L’IA générative dans les activités et les processus administratifs

Principes directeurs pour les membres du personnel administratif

Les avancées dans le domaine de l’intelligence artificielle (IA) offrent de plus en plus de moyens concrets pour moderniser, stimuler l'innovation et simplifier des activités quotidiennes du travail. Bien que les systèmes d’intelligence artificielle (SIA) aient le potentiel de faciliter la réalisation de certaines tâches, ils ne peuvent remplacer votre expertise, votre jugement, votre sensibilité et votre connaissance des valeurs de l'Université. La dimension humaine reste primordiale dans le milieu de travail et doit demeurer au cœur de vos échanges.  

En ce sens, l’utilisation des SIA nécessite une approche responsable, soutenue par les principes de bienveillance, de respect et d’inclusion. Elle doit également s’inscrire dans le respect du cadre réglementaire applicable. Ces principes directeurs visent à vous accompagner dans une adoption éclairée, éthique et sécuritaire des SIA. 

Explorez et apprenez sur les SIA

Suivez l’évolution des SIA en participant, entre autres, aux formations qu’offre l’Université à ce sujet pour renforcer votre littératie. Elles vous aideront à développer de nouvelles compétences, à approfondir vos connaissances et à adopter de bonnes pratiques d’utilisation des SIA en milieu de travail.

Portez un regard critique

Les SIA sont un excellent moyen d’enrichir vos idées ou de trouver une solution, mais ils ne doivent pas remplacer votre expertise. Portez un regard critique sur les réponses fournies par ces outils, puisqu’elles peuvent être inexactes, biaisées ou inappropriées pour votre contexte. Prenez soin d’évaluer l’exactitude et la pertinence des informations, afin de tirer le meilleur parti des SIA et d’éviter l’utilisation ou la diffusion d’informations erronées.

Faites preuve de prudence

Pour protéger la confidentialité, ne saisissez, ne copiez ou ne téléversez pas de renseignements personnels ni de données confidentielles de l'Université Laval dans un SIA. Il est nécessaire de respecter le Règlement sur l’utilisation responsable des technologies de l’information. Si vous utilisez des œuvres protégées par le droit d’auteur, assurez-vous de respecter la Loi sur le droit d’auteur et ses exceptions ou d’obtenir des autorisations auprès des détenteurs de ces droits.

Faites preuve d’intégrité et de transparence

Pour éviter toute confusion et avoir une approche responsable avec les SIA, agissez avec transparence lorsque vous y avez recours. Citez la source des œuvres que vous y téléversez et mentionnez quels outils ont permis de parvenir à ce résultat. Une formulation appropriée pourrait être: «Ce texte a été rédigé à l’aide d’un agent conversationnel, puis révisé et personnalisé (modèle utilisé, date de la requête)».

Privilégiez un usage éthique et inclusif

Les SIA peuvent amplifier certains biais sociaux. Adoptez une approche critique des réponses que vous obtenez pour y repérer les stéréotypes et corriger les erreurs compromettant les bonnes pratiques d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI).

Pensez à l’impact environnemental

Certains SIA consomment beaucoup d'énergie et augmentent l'empreinte carbone. Ainsi, privilégiez l’utilisation d’un moteur de recherche lorsque l’information y est facilement accessible. Avant d’utiliser un SIA, demandez-vous si son usage a une réelle valeur ajoutée. Optez pour la sobriété numérique.

Ressources et recommandations concernant l’IA et l’administration

Les outils d’IA générative en action: conseils pratiques

Les outils d’IA générative peuvent vous soutenir dans vos tâches administratives en vous offrant des ressources supplémentaires pour simplifier certaines étapes, gagner en fluidité et en clarté dans vos tâches et vous permettre de vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée et faisant appel à votre expertise et à votre jugement professionnel. 

