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Développer un partenariat

Parcourez les étapes à suivre pour développer tout nouveau projet de partenariat en mobilité étudiante ou enseignement et recherche à l’international ou pour renouveler une entente existante.

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Partenariats en mobilité étudiante

Les partenariats en mobilité étudiante officialisent un engagement entre deux établissements marqués par des relations privilégiées et des projets de formations, cours ou stages, jugés équivalents.

Tous les nouveaux projets de partenariats doivent être portés par un directeur de programme ou un professeur responsable, membre de la communauté universitaire à l’Université Laval, et être appuyé par le décanat ou le vice-décanat de leur faculté.

Étape 1: Consulter le Bureau international

Avant d'entreprendre des discussions avec des partenaires potentiels à l’étranger, consultez le Bureau international (BI). Les conseillères du BI pourront vous aider à documenter les éléments suivants:

  • Diagnostic sur la mobilité étudiante dans votre programme d’études
  • Portrait des meilleures pratiques en mobilité étudiante
  • Programme de mobilité approprié (Profil international, entente générale, protocole de stage, etc.)
  • Réseau de contacts pour des établissements potentiels
  • Financement et bourses de mobilité en lien avec les programmes offerts
  • Sécurité et outils d’accompagnement (formations prédépart)

Pour toute question: ententes@bi.ulaval.ca.

Étape 2: Établir les intentions

Avant de proposer le développement d’une nouvelle entente, le portrait des échanges étudiants du programme d'études ciblé par l’entente devra être établi par le porteur de dossier ULaval et devra inclure les points suivants:

  • Réflexion préliminaire sur la pertinence du partenariat sélectionné pour optimiser la participation des étudiants du programme
  • Liste des collaborations actives (ententes de mobilité) dans le programme d'études concerné
  • Portrait des flux de mobilité entrante et sortante dans le programme
  • Déterminer si les ententes actuelles sont utilisées à leur plein potentiel
  • Valider la valeur ajoutée du partenariat proposé pour le programme d'études et pour une majorité d’étudiants au programme
  • S'assurer d'obtenir l'aval des comités de programme concernés le cas échéant.

Le questionnaire d'évaluation et de validation guidera votre réflexion quant à la nécessité de formaliser ou non un nouveau partenariat. Veuillez le retourner à ententes@bi.ulaval.ca.

Nous vous conseillons de vérifier s’il existe déjà un accord entre l’Université Laval et le partenaire visé par la demande en consultant le répertoire des ententes et partenariats de l’Université Laval. Il peut être possible d’intégrer votre projet dans le cadre de collaborations existantes.

Pour toute question, écrivez à ententes@bi.ulaval.ca.

Étape 3: Définir le projet

L’Université Laval, en respect de sa politique d'internationalisation et de sa procédure, recommande que le projet soit défini et validé par la direction de programme et approuvé par le décanat ou le vice-décanat de la faculté de rattachement avant la signature.

La définition de ces paramètres est nécessaire avant la négociation et la signature d’une entente de mobilité. Une analyse sera faite par le conseiller ou la conseillère responsable de votre faculté au Bureau international. En cas de questionnements, un avis sera demandé au comité-conseil sur l'internationalisation.

Étape 4: Préparation de l’entente

À cette étape, la conseillère responsable de votre faculté au Bureau international vous accompagnera dans la préparation de l’entente et participera à la rédaction du document.

Renouvellement

Le Bureau international s’est doté d’outils d’accompagnement afin d'assurer un suivi des partenariats internationaux. Au terme de la validité de l’entente, les responsables du partenariat peuvent demander son renouvellement qui sera accordé selon les éléments suivants:

  • Qualité et quantité des échanges (rapport de séjour, problèmes soulevés sur le terme de l’entente, capacité du programme à recevoir, ratio des étudiants entrants et sortants, etc.)
  • Ratio de recrutement aux cycles supérieurs.

À cette fin, une demande formelle doit être formulée au Bureau international. Cette demande doit inclure un Rapport synthèse des résultats accomplis.

En cas de questionnements sur le renouvellement de l'entente, le comité-conseil sur l’internationalisation jugera de la pertinence de prolonger l’entente ou non. Cette décision sera prise après analyse des documents au dossier. Les responsables du partenariat peuvent être convoqués pour une rencontre au besoin.

Pour plus d’information sur le renouvellement d’ ententes, veuillez écrire à ententes@bi.ulaval.ca.

Partenariats en enseignement et recherche

Tous les nouveaux projets de partenariats internationaux en enseignement ou en recherche doivent être portés par un directeur de programme ou un professeur membre de la communauté universitaire et être appuyé par sa faculté.

Étape 1: Vérifier si une entente existe déjà

L’Université Laval est liée à des centaines d’organisations à travers le monde. Conséquemment, il est nécessaire de vérifier si un accord existe déjà avant d’entreprendre une démarche pour créer un nouveau partenariat en consultant le répertoire des ententes et partenariats.

Étape 2: Définir si une entente est nécessaire

Certaines activités universitaires à caractère international peuvent être réalisées sans entente formelle: collaborations individuelles, échanges de données, participation à des séminaires, accueil de professeurs pour de courts séjours, entre autres.

