui arrive à Montréal, il faut prévoir assez de temps avant de prendre le prochain avion ou l’autobus. Des délais importants ont été observés dans les derniers mois.
Le gouvernement du Canada a remis en place certaines mesures liées à la COVID-19 pour les voyageurs aériens en provenance de Chine, de Hong Kong et de Macao. Ces voyageurs doivent présenter le résultat négatif d’un test de dépistage de la COVID-19, effectué deux jours au plus avant leur départ, pour pouvoir embarquer sur leur vol. Voir COVID-19: Voyage, dépistage et frontières.
Veuillez imprimer ce document (PDF) et suivre les instructions pour préparer votre passage à la douane canadienne.
Attention, voyager avec ces documents à portée de main et non dans les bagages enregistrés :
- passeport valide
- autorisation de voyage électronique ou visa valide
- lettre approuvant le permis de travail, en suivre les instructions et la montrer à l'agent des services frontaliers afin qu’il imprime le permis de travail
- lettre d’invitation avec le numéro de téléphone du professeur
- si applicable, preuve que les critères de la dispense d’EIMT utilisée sont rencontrés, ex.: diplôme de doctorat, preuve d'un poste de professeur à l'étranger, lettre confirmant une bourse, etc.
- copie de votre c.v.
- copie de tout diplôme requis
- si requis, preuve de l’examen médical
- si requis, permission de l’ordre professionnel
- tout autre document pouvant être requis par l’immigration canadienne pour entrer au Canada d’après ces exigences :
L'agent des services frontaliers a le dernier mot sur votre entrée au Canada. Si tout est régulier, il émettra le permis de travail. Avant de quitter la douane, vérifier que tous les renseignements sur le permis sont exacts notamment quant à votre identité, à l'employeur (Université Laval), la ville (Québec), le statut sous lequel vous avez été invité (professeur invité, chercheur invité, stagiaire postdoctoral, moniteur clinique, stagiaire de formation ou de recherche, professionnel de recherche ou autre), la date d'expiration (au moins la durée de l’invitation, à moins que le passeport n’expire avant), le numéro d’offre d’emploi dispensée d’EIMT et les conditions inscrites (ex.: si vous avez effectué l’examen médical, il ne doit pas y avoir de restriction quant au travail auprès de patients, d’enfants ou de personnes âgées). Une erreur quant à l’une de ces informations pourrait vous empêcher de travailler au Canada pendant plusieurs semaines, et il sera plus simple de la corriger sur place.
Attention : si votre lettre d’approbation indique une date d’expiration inférieure à la durée de votre séjour, et ce en raison des délais de traitement, vous pouvez demander à l’agente ou à l’agent des services frontaliers si elle ou il peut considérer la durée de votre invitation au moment d’imprimer votre permis de travail. Généralement, elle ou il respectera la date indiquée dans votre lettre. Au besoin, vous pourrez contacter votre répondante ou votre répondant facultaire (PDF) pour prolonger votre permis de travail.
Obtenir un Numéro d’assurance sociale (NAS)
Le NAS est obligatoire pour recevoir un salaire versé par l'Université Laval ou un autre employeur canadien et pour certaines bourses canadiennes.
Il est possible d’obtenir un NAS dans un Centre de Service Canada. Il est préférable de prendre rendez-vous en ligne au préalable, et il faut apporter son passeport et son permis de travail original.
Coordonnées du Centre de Service Canada le plus près de l’Université.
Obtenir une couverture d'assurance maladie et hospitalisation
Le professeur invité, le chercheur invité et le visiteur de très courte durée sont responsables de leur assurance maladie et hospitalisation.
Le détenteur d'un permis de travail d'une durée de 6 mois est normalement admissible à la couverture du régime d'assurance maladie du Québec. Sauf exception (ex. entente en matière de sécurité sociale), il aura droit au régime d'assurance maladie et hospitalisation après un délai de carence pouvant aller jusqu'à 3 mois suivant son inscription. Si tel est le cas, il doit contracter une assurance maladie et hospitalisation privée durant cette période.
Si des membres de la famille l'accompagnent au Canada, s'assurer qu'ils sont adéquatement couverts par une assurance maladie.
Selon les besoins personnels ou familiaux, souscrire à une assurance privée complémentaire de son choix.
Arrivée à l’Université Laval
À votre arrivée à l’Université Laval, vous devrez remettre vos documents d’immigration à votre unité et au VRRHF (au autre-membre-pers-enseignant@vrrh.ulaval.ca), ainsi que votre NAS à votre unité seulement.
COVID-19 et mesures en place au Québec et à l'Université Laval
Vous pouvez vous informer sur la situation et les règles sanitaires en vigueur sur la page du gouvernement du Québec. Si vous souhaitez trouver de l’information plus spécifique à la ville de Québec, elle est située dans la région administrative de la Capitale-Nationale.
L’Université Laval a également une page d’information sur la COVID-19.
Informations de l’employeur
Pour les travailleurs étrangers sur permis de travail dispensé d’EIMT, prendre connaissance de ce document concernant vos droits en tant que travailleur étranger et les ressources en cas de blessure ou de maladie sur les lieux du stage ou du travail.
Prolongation du permis de travail
Au besoin, prolonger le permis de travail.
Les dispenses de permis de travail ne peuvent être prolongées. S’y prendre aussitôt que 6 mois avant l’expiration de votre permis encore valide.
La prolongation est également la démarche à effectuer si vous êtes déjà au Canada avec un permis de travail valide pour un autre emploi.
Une fois la prolongation demandée, vous pouvez continuer à travailler avec votre permis de travail tant qu’il est valide.
Si la prolongation est pour le même emploi et les mêmes conditions de travail que votre permis de travail actuel et que celui-ci expire avant que vous ayez reçu le nouveau permis, vous pouvez bénéficier du droit au travail sous le statut conservé, si vous en rencontrez les conditions. Quitter le Canada mettra fin au droit au travail.
Si la prolongation est pour un nouvel emploi et que vous souhaitez le commencer avant la réception de votre nouveau permis de travail, vous pouvez, si vous en rencontrez les conditions, faire la démarche pour changer d’emploi durant la COVID-19
Les dispenses de permis de travail ne peuvent être prolongées.
Résidence permanente
Certains professeurs invités peuvent demander la résidence permanente.
Pour plus d'informations
Selon votre emplacement, vous pouvez référer aux ressources suivantes :
De l’étranger :
- consulter le site Internet d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
- utiliser le Formulaire Web d’IRCC
- contacter le Centre de réception des demandes de visa, le consulat ou l'ambassade le plus près de chez vous
- consulter à vos frais un représentant rémunéré (avocat, notaire ou consultant réglementé en immigration canadienne)
Du Canada :
- consulter le site Internet d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
- utiliser le Formulaire Web d’IRCC
- contacter le Télécentre d’IRCC au 1-888-242-2100
- consulter à vos frais un représentant rémunéré (avocat, notaire ou consultant réglementé en immigration canadienne)
Au besoin, vous pouvez soumettre votre question au répondant facultaire à l'Université Laval (PDF).