Rédaction assistée par l’IA pour la production de procès-verbaux et comptes rendus

En bref

Les 3 commissions permanentes de l’Université Laval se réunissent toutes les 2 semaines, ce qui entraîne une charge importante de travail liée à la rédaction des procès-verbaux. Ce travail mobilise les ressources professionnelles et les cadres plusieurs heures chaque semaine. Ces documents, en particulier les notes de séance, sont essentiels à la réalisation des mandats des commissions et à la formulation d’avis destinés au Conseil universitaire. 

Le projet mise sur la rédaction assistée par système d'intelligence artificielle (IAG) afin d’alléger cette tâche et de gagner en efficacité. L’approche combine la captation audio, la transcription automatisée et la consultation des documents de séance dans une interface de recherche conçue par la Cellule d’expérimentation IA de la Direction des technologies de l’information. Les textes générés sont ensuite vérifiés par le personnel, garantissant la fiabilité du contenu, tout en libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette nouvelle façon de faire rend la rédaction plus stimulante pour les équipes et ouvre la voie à d’autres usages de système d'intelligence artificielle (IAG) appliquée à la gestion de documents administratifs.

Objectifs 

• Réduire le temps consacré à la rédaction des procès-verbaux, des comptes rendus et des notes servant à la préparation des avis destinés au Conseil universitaire.
• Automatiser la transcription des échanges et exploiter l’ensemble des documents afférents à une séance.
• Structurer les contenus à l’aide de l’interface de recherche utilisée pour la rédaction.
• Libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.