Types de partenariat en usage

Lettre d'intention

  • Document utilisé lors de l'amorce d'un partenariat ou lorsqu'un projet de nature individuelle nécessite la formalisation d'intentions entre des porteurs de dossiers ULaval et des organisations externes
  • Signée par les facultés ou des unités de recherche et consignée dans le répertoire d'ententes internationales de l'Université. Peut être transformée en accord-cadre, si justifié
  • Durée de 1 an.

Exemples: Rédaction d'une demande de subvention, établissement d'un nouveau partenariat nécessitant une meilleure définition du projet, activités de nature individuelle.

Accord-cadre

  • Accord général liant officiellement, par la signature des dirigeants d'établissements, l'Université et des partenaires
  • Doit encadrer un partenariat actif par lequel des activités de collaboration ont effectivement lieu;
  • Témoigne d'un engagement et d'intentions d'une importance institutionnelle
  • Durée de 3 à 5 ans pouvant être renouvelée si des activités le justifient
  • Peut être lié à des ententes spécifiques dans les cas où des ressources financières, matérielles ou intellectuelles sont engagées
  • Peut faire l’objet d’un examen par un comité-conseil qui peut recommander ou non sa signature par la direction
  • Ne peut engager la mobilité étudiante, qui doit faire l’objet d’une entente spécifique

Exemples: Accord-cadre avec un partenaire privilégié avec lequel nous partageons des activités diverses, accord général visant à affirmer l'importance d'un partenaire.

Accord de coopération scientifique

  • Vise à formaliser des relations en recherche dans un domaine spécifique
  • Vient définir des modalités de collaboration: partage de résultats de recherche, échange de stagiaires ou de chercheurs, de ressources matérielles et financières)
  • Peut inclure des clauses spécifiques sur la propriété intellectuelle
  • Doit être développé en collaboration avec le Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l'innovation (VRRCI) de l'Université Laval

Exemple: Accord de coopération entre un centre de recherche de ULaval et un laboratoire à l'étranger.

Avenant à une entente existante

  • Vient bonifier un accord existant en ajoutant des clauses relatives à des activités spécifiques
  • Pour tout avenant relatif à la recherche, doit être développé en collaboration avec le VRRCI

Exemples: Avenant à un protocole d'échange étudiant permettant d'ajouter un programme ou de modifier le nombre de places; avenant de coopération scientifique définissant les paramètres de collaboration pour un projet de recherche conjoint avec un partenaire avec lequel nous partageons un accord-cadre.

Étape 3: Déposer votre projet d’entente

Si aucune entente n’est existante avec l’établissement que vous visez, veuillez déposer votre projet d’entente au BI en respectant cette procédure:

Le BI étudiera votre projet et vous fera part de recommandations en lien avec celui-ci.

Étape 4: Définir le projet avec le partenaire potentiel

La définition de certains paramètres est nécessaire avant la signature d’un document d’entente formelle.

  • Une fois les paramètres de la collaboration identifiés, le porteur de dossiers ULaval peut commencer une demande d’appui pour la création d’une nouvelle entente
  • À cette étape, le porteur de dossier devra faire une Demande de création d'une nouvelle entente internationale;en remplissant le formulaire à cet effet
  • Le document de référence doit être envoyé à ententes@bi.ulaval.ca
  • Pour toute nouvelle entente, le BI procèdera à un jugement d’opportunité sur la base de l’information transmise par le porteur de dossier ULaval. Les demandes pourront être transmises au comité-conseil sur l'internationalisation pour analyse et validation supplémentaire.

Étape 5: Développer et faire signer l’entente

Si l'intérêt est établi, Le BI travaillera avec le porteur de dossier et les autres instances de l’Université sur un projet d'entente conforme aux besoins exprimés. Les instances suivantes devront avoir donné leur aval avant que le projet ne soit proposé pour signature à la direction de l'Université Laval:

  • Direction de l'unité de rattachement du projet (direction de département ou direction de l'unité de recherche)
  • Décanat de la faculté de rattachement
  • Personnes responsables et en autorité chez le partenaire
  • Si entente en recherche, le VRRCI
  • Direction du BI
  • Le cas échéant, le comité-conseil sur l'internationalisation

Pour plus d’information sur le développement de nouvelles ententes, veuillez écrire à ententes@bi.ulaval.ca.

Renouvellement ou transformation d'une entente

Le BI s’est doté d’outils d’accompagnement afin d'assurer un suivi des partenariats internationaux..

À l’échéance d’uneentente ou d’une lettre d’intention, les responsables du partenariat peuvent demander à ce qu'elle soit renouvelée ou transformée, par exemple, dans le cas d'une lettre d'intention.

À cette fin, une demande formelle devra être adressée au BI dans laquelle les responsables doivent mettre en valeur les intentions de départ et les résultats atteints. Cette demande doit inclure un Rapport synthèse des résultats accomplis.

Les responsables du partenariat peuvent être convoqués pour une rencontre au besoin. En cas de questionnements sur le renouvellement de l'entente, le comité-conseil sur l’internationalisation jugera de la pertinence de renouveler l’entente ou non. Cette décision sera prise après analyse des documents au dossier.

Pour plus d’information sur le renouvellement d’ententes, veuillez écrire à ententes@bi.ulaval.ca.