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Stagiaires et travailleurs étrangers

Dans le contexte de la COVID-19, l’Université Laval permet l’accueil des professeurs et des chercheurs invités, des stagiaires postdoctoraux, des moniteurs cliniques, des stagiaires de formation ou de recherche et de certains autres travailleurs étrangers, notamment des professeurs réguliers et des professionnels de recherche qui:

  • sont admissibles à l’obtention d’un permis de travail
  • peuvent voyager vers le Canada
  • s’engagent auprès de l’Université à assumer les risques liés à leurs démarches d’immigration, à leur voyage et à leur entrée au Canada en remplissant le formulaire d’engagement des stagiaires et travailleurs et travailleuses invités à l’Université Laval

Procédure d’invitation

Pour plus d’information, nous vous invitons à vérifier la procédure d’invitation pour la catégorie qui vous concerne.

Moniteurs cliniques

Avant de planifier votre voyage vers le Canada

Avant de planifier votre voyage vers le Canada, renseignez-vous à propos des démarches d’immigration à réaliser. Assurez-vous de connaître les conditions à remplir pour être autorisé à voyager vers le Canada.

Voyages essentiels seulement

Pour le moment, le Canada ne permet l’entrée sur le territoire canadien qu’aux personnes voyageant pour des motifs essentiels.

Les conditions suivantes doivent être respectées pour que la travailleuse ou le travailleur provenant de l’extérieur du Canada soit considéré comme voyageant pour des motifs essentiels:

  • La personne a un permis de travail valide et vit normalement au Canada.

Ou remplit l’ensemble des critères suivants:

  • a obtenu une lettre d’introduction approuvant un permis de travail (ouvert ou lié à un employeur donné)
  • a une offre d’emploi valide
  • pourra travailler après avoir terminé sa quarantaine

Biométrie

La biométrie (photographie et empreintes digitales) est obligatoire pour demander un permis de travail au Canada. À l’extérieur du Canada, elle est effectuée dans les centres de réception des demandes de visa (CRDV).

La pandémie de COVID-19 a des répercussions sur les services offerts par les CRDV. Consultez le site Web de votre CRDV avant de vous déplacer pour savoir s’il est ouvert et quels services y sont offerts, le cas échéant. Trouvez les coordonnées du CRDV de votre pays.

Sans biométrie, le traitement de la demande de permis de travail ne peut être complété.

Membres de la famille

Le Canada autorise certains membres de la famille d’une travailleuse ou d’un travailleur provenant de l’extérieur du Canada - notamment l'épouse ou l'époux, la conjointe ou le conjoint de fait et les enfants à charge (à ce sujet, voir les définitions dans le glossaire en ligne du gouvernement du Canada) - à venir au Canada. En plus de leur document d’immigration usuel pour accompagner la travailleuse ou le travailleur étranger au Canada (p. ex. autorisation de voyage électronique (AVE), visa et/ou permis de travail ouvert du conjoint accompagnant), ces membres de la famille doivent obtenir une permission spéciale en suivant la démarche détaillée à l’étape Comment rejoindre un membre de la famille immédiate qui est temporairement au Canada. Sont exemptés de cette permission les conjointes ou conjoints accompagnants qui voyageront avec la travailleuse ou le travailleur principal après avoir obtenu l'approbation pour un permis de travail ouvert comme conjoint accompagnant.

Ces membres de la famille doivent également suivre les autres instructions indiquées dans cette démarche pour venir au Canada, notamment se préparer à expliquer en quoi leur venue n’est pas discrétionnaire. La venue pourrait être considérée comme non discrétionnaire si, par exemple, un conjoint ou des enfants à charge viennent vivre au Canada avec le travailleur étranger.

Il n’est pas garanti que les membres de votre famille obtiendront l’autorisation de venir au Canada. De plus, même si des membres de votre famille obtiennent les autorisations requises, il n’est pas garanti qu’ils pourront entrer au Canada ou y demeurer durant l’ensemble de votre séjour. Cette décision relève des autorités gouvernementales responsables en matière d’immigration ou des agents frontaliers.

Situation sanitaire actuelle

Informez-vous sur la situation sanitaire qui prévaut à Québec avant de prendre des arrangements de voyage. En raison de la pandémie, certains services et commerces peuvent être fermés, les rassemblements privés ou publics peuvent être interdits et les déplacements interrégionaux limités.

Les mesures et consignes sanitaires en place à l’Université Laval pour freiner la propagation de la pandémie respectent les directives gouvernementales et le palier d’alerte de COVID-19 défini pour la région de la Capitale-Nationale par le gouvernement du Québec.

Préparer votre arrivée au Canada

Nous vous invitons à prendre connaissance des parcours expliquant l’arrivée au Canada par voie aérienne et voie terrestre pendant la pandémie de COVID-19, ainsi que des listes de vérification des exigences pour entrer au Canada par avion ou par voie terrestre.

