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Stagiaires de formation ou de recherche

COVID-19

Les personnes dispensées de permis de travail peuvent entrer au Canada seulement si elles sont entièrement vaccinées selon les normes canadiennes.

À compter du 15 janvier 2022, toutes les personnes qui ont un permis de travail valide (ou une lettre approuvant un permis de travail) doivent également être entièrement vaccinées selon les normes canadiennes pour entrer au Canada.

Les étrangers entièrement vaccinés doivent tout de même préparer un plan de quarantaine.

De plus, les stagiaires de formation ou de recherche doivent être adéquatement protégés contre la COVID-19 pour pouvoir accéder à un établissement de santé et de services sociaux ou à un centre de recherche attenant à un tel établissement dans le cadre de leur stage au Québec.

Les normes de protection québécoises et les vaccins approuvés pour entrer au Canada peuvent différer. Les stagiaires sont responsables de s’assurer que leurs vaccins rencontrent les critères du Canada et du Québec.

En raison de la pandémie de la COVID-19, les démarches d’invitation et d’immigration pour les stagiaires de formation ou de recherche ont été modifiées. Veuillez consulter la page COVID-19 pour les Stagiaires et travailleurs étrangers.

Vous êtes un stagiaire de formation ou de recherche étranger invité pour un séjour à l’Université Laval?

Vous êtes considéré comme un travailleur étranger par l'immigration canadienne, même sans rémunération et même dans le cadre de vos études.

Pour être invité, il faut être admissible à un statut à l’Université Laval et à une autorisation de travail de l’immigration canadienne. Si vous détenez un permis de travail ouvert, en aviser la personne qui vous invite.

Les travailleurs étrangers sont responsables de leurs démarches d’immigration, de respecter les conditions de leur invitation et de leur autorisation de travail canadienne et de renouveler leur permis de travail au besoin. Si les conditions de travail changent, pour plus ou moins, une nouvelle lettre d’invitation et un nouveau permis de travail pourraient être requis.

Admissibilité et invitation

Être admissible au statut de stagiaire de formation ou de recherche et être invité par un professeur de l'Université Laval. 

ATTENTION : Le statut de stagiaire de formation à la recherche ne peut être prolongé au-delà de 12 mois. Si vous prévoyez un séjour plus long, veuillez, dès le départ, prévoir un autre cadre de mobilité (ex. : cotutelle, inscription régulière, etc.).

Validité du passeport

Avoir un passeport valide plus de trois mois après la fin prévue du séjour, le séjour et les documents d’immigration ne pouvant pas dépasser sa date d’expiration.

Délais de traitement

Commencer les démarches aussi tôt que 6 mois à l’avance vu les délais de traitement des démarches d’immigration.

Lettre d'invitation et convention de stage

Recevoir une lettre d’invitation pour son séjour et faire signer une convention de stage (version anglaise). La lettre met en évidence l’autorisation de travail requise et les conditions du séjour. La lettre est essentielle pour les démarches d’immigration et le passage à la douane canadienne. Pour les étudiants qui viennent dans le cadre d’un protocole d’échange étudiant, la convention de stage n’est pas requise.

Démarches d'immigration

Pour les stagiaires de formation ou de recherche, il y a 4 autorisations de travail possibles :

Dispense de permis de travail – réservées aux personnes entièrement vaccinées

  • pour 120 jours de recherche universitaire consécutifs ou moins (sans enseignement) : attention, si le séjour risque de durer plus longtemps que 120 jours, il faut demander un permis de travail (si possible)
  • pour étudiants en soins de santé (stage de formation clinique ou pratique)

Permis de travail dispensé d'EIMT

  • pour une bourse de recherche universitaire
  • sous le programme Stage coop international d'Expérience internationale Canada

Faire les démarches pour l'autorisation indiquée dans la lettre d'invitation, en suivant les instructions correspondantes ci-dessous.

