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Stagiaires de formation ou de recherche

En raison de la pandémie de de la COVID 19, l’accueil des stagiaires de formation et de recherche en provenance de l’extérieur du Canada n’est possible que s’ils répondent à l’ensemble de ces conditions supplémentaires:

  • éligibles à un permis de travail dispensé d’EIMT et,
  • peuvent voyager vers le Canada et
  • s’engagent auprès de l’Université Laval à assumer les risques liés à leurs démarches d’immigration, leur voyage, leur entrée au Canada et leur quarantaine.

Il vous appartient de vérifier si vous répondez à tous les critères d’admissibilité avant d’initier les démarches.

Les dispenses de permis de travail ne permettant pas dans les conditions actuelles d’être exempté des restrictions sur les voyages, les stagiaires de formation ou de recherche devront être éligibles à un permis de travail dispensé d’EIMT pour une bourse recherche canadienne ou étrangère (C-44). À noter que le permis de travail Stage coop international d’Expérience internationale Canada n’est pas accessible pour le moment en raison de la pandémie COVID-19. Pour plus d’information.

Si vous êtes un professeur de l'Université Laval désirant inviter un stagiaire de formation ou de recherche, veuillez suivre la procédure d’invitation.

Vous êtes un stagiaire de formation ou de recherche étranger invité pour un séjour à l’Université Laval?

Vous êtes considéré comme un travailleur étranger par l'immigration canadienne, même sans rémunération et même dans le cadre de vos études.

Pour être invité, il faut être admissible à un statut à l’Université Laval et à une autorisation de travail de l’immigration canadienne. Si vous détenez un permis de travail ouvert, en aviser la personne qui vous invite.

Les travailleurs étrangers sont responsables de leurs démarches d’immigration, de respecter les conditions de leur invitation et de leur autorisation de travail canadienne et de renouveler leur permis de travail au besoin. Si les conditions de travail changent, pour plus ou moins, une nouvelle lettre d’invitation et un nouveau permis de travail pourraient être requis.

Admissibilité et invitation

Être admissible au statut de Stagiaire de formation ou de recherche et être invité par un professeur de l'Université Laval. 

ATTENTION : Le statut de stagiaire de formation à la recherche ne peut être prolongé au-delà de 12 mois. Si vous prévoyez un séjour plus long, veuillez, dès le départ, prévoir un autre cadre de mobilité (ex. : cotutelle, inscription régulière, etc.)

Validité du passeport

Avoir un passeport valide plus de trois mois après la fin prévue du séjour, le séjour et les documents d’immigration ne pouvant pas dépasser sa date d’expiration.

Délais de traitement

Commencer les démarches au moins 4 mois à l’avance vu les délais de traitement des démarches d’immigration.

Lettre d'invitation et convention de stage

Recevoir une lettre d’invitation pour son séjour et faire signer une convention de stage (version anglaise). La lettre met en évidence l’autorisation de travail requise et les conditions du séjour. La lettre est essentielle pour les démarches d’immigration et le passage à la douane canadienne. Pour les étudiants qui viennent dans le cadre d’un protocole d’échange étudiant, la convention de stage n’est pas requise.

Démarches d'immigration

Permis de travail dispensé d’EIMT pour une bourse

a) Remplir les critères de cette dispense

  • Être titulaire d’une bourse de recherche universitaire accordée par un établissement étranger

ou

  • Être titulaire d’une bourse de recherche universitaire accordée par une université canadienne pour de la recherche, selon ces critères :
    • la bourse découle d’un processus de sélection, en fonction de l’excellence académique, qui doit être prouvable sur demande (critères d’admissibilité, mise en candidature, critères ou processus de sélection, etc.)
    • la bourse doit être versée directement au travailleur étranger, en guise de rémunération
    • le travailleur étranger doit jouer un rôle important dans un projet de recherche canadien
    • l’importance de son rôle se justifie par son excellence académique ou son expertise
    • il est peu probable qu’un étudiant au premier cycle rencontre ces critères
    • inclut les bourses d’Affaires mondiales Canada, comme le Programme des futurs leaders dans les Amériques et les bourses Mitacs
    • la bourse ne doit pas principalement servir à recruter
    • a priori, le fait pour un professeur d’offrir un montant d’argent de ses propres fonds à un travailleur étranger ne répond pas à ces critères

Lire le descriptif officiel de cette dispense d’EIMT (dispense C-44 « Titulaires d'une bourse accordée par des établissements étrangers » ou « Titulaire d'une bourse accordée par des établissements canadiens »), qui a préséance.

b) Si requis, effectuer l’examen médical de l’immigration canadienne

c) Si requis, obtenir la permission de l’ordre professionnel

d) Demander un permis de travail dispensé d'EIMT

Billet d'avion

Attention, si un visa et/ou un permis de travail sont requis, attendre d'avoir reçu le visa et/ou l'approbation du permis de travail avant d'acheter le billet d'avion.

Dans tous les cas, attendre d’avoir rassemblé tous les documents nécessaires à l’entrée au Canada énumérés à la section « Passage à la douane canadienne » avant d’acheter le billet d’avion, de faire les arrangements de séjour et de voyager au Canada.

Prévoir arriver quelques jours avant le début du stage pour les démarches administratives.

Arrangements de séjour

Pour des suggestions de logement et de l’information pratique quant à votre séjour, consulter la rubrique « Vivre à Québec » dans la section « Étudiants étrangers » de la page du Bureau de la vie étudiante. Même si en tant que travailleur étranger, vous n’avez pas accès aux services du Bureau de la vie étudiante, certaines informations vous seront utiles.

Passage à la douane canadienne

Pour un permis de travail

La douane sera celle du premier aéroport canadien franchi.

