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Stagiaires de formation ou de recherche

Si vous êtes un professeur de l'Université Laval désirant inviter un stagiaire étranger, veuillez suivre les directives spécifiques contenues dans l'intranet du VRRHF.

Vous êtes un stagiaire de formation ou de recherche étranger invité pour un séjour à l’Université Laval?

Vous êtes considéré comme un travailleur étranger par l'immigration canadienne, même sans rémunération et même dans le cadre de vos études.

Pour être invité, il faut être admissible à un statut à l’Université Laval et à une autorisation de travail de l’immigration canadienne. Si vous détenez ou êtes admissible à un permis de travail ouvert, en aviser la personne qui vous invite.

Les travailleurs étrangers sont responsables de leurs démarches d’immigration, de respecter les conditions de leur invitation et de leur autorisation de travail canadienne et de renouveler leur permis de travail au besoin. Pour ceux qui ont un permis de travail : si les conditions de travail changent, pour plus ou moins, une lettre d’invitation contenant un nouveau numéro d'offre d'emploi dispensé d'EIMT ainsi qu'un nouveau permis de travail pourraient être requis.

Vaccination contre la COVID-19

Les personnes étrangères doivent être entièrement vaccinées selon les normes canadiennes pour entrer au Canada.

De plus, les stagiaires de formation ou de recherche doivent être adéquatement protégés contre la COVID-19 selon les normes québécoises pour pouvoir accéder à un établissement de santé et de services sociaux ou à un centre de recherche attenant à un tel établissement dans le cadre de leur stage au Québec.

Pour connaître la liste des vaccins acceptés au niveau du Québec, contacter sa faculté d’accueil. Comme les normes canadiennes et québécoises diffèrent, les stagiaires sont responsables de s’assurer que leurs vaccins sont conformes aux deux normes. 

Admissibilité et invitation

Être admissible au statut de stagiaire de formation ou de recherche et être invité par un professeur de l'Université Laval. 

Validité du passeport

Avoir un passeport valide plus de trois mois après la fin prévue du séjour, le séjour et les documents d’immigration ne pouvant pas dépasser sa date d’expiration.

Délais de traitement

Commencer les démarches aussi tôt que 6 mois à l’avance vu les délais de traitement des démarches d’immigration.

La pandémie COVID-19 peut avoir un impact sur ces délais.

Lettre d'invitation et convention de stage

Recevoir une lettre d’invitation pour son séjour et faire signer une convention de stage selon cette procédure.

La lettre met en évidence l’autorisation de travail requise et les conditions du séjour. Elle est essentielle pour les démarches d’immigration et le passage à la douane canadienne. 

Démarches d'immigration

Ces démarches sont pour un premier séjour. Si vous êtes déjà au Canada, il faudra plutôt suivre, si cela est applicable, les instructions pour la prolongation de permis de travail.

Important : votre droit au travail sera limité par la permission que vous obtiendrez ainsi que par ce qui a été prévu dans votre lettre d’invitation. Vous ne pourrez pas occuper un autre emploi au Canada (à moins d’avoir exceptionnellement obtenu un permis de travail ouvert). Il est donc important que vous ayez les moyens financiers de subvenir à vos besoins durant votre séjour.
 

Pour les stagiaires de formation ou de recherche, il y a 4 autorisations de travail possibles :

Dispense de permis de travail

  • pour 120 jours de recherche universitaire consécutifs ou moins (sans enseignement) : attention, si le séjour risque de durer plus longtemps que 120 jours, il faut demander un permis de travail (si possible)
  • pour étudiants en soins de santé (stage de formation clinique ou pratique)

Permis de travail dispensé d'EIMT

  • pour une bourse de recherche universitaire
  • sous le programme Stage coop international d'Expérience internationale Canada

Faire les démarches pour l'autorisation indiquée dans la lettre d'invitation, en suivant les instructions correspondantes ci-dessous.

En cas de doute, contactez le répondant facultaire à l'Université Laval.