a) Remplir les critères de cette dispense et en connaître les limites

  • Être à l’extérieur du Canada au moment de faire la demande
  • La durée du séjour de recherche est de 120 jours consécutifs ou moins, à partir du moment où la dispense est accordée (entrée initiale au Canada)
    • Si vous souhaitez arriver au Canada quelques jours à l’avance pour vous installer, ces jours sont normalement perdus sur le total de 120 jours disponibles.
    • Comme vous le verrez dans les instructions pour le passage à la douane canadienne, une fiche visiteur est obligatoire pour recevoir un Numéro d’assurance sociale, lui-même obligatoire pour recevoir une rémunération (salaire ou bourse) de l’Université Laval. Cette fiche visiteur limitera votre séjour au Canada.
    • Si vous avez besoin d’une fiche visiteur et que vous souhaitez rester plus longtemps que l’invitation ou les 120 jours, il faut l’expliquer au douanier, preuves à l’appui (ex. billet d’avion de retour si vous l’avez déjà) : c’est le douanier qui décidera de la durée totale de votre séjour. S’il refuse, une fois au Canada, vous devrez tenter de prolonger votre statut visiteur avant l’expiration de votre statut initial.
    • Si vous n’avez pas besoin d’une fiche visiteur, vous pourrez rester au Canada jusqu’à 6 mois, sauf décision contraire du douanier, mais l’activité de recherche doit se terminer dans les 120 jours de votre entrée au Canada.
  • Au moins 12 mois se sont écoulés depuis le début de la dernière utilisation de cette dispense
  • La raison principale du séjour est la recherche dans une université canadienne, ce qui exclut l’enseignement
  • Le travailleur étranger vient jouer un rôle important ou ajouter de la valeur dans un projet de recherche
  • Ce rôle ou cette valeur se justifient par l’excellence de son parcours universitaire ou de son expertise
  • Ce rôle est proportionnel à son expérience ou son expertise
  • Les étudiants au premier cycle et aux cycles supérieurs peuvent bénéficier de cette dispense s’ils en remplissent tous les critères
  • Avoir reçu une lettre d’invitation en ce sens (durée, description du travail de recherche et justification des critères de la dispense)
  • Ne se prolonge pas: si le séjour peut durer plus de 120 jours, un permis de travail est requis dès le début

Lire le descriptif officiel de cette dispense de permis de travail, qui a préséance.

b) Si requis, effectuer l’examen médical de l’immigration canadienne

c) Si requis, obtenir la permission de l’ordre professionnel

d) Déterminer le document requis pour entrer au Canada (autorisation de voyage électronique ou visa) et effectuer la démarche correspondante

a) Remplir les critères de cette dispense et en connaître les limites

  • Être inscrit comme étudiant dans un programme de soins de santé humaine dans une université à l'étranger qui, au Québec, mènerait à une profession réglementée par un ordre professionnel
  • Être invité pour une durée d’environ une session, pour un stage de formation clinique ou pratique (incluant des interactions directes avec les patients), mais pas pour de la recherche
  • Le stage fait partie du programme d’études à l’étranger
  • Le stagiaire retournera compléter son programme d’études à l’étranger après son stage
  • Sont exclus les étudiants en médecine ayant terminé leur doctorat (M.D.) et les résidents en médecine
  • L’étudiant doit avoir une lettre de son établissement confirmant son inscription dans son programme, que le stage au Québec en fait partie ainsi que la durée du stage 
  • L’étudiant doit avoir réussi l’examen médical de l’immigration canadienne
  • L’étudiant doit avoir obtenu une permission de l’ordre professionnel régissant la profession au Québec (ou une lettre de non-objection)
  • L’étudiant doit avoir les fonds suffisants pour son séjour

Lire le descriptif officiel de cette dispense de permis de travail, qui a préséance.

b) Effectuer l’examen médical de l’immigration canadienne

c) Obtenir la permission de l’ordre professionnel

d) Déterminer le document requis pour entrer au Canada (autorisation de voyage électronique ou visa) et effectuer la démarche correspondante