Attention, voyager avec ces documents à portée de main et non dans les bagages enregistrés :

  • passeport valide
  • autorisation de voyage électronique ou visa valide
  • lettre approuvant le permis de travail, en suivre les instructions et la montrer au douanier afin qu’il imprime le permis de travail
  • lettre d’invitation avec le numéro de téléphone du professeur
  • preuve que les critères de la dispense d’EIMT utilisée sont rencontrés, ex.: lettre confirmant une bourse, diplôme de doctorat, preuve d'un poste de professeur à l'étranger, etc.
  • si requis, preuve de l’examen médical
  • si requis, permission de l’ordre professionnel
  • tout autre document pouvant être requis par l’immigration canadienne pour entrer au Canada d’après ces exigences :

Le douanier a le dernier mot sur votre entrée au Canada. Si tout est régulier, il émettra le permis de travail. Avant de quitter la douane, vérifier que tous les renseignements sur le permis sont exacts notamment quant à votre identité, à l'employeur (Université Laval), la ville (Québec), le statut sous lequel vous avez été invité (professeur invité, chercheur invité, stagiaire postdoctoral, moniteur clinique ou stagiaire de formation ou de recherche), la date d'expiration (au moins la durée de l’invitation, à moins que le passeport n’expire avant), le numéro d’offre d’emploi dispensé d’EIMT et les conditions inscrites (ex. : si vous avez effectué l’examen médical, il ne doit pas y avoir de restriction quant au travail auprès de patients, d’enfants ou de personnes âgées). Une erreur quant à l’une de ces informations pourrait vous empêcher de travailler au Canada pendant plusieurs semaines, et il sera plus simple de la corriger sur place.

Obtenir un Numéro d’assurance sociale (NAS)

Le NAS est obligatoire pour recevoir un salaire ou une bourse versés par l'Université Laval ou un autre employeur canadien.

Durant la pandémie COVID-19, il peut toujours s’obtenir sur place, après complétion de la quarantaine. Il faut prendre rendez-vous ici et apporter son permis de travail original.

Obtenir une couverture d'assurance maladie et hospitalisation

En s’inscrivant au Bureau du registraire, les stagiaires étrangers sont automatiquement couverts par le régime collectif d’assurance maladie et hospitalisation pour les étudiants et stagiaires étrangers de l’Université Laval. Le coût est de 75 $ par mois. Consulter ce lien pour plus d'information sur cette assurance.

Cette assurance est obligatoire et de ce fait, aucune assurance personnelle ne peut remplacer cette dernière.

Les étudiants et stagiaires de recherche étrangers admissibles à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) notamment par le biais d’une entente en matière de sécurité sociale conclue avec le Québec pourront être exemptés d’adhérer au régime d’assurance maladie et hospitalisation obligatoire s'ils font les démarches nécessaires dans les délais impartis.

Si des membres de la famille accompagnent le stagiaire au Canada, s'assurer qu'ils sont adéquatement couverts par une assurance maladie personnelle. L'assurance des étudiants et stagiaires étrangers de l'Université Laval n’offre pas de couverture familiale.

Selon les besoins personnels ou familiaux, souscrire à une assurance privée complémentaire de son choix.

Pour toute question concernant les assurances, envoyer un courriel à sfr@reg.ulaval.ca.

Inscription

Inscription à l'Université Laval

Tout stagiaire de formation ou de recherche doit être officiellement inscrit à temps complet à l’Université Laval. Il bénéficie d'une inscription à 0 crédit qui lui confère un statut d'études à temps complet. Cette inscription est renouvelable chaque session, selon la durée du séjour, pour un maximum d'une année (12 mois). L'adhésion au régime collectif d'assurance maladie et hospitalisation de l'Université Laval offert par Desjardins Assurances est aussi renouvelable chaque session, selon la durée du séjour. Cette inscription ne peut mener à l'attribution de crédits universitaires de l'Université Laval.

À votre arrivée à l'Université Laval

La première démarche à entreprendre à votre arrivée est de déposer les documents requis à votre inscription au Bureau du registraire. Lorsque votre inscription sera effective (3 à 5 jours ouvrables), le Bureau du registraire vous transmettra un courriel de confirmation d’inscription vous informant de votre adresse électronique officielle, de votre numéro d’identification (NI), de votre IDUL et de la disponibilité de votre carte d’identité. Vous pourrez débuter votre stage sur réception de ce courriel de confirmation, d’où l’importance d’arriver quelques jours avant le début de votre stage afin d’effectuer ces démarches. L’adhésion au régime d’assurance maladie et hospitalisation de l’Université Laval étant obligatoire, une carte d’assurance maladie sera commandée dans les jours suivant votre inscription. Un courriel vous sera transmis lors de la réception de votre carte d’assuré au Bureau du registraire.

Documents à fournir au Bureau du registraire

En cas de changements à votre séjour

  • Vous vous engagez à aviser le responsable du Bureau du registraire (sfr@reg.ulaval.ca) de tout changement à votre dossier (coordonnées, durée du séjour, admissibilité à la RAMQ, etc.).

Prolongation du permis de travail

Au besoin, prolonger le permis de travail.

Les dispenses de permis de travail (pour étudiants en soins de santé (stage pratique) ou pour séjours de recherche universitaire de 120 jours ou moins) ne peuvent être prolongées.

Pour plus d'informations

Selon votre emplacement, vous pouvez référer aux ressources suivantes :

De l’étranger :

Du Canada :

Au besoin, vous pouvez soumettre votre question au répondant facultaire à l'Université Laval (PDF).

Ce site web a pour but de fournir de l'information générale sur les procédures actuelles, qui peuvent changer à tout moment et sans préavis. Les lois et les règlements en vigueur au Québec et au Canada de même que les sites web du ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), et Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ont préséance sur ce site web.
Dernière mise à jour: 15-7-2019