Une année financière à l’Université Laval

Contexte

Le budget de l’Université Laval est le fruit d’un effort collectif. Il permet de répondre aux défis d’un monde en transformation, par un encadrement de grande qualité et la poursuite du développement des activités de recherche. Il tient compte de nombreux paramètres dont un contexte inflationniste, une baisse de l'effectif étudiant et un marché de plein emploi. L’élaboration du budget de l’Université Laval repose sur la planification stratégique 2023-2028 qui guide les choix et les décisions en fonction des priorités et des mesures de saine gestion.

La préparation du budget et des états financiers repose sur un travail de collaboration de différents intervenants internes et externes. Ce processus s’étend sur toute une année.

Budget et états financiers

Budget

C’est le document dans lequel un établissement fait état de ses prévisions (hypothèses) de revenus et de dépenses pour l’année à venir. Son entrée en vigueur repose sur l'approbation de différentes instances dont le comité de direction, le Conseil universitaire (CU) et le Conseil d’administration (CA).

États financiers

Les états financiers donnent un portrait de la situation financière à un moment précis. Ils comprennent des données sur les actifs, les passifs ainsi que sur les revenus et dépenses.

Par la suite, un audit doit être effectué afin d’exprimer une opinion quant à la fidélité de l’image que ces états donnent de la situation financière et des résultats selon le référentiel comptable identifié. C'est une obligation légale de produire les états financiers selon les normes comptables.

Cycle financier

Le cycle financier de l'Université est du 1er mai au 30 avril.

La présentation du budget nécessite plusieurs rencontres budgétaires avec les unités. Tout au long de l’année, le Service des finances assure le suivi budgétaire, en collaboration avec les unités. Il prépare les projections budgétaires sur la base des résultats obtenus au 30 septembre et au 31 janvier de l’année budgétaire en cours, ce qui permet de suivre l’évolution des résultats financiers de l’Université.

Mai

  • Nouveau budget
  • Fermeture année financière

Juin

  • Audit par les auditeurs externes
  • Fermeture année financière

Juillet

  • Audit par les auditeurs externes
  • Fermeture année financière

Août

  • Audit par les auditeurs externes
  • Fermeture année financière
  • Préparation de la reddition de comptes

Septembre

  • Présentation aux instances

Octobre

  • Préparation des projections budgétaires
  • Reddition de comptes au ministère de l’Enseignement supérieur (MES)

Novembre

  • Rencontre des unités au comité du budget
  • Rapport à la communauté (année précédente)

Décembre

  • Rencontre des unités au comité du budget
  • Identification des opportunités et des enjeux budgétaires au niveau institutionnel

Janvier

  • Reddition de comptes au 30 avril
  • Rencontre des unités au comité du budget
  • Identification des opportunités et des enjeux budgétaires au niveau institutionnel

Février

  • Préparation des projections budgétaires
  • Rencontre des unités au comité du budget
  • Identification des opportunités et des enjeux budgétaires au niveau institutionnel
  • Orientation et paramètres budgétaires
    • Comité d'audit et de gestion intégrée des risques
    • Présentation au CA

Mars

  • Cadre de gestion financière
  • Identification des opportunités et des enjeux budgétaires au niveau institutionnel

Avril

  • Étapes de dépôt du budget
    • CU avril
    • CA avril
  • Transmission du budget au MES

Rôles des partenaires et des unités

L’Université opère sous un principe de saine gouvernance. Ainsi plusieurs instances administratives et partenaires sont impliqués et imputables dans le cycle financier.

Partenaires externes

Auditeurs externes
Professionnel comptable indépendant, qui en vertu de la loi, peut auditer les états financiers ou autres informations financières d'une entité en vue d'exprimer une opinion destinée à renseigner le propriétaire exploitant, les associés ou les actionnaires, les autorités de réglementation, le fisc, le public et autres parties prenantes sur la fidélité de l'image que ces états ou informations donnent de la situation financière et des résultats de l'entité

Ministère de l’Enseignement supérieur
Soutenir la communauté étudiante et les établissements d’enseignement et promouvoir l’enseignement supérieur afin de contribuer, de façon durable, à l’essor économique, social et culturel du Québec

Ministère de l'Économie de l'Innovation et de l'Énergie
Soutenir la croissance durable de l’économie du Québec, de contribuer à l’essor de la recherche et de l’innovation ainsi que de s’assurer d’une gouvernance responsable des ressources énergétiques

Ministère des Finances
Conseiller le gouvernement en matière financière et de favoriser le développement économique

Unités collaboratrices internes

Comité de direction
Déterminer les orientations et les paramètres budgétaires

Comité de la formule
Composé de doyennes et de doyens ainsi que de directrices exécutives et de directeurs exécutifs de 7 facultés afin de discuter des redistributions facultaires

Comité exécutif
Superviser la réalisation du budget et le proposer au Conseil d’administration. Recevoir, 2 fois par an, les projections budgétaires sur la base des résultats au 30 septembre et au 31 janvier

Comité d'audit et de gestion intégrée des risques
Recevoir les orientations et paramètres budgétaires du Fonds de fonctionnement et les recommander au Conseil d’administration

Conseil d'administration
Adopter les orientations et les paramètres budgétaires applicables à la préparation du budget de fonctionnement et désigner les auditeurs externe

Conseil universitaire
Recevoir le projet de budget, lors d’une séance du mois de mars, et formuler un avis au Conseil d’administration

Directions d'unités
Définir les priorités et projets de l'unité en tenant compte des orientations institutionnelles, et ce, dans le respect du cadre budgétaire 

Décanats
Définir les priorités et projets de la faculté en tenant compte des orientations institutionnelles, et ce, dans le respect du cadre budgétaire, en collaboration avec la directrice exécutive ou le directeur exécutif et les vice-décanats 

Vice-rectorat exécutif
Coordonner tous les travaux de planification et diriger les travaux du Comité du budget 

Vice-rectorat aux ressources humaines et finances
Superviser le processus budgétaire et effectuer son suivi, en collaboration avec le Service des finances

Sources de revenus et de dépenses

Budget global : 855M$

Revenus

  • Subventions du MES (65%)
  • Droits de scolarité (20%)
  • Entreprises auxiliaires, services et aides aux étudiants et autres (15%)
  • Subventions et contrats de recherche

Dépenses

  • Salaires et avantages sociaux (81%)
  • Ressources matérielles  (bourses, mobiliers, équipements)
  • Dépenses institutionnelles (énergie, entretien, chauffage, volumes et licences de la Bibliothèque)

Pour information