1. Démarches lorsqu'une autorisation de voyage électronique (AVÉ) est requise

  • Obtenir une lettre de facilitation du bureau des visas canadiens qui dessert son pays de résidence, qui confirmera la réussite de l’examen médical et la dispense de permis de travail pour étudiants en soins de santé. Elle se demande par courriel, avec les informations suivantes :
    • copie de la page d’identité du passeport
    • une copie de la fiche d'information d'e-Medical ou une copie de la première page du « Rapport de l'examen médical préalable, Sommaire et données biométriques du requérant (Copie du client) » [IMM 1017B-PRÉALABLE]
    • copie de la lettre d’invitation
    • dans le courriel, écrire son nom complet comme dans le passeport, sa date de naissance et ses coordonnées, y compris un numéro de téléphone et une adresse postale
  • Demander une AVÉ

2. Démarches lorsqu'un visa est requis. Ne pas oublier d’y mentionner et d’ajouter la preuve de l’examen médical. 

a) Remplir les critères de cette dispense

  • Être titulaire d’une bourse de recherche universitaire étrangère pour son séjour

ou

  • Être titulaire d’une bourse de recherche universitaire canadienne, selon ces critères :
    • la bourse découle d’un processus de sélection, en fonction de l’excellence académique, qui doit être prouvable sur demande (critères d’admissibilité, mise en candidature, critères ou processus de sélection, etc.)
    • la bourse doit être versée directement au travailleur étranger, en guise de rémunération
    • le travailleur étranger doit jouer un rôle important dans un projet de recherche canadien
    • son rôle se justifie et est proportionnel à l'excellence de son parcours universitaire ou à son expertise, qui doit être prouvable aussi
    • il est peu probable qu’un étudiant au premier cycle rencontre ces critères : dans ces cas, il faut bien justifier
    • inclut les bourses d’Affaires mondiales Canada, comme le Programme des futurs leaders dans les Amériques, les bourses Canada-ANASE (Association des Nations de l'Asie du Sud-Est) et les bourses Mitacs
    • la bourse ne doit pas principalement servir à recruter
    • a priori, le fait pour un professeur d’offrir un montant d’argent de ses propres fonds à un travailleur étranger ne répond pas à ces critères

IMPORTANT : le stagiaire doit joindre une preuve de sa bourse dans sa demande de permis de travail, sous les « renseignements du client ».

Lire le descriptif officiel de cette dispense d’EIMT (dispense C-44 « Titulaires d'une bourse accordée par des établissements étrangers » ou « Titulaire d'une bourse accordée par des établissements canadiens »), qui a préséance.

b) Si requis, effectuer l’examen médical de l’immigration canadienne

c) Si requis, obtenir la permission de l’ordre professionnel

d) Demander un permis de travail dispensé d'EIMT

Il s'agit d'un programme pour les jeunes d’une vingtaine de pays qui, dans le cadre de leurs études, effectuent un stage au Canada :

  1. respecter les critères pour son pays
  2. tenir compte des délais (choisir « Résidence temporaire (visite, études, travail) » puis « Expérience internationale Canada »)
  3. recevoir une lettre d’invitation du professeur, sans numéro d’offre d’emploi dispensé d’EIMT
  4. s’inscrire dans le « bassin » du programme
  5. les places dans le bassin sont distribuées aléatoirement par « invitation ». S'informer sur les rondes d’invitation (la saison 2021 se terminera le 12 novembre 2021 : il faudra alors attendre l’ouverture de la saison 2022). Quand le stagiaire reçoit une invitation à demander un permis de travail, il peut être dispensé d'EIMT : il en avise le professeur, qui lui remet une lettre d'invitation mise à jour avec le numéro d'offre d'emploi dispensée d'EIMT
  6. soumettre sa demande de permis de travail en suivant les instructions propres aux programmes d’EIC et les suivantes :
    • titre de poste : « Stagiaire de formation ou de recherche »
    • code de la classification nationale des professions: « 4012 », sauf si échange avec un Cégep
    • l’Université Laval a payé les « frais de conformité »
    • certaines instructions concernant la demande de permis de travail dispensée d’EIMT pourraient aider avec la demande de permis
    • un examen médical ou la permission d'un ordre professionnel pourraient être requis
    • l’autorisation de voyage électronique (AVÉ) ou le visa sont inclus dans la demande. L’AVÉ sera inscrite dans la lettre approuvant le permis de travail
    • attendre l'approbation du permis de travail avant d'acheter le billet d'avion.
    • Attention : venir au Canada avant l’approbation du permis de travail vous causera des problèmes et pourrait même résulter en votre renvoi du Canada.