Billet d'avion

Avant d’acheter le billet d’avion, de faire les arrangements de séjour et de voyager au Canada, il faut attendre :

  • d'avoir reçu le visa et/ou l'approbation du permis de travail
  • d’avoir rassemblé tous les documents nécessaires à l’entrée au Canada énumérés à la section « Passage à la douane canadienne »

Au besoin seulement, arriver quelques jours avant le début du séjour pour les démarches administratives.

Arrangements de séjour

Pour des suggestions de logement et de l’information pratique quant à votre séjour, consulter la rubrique « Vivre à Québec » dans la section « Étudiants étrangers » de la page du Bureau de la vie étudiante. Même si en tant que travailleur étranger, vous n’avez pas accès aux services du Bureau de la vie étudiante, certaines informations vous seront utiles.

Passage à la douane canadienne

Le passage à la douane s’effectue au premier aéroport canadien franchi, en deux étapes. L’inspection primaire commence avec des bornes automatisées, où il faut répondre aux questions, contre-vérifier vos données biométriques si elles ont déjà été prélevées par le Canada et prendre le reçu. Elle se poursuit par une rencontre avec les services frontaliers, à qui il faut remettre le reçu. Rappel : même si vous êtes dispensé(e) de permis de travail, vous êtes une travailleuse ou un travailleur face à l’immigration canadienne. 

L’inspection secondaire est la rencontre avec les services d’immigration, pour obtenir le permis de travail. Les documents à préparer sont indiqués ci-dessous, selon que vous soyez dispensé(e) de permis de travail ou non.

S’il s’agit d’une escale ou d’un vol qui arrive à Montréal, il faut prévoir assez de temps avant de prendre le prochain avion ou l’autobus. Des délais importants ont été observés dans les derniers mois.

Obtenir un Numéro d’assurance sociale (NAS)

Le NAS est obligatoire pour recevoir un salaire versé par l'Université Laval ou un autre employeur canadien et pour certaines bourses canadiennes.

Il est possible d’obtenir un NAS dans un Centre de Service Canada. Il est préférable de prendre rendez-vous en ligne au préalable, et il faut apporter son passeport et son permis de travail original.

Coordonnées du Centre de Service Canada le plus près de l’Université.

Obtenir une couverture d'assurance maladie et hospitalisation

En s’inscrivant au Bureau du registraire, les stagiaires étrangers sont automatiquement couverts par le régime collectif d’assurance maladie et hospitalisation pour les étudiants et stagiaires étrangers de l’Université Laval. Le coût actuel est de 75 $ par mois. Consulter ce lien pour plus d'information sur cette assurance.

Cette assurance est obligatoire et de ce fait, aucune assurance personnelle ne peut remplacer cette dernière.

Les étudiants et stagiaires de recherche étrangers admissibles à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) notamment par le biais d’une entente en matière de sécurité sociale conclue avec le Québec pourront être exemptés d’adhérer au régime d’assurance maladie et hospitalisation obligatoire s'ils font les démarches nécessaires dans les délais impartis.

Notez que le régime collectif d’assurance maladie et hospitalisation de l’Université Laval ainsi que la RAMQ ne peuvent prendre effet qu’à l’arrivée au Québec.

Si vous pensez avoir une quarantaine à faire en raison de la COVID-19 en dehors de la province de Québec, nous vous recommandons fortement, et il relève de votre responsabilité, de souscrire une assurance voyage santé et frais médicaux d’urgence complète qui inclut les coûts liés à la COVID-19 pour toute la durée de votre déplacement jusqu’à votre arrivée dans la province de Québec, ainsi que pour la totalité de votre période de quarantaine à l’extérieur de la province de Québec, incluant la possibilité d’une prolongation si vous contractez la COVID-19 ou développez des symptômes de la maladie.

Si des membres de la famille accompagnent le stagiaire au Canada, s'assurer qu'ils sont adéquatement couverts par une assurance maladie personnelle. L'assurance des étudiants et stagiaires étrangers de l'Université Laval n’offre pas de couverture familiale.

Selon les besoins personnels ou familiaux, souscrire à une assurance privée complémentaire de son choix.

Pour toute question concernant les assurances, envoyer un courriel à sfr@reg.ulaval.ca.

