Uniformisation de formulaires avec Dexero

En bref

La transmission des demandes de saisie de contrats et de remboursements des dépenses se fait actuellement selon des pratiques disparates, ce qui entraîne des délais et de la confusion au sein de la communauté facultaire. Pour optimiser ces processus, la Faculté des sciences de l’éducation mène un projet d’uniformisation en tirant profit de la simplicité et de l’efficacité de la plateforme Dexero FD, déjà éprouvée dans plusieurs services de l’Université Laval. Une série de formulaires numériques permettra de recueillir toutes les informations nécessaires dès la soumission, de diriger automatiquement les demandes vers les bonnes ressources et d’envoyer une confirmation à l’intérieur d’un délai de traitement optimisé. À court terme, les formulaires ciblés concernent les contrats et les remboursements, mais d’autres pourraient suivre.

Cette approche uniformisée et conviviale réduira les allers-retours souvent nécessaires pour clarifier les demandes, facilitera le travail du personnel et améliorera l’expérience de bénéficiaires. 

Objectifs 

• Uniformiser la transmission des demandes pour éviter les versions multiples de formulaires et maintenir l’information à jour.
• Automatiser l’acheminement des demandes vers les bonnes ressources.
• Optimiser le processus et réduire les délais de traitement des demandes en limitant les allers-retours et les échanges de courriels.
• Uniformiser les pratiques pour faciliter la collaboration des agents responsables du traitement des demandes.