En cas de refus

Il peut arriver qu’une demande de permis de travail ou de visa soit refusée. Si c’est le cas, vous pouvez en aviser votre répondant facultaire à l'Université Laval (PDF). Un conseiller en immigration évaluera alors avec lui le dossier.

S’il vous est conseillé de faire une nouvelle demande de permis de travail, attention d’obtenir une nouvelle lettre d’invitation avec un nouveau numéro d’offre d’emploi dispensé d’EIMT.
 

Billet d'avion

Attention, si un visa et/ou un permis de travail sont requis, attendre d'avoir reçu le visa et/ou l'approbation du permis de travail, ainsi que les documents pour entrer au Canada durant la pandémie COVID-19, avant d'acheter le billet d'avion.

Dans tous les cas, attendre d’avoir rassemblé tous les documents nécessaires à l’entrée au Canada énumérés à la section « Passage à la douane canadienne », ainsi que les documents pour entrer au Canada durant la pandémie COVID-19, avant d’acheter le billet d’avion, de faire les arrangements de séjour et de voyager au Canada.

Au besoin seulement, arriver quelques jours avant le début du stage pour les démarches administratives.

Arrangements de séjour

Pour des suggestions de logement et de l’information pratique quant à votre séjour, consulter la rubrique « Vivre à Québec » dans la section « Étudiants étrangers » de la page du Bureau de la vie étudiante. Même si en tant que travailleur étranger, vous n’avez pas accès aux services du Bureau de la vie étudiante, certaines informations vous seront utiles.

Passage à la douane canadienne

ATTENTION : il faut ajouter à la liste de documents correspondant à votre situation (dispense de permis de travail ou permis de travail) tous les documents en lien avec la pandémie COVID-19, listés dans la procédure d’invitation et sur cette page.

Veuillez imprimer ce document (PDF) et suivre les instructions pour préparer votre passage à la douane canadienne.

La douane sera celle du premier aéroport canadien franchi.

Attention, voyager avec ces documents à portée de main et non dans les bagages enregistrés :

  • passeport valide
  • autorisation de voyage électronique ou visa valide
  • lettre approuvant le permis de travail, en suivre les instructions et la montrer au douanier afin qu’il imprime le permis de travail
  • lettre d’invitation avec le numéro de téléphone du professeur
  • preuve que les critères de la dispense d’EIMT utilisée sont rencontrés, ex.: lettre confirmant une bourse, diplôme de doctorat, preuve d'un poste de professeur à l'étranger, etc.
  • si requis, preuve de l’examen médical
  • si requis, permission de l’ordre professionnel
  • tout autre document pouvant être requis par l’immigration canadienne pour entrer au Canada d’après ces exigences :

Le douanier a le dernier mot sur votre entrée au Canada. Si tout est régulier, il émettra le permis de travail. Avant de quitter la douane, vérifier que tous les renseignements sur le permis sont exacts notamment quant à votre identité, à l'employeur (Université Laval), la ville (Québec), le statut sous lequel vous avez été invité (professeur invité, chercheur invité, stagiaire postdoctoral, moniteur clinique, stagiaire de formation ou de recherche, professionnel de recherche ou autre), la date d'expiration (au moins la durée de l’invitation, à moins que le passeport n’expire avant), le numéro d’offre d’emploi dispensé d’EIMT et les conditions inscrites (ex. : si vous avez effectué l’examen médical, il ne doit pas y avoir de restriction quant au travail auprès de patients, d’enfants ou de personnes âgées). Une erreur quant à l’une de ces informations pourrait vous empêcher de travailler au Canada pendant plusieurs semaines, et il sera plus simple de la corriger sur place.

Obtenir un Numéro d’assurance sociale (NAS)

Il est possible d’obtenir un NAS dans un Centre de Service Canada (après complétion de la quarantaine s’il y a lieu). Il faut prendre rendez-vous en ligne au préalable, et apporter son passeport et son permis de travail originaux.

Coordonnées du Centre de Service Canada le plus près de l’Université.