Inscription à l'Université Laval

Tout stagiaire de formation ou de recherche doit être officiellement inscrit à temps complet à l’Université Laval. Il bénéficie d'une inscription à 0 crédit qui lui confère un statut d'études à temps complet. Cette inscription est renouvelable chaque session, selon la durée du séjour, pour un maximum d'une année (12 mois). L'adhésion au régime collectif d'assurance maladie et hospitalisation de l'Université Laval offert par Desjardins Assurances est aussi renouvelable chaque session, selon la durée du séjour. Cette inscription ne peut mener à l'attribution de crédits universitaires de l'Université Laval.

À votre arrivée à l'Université Laval

La première démarche à entreprendre à votre arrivée est d'envoyer les documents requis pour votre inscription à sfr@reg.ulaval.ca ou de les déposer au Bureau du registraire. Lorsque votre inscription sera effective (3 à 5 jours ouvrables), le Bureau du registraire vous transmettra un courriel de confirmation d’inscription vous informant de votre adresse électronique officielle, de votre numéro d’identification (NI), de votre IDUL et de la façon d'accéder à votre carte d'identité virtuelle. Vous pourrez débuter votre stage sur réception de ce courriel de confirmation, d’où l’importance d’arriver quelques jours avant le début de votre stage afin d’effectuer ces démarches. L’adhésion au régime d’assurance maladie et hospitalisation de l’Université Laval étant obligatoire, vous recevrez, au cours des semaines suivant votre inscription à l’Université Laval, un courriel du Bureau du registraire vous indiquant le numéro du contrat d’assurance et votre numéro de certificat personnel qui vous a été attribué par notre assureur (Desjardins). Avec ces informations, vous pourrez avoir accès à votre carte d’adhérent virtuelle (appelée carte de paiement) via le site pour les adhérents de Desjardins ou via leur application mobile.

Documents à fournir au Bureau du registraire

En cas de changements à votre séjour

  • Vous vous engagez à aviser le responsable du Bureau du registraire (sfr@reg.ulaval.ca) de tout changement à votre dossier (coordonnées, durée du séjour, admissibilité à la RAMQ, etc.).

COVID-19 et mesures en place au Québec et à l'Université Laval

Vous pouvez vous informer sur la situation et les règles sanitaires en vigueur sur la page du gouvernement du Québec. Si vous souhaitez trouver de l’information plus spécifique à la ville de Québec, elle est située dans la région administrative de la Capitale-Nationale.

L’Université Laval a également une page d’information sur la COVID-19.

Prolongation du permis de travail

Au besoin, prolonger le permis de travail. S’y prendre aussitôt que 6 mois avant l’expiration de votre permis encore valide.

La prolongation est également la démarche à effectuer si vous êtes déjà au Canada avec un permis de travail valide pour un autre emploi.

À noter que les programmes d’Expérience internationale Canada ont leurs propres règles de prolongation.

Une fois la prolongation demandée, vous pouvez continuer à travailler avec votre permis de travail tant qu’il est valide.

Si la prolongation est pour le même emploi et les mêmes conditions de travail que votre permis de travail actuel et que celui-ci expire avant que vous ayez reçu le nouveau permis, vous pouvez bénéficier du droit au travail sous le statut conservé, si vous en rencontrez les conditions. Quitter le Canada mettra fin au droit au travail.

Si la prolongation est pour un nouvel emploi et que vous souhaitez le commencer avant la réception de votre nouveau permis de travail, vous pouvez, si vous en rencontrez les conditions, faire la démarche pour changer d’emploi durant la COVID-19.

Les dispenses de permis de travail (pour séjours de recherche universitaire de 120 jours consécutifs ou moins ou pour étudiants en soins de santé (stage de formation clinique ou pratique)) ne peuvent être prolongées. 

Pour plus d'informations

Selon votre emplacement, vous pouvez référer aux ressources suivantes :

De l’étranger :

Du Canada :

Au besoin, vous pouvez soumettre votre question à votre répondant facultaire à l'Université Laval (PDF).

Ce site web a pour but de fournir de l'information générale sur les procédures actuelles, qui peuvent changer à tout moment et sans préavis. Les lois et les règlements en vigueur au Québec et au Canada de même que les sites web du ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), et d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ont préséance sur ce site web. Dernière mise à jour: 29-07-2022.