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Inviter un stagiaire de formation ou de recherche

Vous souhaitez faire venir un étudiant canadien (hors Québec) ou international pour un stage? ce dernier devra être inscrit comme stagiaire de formation ou de recherche pour avoir un statut d’étudiant à l’Université Laval et les avantages qui s’y rattachent.

paysage de collines

En raison de la pandémie de la COVID 19, l’accueil des stagiaires de formation et de recherche en provenance de l’extérieur du Canada n’est possible que s’ils répondent à l’ensemble de ces conditions supplémentaires :

  • éligibles à un permis de travail dispensé d’EIMT et,
  • peuvent voyager vers le Canada et
  • s’engagent auprès de l’Université Laval à assumer les risques liés à leurs démarches d’immigration, leur voyage, leur entrée au Canada et leur quarantaine.

Il vous appartient de vérifier si votre stagiaire répond à tous les critères d’admissibilité avant d’initier les démarches d’invitation.

Si une bourse est versée par l'Université Laval, vous devez vous assurer qu'un premier versement pourra être fait dès l'arrivée de votre stagiaire (pendant sa période de quarantaine).

Il est essentiel de vous assurer que votre stagiaire s'acquitte de l'ensemble de la procédure. Cela est requis pour son inscription dans le cadre du stage de formation ou de recherche.

Important

  • Le statut de stagiaire de formation ou de recherche ne peut être prolongé au-delà de 12 mois. Si vous prévoyez un séjour plus long, veuillez, dès le départ, envisager un autre cadre de mobilité (cotutelle de thèse, admission régulière, etc.).

Critères d'admissibilité de l’étudiant au SFR

  • Être étudiant dans une université canadienne hors Québec ou un établissement à l’étranger.
  • Être invité par un professeur et bénéficier de sa supervision durant son séjour.
  • Mener avec succès les démarches d’immigration temporaire pour les stagiaires qui ne sont pas canadiens ou résidents permanents du Canada.

Le statut de stagiaire au SFR

  • Le stagiaire de formation ou de recherche est inscrit à l’Université Laval
  • Le stagiaire de formation ou de recherche obtient la carte d’identité ULaval et bénéficie de tous les avantages qui s’y rattachent: possibilité d’emprunter des ouvrages à la bibliothèque, accès gratuit aux installations sportives, accès aux résidences universitaires, Internet sans fil sur le campus, etc.
  • Le stagiaire de formation ou de recherche ne paie pas de droits de scolarité.

Dans le cadre de ses activités de stage, le stagiaire est couvert par les assurances de responsabilité civile et professionnelle souscrites par l’Université, mais doit payer les frais d’assurance maladie et hospitalisation s’il n’en est pas exempté. 

Procédure d’invitation

  1. Si votre stagiaire est un étudiant étranger qui vient de l’extérieur du Canada : vous devez lui demander de prendre connaissance du Guide pour les travailleurs et stagiaires étrangers hors Canada invités à l’Université Laval et d’en signer l’engagement et vous le renvoyer avant de commencer vos démarches d’invitation. Voir le procédurier COVID 19 en français et en anglais.
  2. Vous devez préparer et faire signer une convention de stage qui encadre les activités de votre stagiaire.

La convention de stage doit être signée par l’Université Laval et l’établissement d’attache de votre étudiant.  

3. Vous devrez lui envoyer une lettre d'invitation et, si requis, une lettre d'appui.

Il est important de considérer que toute expérience de stage au Canada, rémunérée ou non, requiert un permis de travail pour les personnes qui ne sont pas citoyens canadiens ou résidents permanents du Canada.


Pour les stagiaires en provenance de l’extérieur du Canada :

Vous devrez soumettre le Guide pour les travailleurs et stagiaires étrangers hors Canada invités à l’Université Laval signé par le stagiaire au répondant facultaire afin d’engager vos démarches d’invitation. Consultez la procédure pour inviter un stagiaire de formation à la recherche.

En plus de tous les documents que le stagiaire de formation ou de recherche doit présenter à l’entrée au Canada, il doit également en cette période de pandémie obtenir de son superviseur ou superviseure de stage une lettre d’appui démontrant le caractère essentiel de sa présence sur place et présentant des arguments spécifiques à sa personne.

Voyager au Canada à des fins essentielles, veut dire pour des motifs autres qu’optionnels ou discrétionnaires, et la lettre d’appui pour le ou la stagiaire de formation ou de recherche doit attester de cette nécessité.

Notez cependant qu’être en possession de ces documents ne garantit pas au stagiaire l’entrée au Canada. Ce sera l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) qui déterminera lors de l’arrivée du stagiaire au Canada s’il respecte les différents critères pour entrer au Canada.

Le superviseur ou la superviseure de stage pourrait avoir à répondre à des questions de l’Agence des services frontaliers du Canada.

4. Informez votre stagiaire étranger en provenance de l’extérieur du Canada, qu’il a l'obligation, au moins une semaine avant son arrivée, de compléter le formulaire de confirmation d’arrivée auquel il ou elle devra joindre les documents suivants :

  • L’engagement du Guide pour les travailleurs et stagiaires étrangers hors Canada invités à l’Université Laval signé
  • le plan de quarantaine préparé
  • la lettre d’appui pour voyage essentiel
  • la lettre d'invitation contenant le numéro d'offre d'emploi dispensé d'EIMT
  • la copie du permis de travail ou de la lettre approuvant le permis de travail (lettre d'introduction)

Un procédurier résumant les étapes est disponible en français et en anglais.

Accueil et inscription à l’arrivée

Afin de permettre au stagiaire qui vient de l’extérieur du Canada de respecter les exigences sanitaires des autorités canadiennes (Santé publique Canada), à l’embarquement pour un vol à destination du Canada, et à l’arrivée à un point d’entrée au Canada, l’Université met à la disposition du stagiaire des informations générales sur les procédures actuelles émises par les autorités gouvernementales ainsi qu’un gabarit de plan de quarantaine.

Le non-respect des consignes sanitaires par le stagiaire de formation ou de recherche peut lui valoir une amende pouvant atteindre 750 000 $, une peine d’emprisonnement de 6 mois ou une interdiction de territoire du Canada pour 1 an.

La première démarche à entreprendre pour votre stagiaire sera de procéder à son inscription au Bureau du registraire. Les documents pour l’inscription doivent être transmis par courriel au Bureau du registraire, en utilisant l’adresse sfr@reg.ulaval.ca

Documents à fournir au Bureau du registraire

  • Fiche d'admission et inscription (PDF) dûment remplie et signée
  • Passeport valide pour la durée du séjour
  • Visa de résident temporaire (si applicable)
  • Autorisation de travail émise par Citoyenneté et Immigration Canada (si stagiaire en provenance de l'étranger)
  • Lettre d'invitation
  • Adresse temporaire à Québec

Si une bourse est versée par l'Université Laval, vous devez vous assurer qu'un premier versement pourra être fait dès l'arrivée de votre stagiaire (pendant sa période de quarantaine).

Votre stagiaire pourra débuter son stage à la réception du courriel de confirmation du Bureau du registraire, d'où l'importance de transmettre les documents relatifs à l’inscription quelques jours à l’avance.