Obtenir une couverture d'assurance maladie et hospitalisation

En s’inscrivant au Bureau du registraire, les stagiaires étrangers sont automatiquement couverts par le régime collectif d’assurance maladie et hospitalisation pour les étudiants et stagiaires étrangers de l’Université Laval. Le coût actuel est de 75 $ par mois. Consulter ce lien pour plus d'information sur cette assurance.

Cette assurance est obligatoire et de ce fait, aucune assurance personnelle ne peut remplacer cette dernière.

Les étudiants et stagiaires de recherche étrangers admissibles à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) notamment par le biais d’une entente en matière de sécurité sociale conclue avec le Québec pourront être exemptés d’adhérer au régime d’assurance maladie et hospitalisation obligatoire s'ils font les démarches nécessaires dans les délais impartis.

Si des membres de la famille accompagnent le stagiaire au Canada, s'assurer qu'ils sont adéquatement couverts par une assurance maladie personnelle. L'assurance des étudiants et stagiaires étrangers de l'Université Laval n’offre pas de couverture familiale.

Selon les besoins personnels ou familiaux, souscrire à une assurance privée complémentaire de son choix.

Pour toute question concernant les assurances, envoyer un courriel à sfr@reg.ulaval.ca.

Inscription à l'Université Laval

Tout stagiaire de formation ou de recherche doit être officiellement inscrit à temps complet à l’Université Laval. Il bénéficie d'une inscription à 0 crédit qui lui confère un statut d'études à temps complet. Cette inscription est renouvelable chaque session, selon la durée du séjour, pour un maximum d'une année (12 mois). L'adhésion au régime collectif d'assurance maladie et hospitalisation de l'Université Laval offert par Desjardins Assurances est aussi renouvelable chaque session, selon la durée du séjour. Cette inscription ne peut mener à l'attribution de crédits universitaires de l'Université Laval.

À votre arrivée à l'Université Laval

La première démarche à entreprendre à votre arrivée est d'envoyer les documents requis pour votre inscription à sfr@reg.ulaval.ca ou de les déposer au Bureau du registraire. Lorsque votre inscription sera effective (3 à 5 jours ouvrables), le Bureau du registraire vous transmettra un courriel de confirmation d’inscription vous informant de votre adresse électronique officielle, de votre numéro d’identification (NI), de votre IDUL et de la façon d'accéder à votre carte d'identité virtuelle. Vous pourrez débuter votre stage sur réception de ce courriel de confirmation, d’où l’importance d’arriver quelques jours avant le début de votre stage afin d’effectuer ces démarches. L’adhésion au régime d’assurance maladie et hospitalisation de l’Université Laval étant obligatoire, vous recevrez, au cours des semaines suivant votre inscription à l’Université Laval, un courriel du Bureau du registraire vous indiquant le numéro du contrat d’assurance et votre numéro de certificat personnel qui vous a été attribué par notre assureur (Desjardins). Avec ces informations, vous pourrez avoir accès à votre carte d’adhérent virtuelle (appelée carte de paiement) via le site pour les adhérents de Desjardins ou via leur application mobile.

Documents à fournir au Bureau du registraire

En cas de changements à votre séjour

  • Vous vous engagez à aviser le responsable du Bureau du registraire (sfr@reg.ulaval.ca) de tout changement à votre dossier (coordonnées, durée du séjour, admissibilité à la RAMQ, etc.).

Prolongation du permis de travail

Au besoin, prolonger le permis de travail.

Les dispenses de permis de travail (pour séjours de recherche universitaire de 120 jours consécutifs ou moins ou pour étudiants en soins de santé (stage de formation clinique ou pratique)) ne peuvent être prolongées.

Pour plus d'informations

Selon votre emplacement, vous pouvez référer aux ressources suivantes :

De l’étranger :

Du Canada :

Au besoin, vous pouvez soumettre votre question à votre répondant facultaire à l'Université Laval (PDF).

Ce site web a pour but de fournir de l'information générale sur les procédures actuelles, qui peuvent changer à tout moment et sans préavis. Les lois et les règlements en vigueur au Québec et au Canada de même que les sites web du ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), et d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ont préséance sur ce site web. Dernière mise à jour: 03-12-2021.