Ces outils pourraient être utilisés, par exemple, pour:

  • vous appuyer dans la rédaction de comptes rendus, de courriels, de présentations ou de tout autre document
  • faciliter l’analyse et la synthèse de données à des fins de résumés de rapports, d’extraction d’informations, de génération de formules, de création de tableaux ou d’aide à la décision
  • obtenir des suggestions de traduction ou d’adaptation d’un texte ou d’un document selon le style et le ton souhaité
     

Utiliser les outils d’IA générative de façon responsable

Des gestes simples peuvent être posés lorsque vous utilisez les outils d’IA générative dans votre pratique professionnelle, afin d’assurer un usage sécuritaire et conforme aux principes directeurs pour le personnel administratif.

Finance


Risqué

Thomas, analyste financier, veut résumer un rapport et fait un copier-coller des données sensibles (chiffres de ventes, prévisions) dans un outil d’IA générative en ligne pour générer une synthèse rapide.

Risque: les informations confidentielles peuvent être stockées et exploitées, ce qui peut mettre en péril la sécurité de l’information.


Sécuritaire

Thomas utilise un outil approuvé par l’Université et utilise des chiffres fictifs pour demander un résumé. Il intègre ensuite les vraies données dans son document final.

Résultat: le travail de synthèse est optimisé, sans exposer d’informations stratégiques.

Ressources humaines


Risqué

Julie, conseillère en ressources humaines, rédige un avis disciplinaire et fait un copier-coller de tous les détails confidentiels de la personne concernée (nom et prénom, incident, mesures) dans un outil d’IA générative en ligne pour améliorer la formulation.

Risque: l’outil pourrait stocker ou exploiter ces renseignements personnels sensibles, violant ainsi les règles de confidentialité et exposant l'Université à des risques juridiques.


Sécuritaire

Julie utilise un outil validé par l’Université sans inclure d’informations confidentielles. Elle remplace les données sensibles par des termes fictifs et vérifie manuellement le contenu avant de le téléverser.

Résultat: la rédaction est efficace, sans compromettre les renseignements personnels des employés.

Droit d'auteur


Risqué

Marc, un rédacteur marketing, doit résumer un livre pour un article de blogue. Pour gagner du temps, il fait un copier-coller de plusieurs pages du livre protégé par le droit d’auteur dans un outil d’IA générative, disponible gratuitement en ligne, afin d’obtenir une synthèse rapide.

Risque: le texte téléversé appartient à son auteur, ainsi sa reproduction, même sous une autre forme, peut constituer une violation du droit d’auteur. L’Université risque des problèmes juridiques si le contenu généré par l’outil est publié sans autorisation.


Sécuritaire

Marc rédige un résumé en utilisant ses propres mots, sans copier le texte du livre. Il peut s’appuyer sur des sources officielles, tel qu’un résumé fourni par l’éditeur. Il vérifie aussi que son article respecte le droit d’auteur avant de publier.

Résultat: un article original et conforme, sans risque légal.

Formations et ressources 

Formations du Vice-rectorat aux ressources humaines et aux finances

Le Vice-rectorat aux ressources humaines et aux finances (VRRHF) propose une offre de formation évolutive en lien avec l’intelligence artificielle. Ces formations vous permettront d’avoir une compréhension générale du fonctionnement de l’IA, d’apprendre à en faire une utilisation responsable et d’explorer les enjeux pratiques à considérer lors de leur intégration dans les tâches administratives.

L’horaire des formations est disponible dans l’Intranet du personnel ULaval , sous Formation et perfectionnement > Calendrier des formations de votre catégorie d’emploi.

Droit d'auteur et utilisation responsable

Définition et vocabulaire

Directives particulières

Conformément à la directive du ministère de la Cybersécurité et du Numérique, l’usage du système DeepSeek est interdit dans les activités administratives en raison de risques liés à la sécurité, à la confidentialité, à l’intégrité et à la disponibilité des données.

Vous avez des questions?

Les pilotes des axes de la démarche d’adoption de l’IA et les centres de services sont vos références pour poser vos questions soit sur les orientations et l’évolution des pratiques d’utilisation des systèmes d’IA dans un contexte universitaire, soit sur l’utilisation des outils d’IA générative. 

Communiquez avec l’équipe de pilotage à comite.ia@vrit.ulaval.ca.   

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