Nous vous recommandons fortement de prendre un vol dont le premier port d’atterrissage au Canada est Montréal afin que vous puissiez effectuer la totalité de votre quarantaine au Québec.

Plan de mise en quarantaine

Avant votre arrivée au Canada, vous devez préparer un plan de mise en quarantaine. Pour connaître les exigences à respecter et bien préparer votre plan, consultez la page Mise en quarantaine obligatoire pour les voyageurs internationaux.

Vous y trouverez:

  • des hyperliens vers les exigences de quarantaine des gouvernements du Canada et du Québec
  • un gabarit de plan de quarantaine qui tient compte de l’ensemble des directives des gouvernements du Canada et du Québec
  • des options de transport, d'hôtels à prix avantageux, de livraison de repas préparés ou d’épicerie et de livraison d’articles de première nécessité (médicaments, produits d’hygiène personnelle, etc.).

Sans plan de quarantaine, vous ne pourrez pas venir au Canada.

Confirmation de votre arrivée à l’Université Laval et engagements à prendre

Vous devez obligatoirement remplir le formulaire Arrivée au Canada des stagiaires et travailleurs étrangers de l’Université Laval.

Ce formulaire doit être rempli dès que possible, et au moins une semaine avant votre arrivée ou votre retour au Canada.

Pour remplir ce formulaire, vous devrez avoir en main les documents suivants:

  • Billet d’avion
  • Plan de quarantaine
  • Confirmation du ou des lieux de quarantaine
  • Permis de travail valide ou lettre d’introduction d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) confirmant l'approbation de votre permis de travail
  • La lettre d’appui pour voyage essentiel
  • Le formulaire d’engagement des stagiaires et travailleurs et travailleuses invités à l’Université Laval

Dans ce formulaire d’engagement, vous devrez également prendre différents engagements, dont celui de respecter les directives et exigences des gouvernements du Canada et du Québec, celles de l’Université Laval, et d’assumer les risques associés à la pandémie de COVID-19.

Assurances - stagiaires de formation ou de recherche seulement

Avant votre arrivée, il est très important de prendre connaissance de l’information relative à l’assurance maladie et hospitalisation pour votre séjour au Canada sur la page Adhérer au régime d’assurance maladie et hospitalisation des étudiants étrangers et sur la page Impacts de la COVID-19 sur les étudiants étrangers.

Notez que le régime collectif d’assurance maladie et hospitalisation offert par Desjardins Assurances aux étudiants et stagiaires étrangers et la couverture de la Régie d’assurance maladie du Québec (RAMQ) offerte à certains étudiants étrangers dans le cadre des ententes de réciprocité en matière de sécurité sociale avec certains pays prennent effet uniquement à l’arrivée au Québec.

Si vous devez faire votre quarantaine hors de la province de Québec, en partie ou en totalité, nous vous recommandons fortement, et il relève de votre responsabilité, de souscrire une assurance voyage santé et frais médicaux d’urgence complète qui inclut les coûts liés à la COVID-19 pour toute la durée de votre déplacement jusqu’à votre arrivée dans la province de Québec, ainsi que pour la totalité de votre période de quarantaine à l’extérieur de la province de Québec, incluant la possibilité d’une prolongation si vous contractez la COVID-19 ou développez des symptômes de la maladie.

Bourse de soutien pour frais de quarantaine - stagiaires de formation ou de recherche et stagiaires postdoctoraux seulement

L’Université Laval veut soutenir les stagiaires de formation ou de recherche et les stagiaires postdoctoraux qui doivent débourser des frais d’hébergement d’hôtel liés à leur quarantaine à la suite de leur arrivée au Canada. Un programme de bourses a donc été créé afin de couvrir une partie de ces frais. Sous certaines conditions, une bourse de 750$ pourrait vous être octroyée.

Pour prendre connaissance du programme et effectuer votre demande d’aide financière, consultez la page Bourse de soutien pour frais de quarantaine.

ArriveCAN

Les voyageurs aériens et terrestres doivent soumettre leurs renseignements électroniquement au moyen d’ArriveCAN dans les 72 heures avant de venir au Canada.

Pour plus d'information, consultez la section Tests de dépistage de la COVID-19 de notre page Mise en quarantaine obligatoire.

Tests de dépistage de la COVID-19

Tous les voyageurs qui entrent au Canada devront se soumettre, à leurs frais, à des tests de dépistage moléculaire de la COVID-19.

Pour plus d'information, consultez la section Tests de dépistage de la COVID-19 de notre page Mise en quarantaine obligatoire.

Pendant votre déplacement vers le Canada

Documents et articles importants à avoir en main

Vous devez avoir ces articles avec vous, dans votre bagage de cabine (pas dans les valises en soute):

  • Passeport
  • Lettre d’introduction d’IRCC confirmant l’approbation du permis de travail ou votre permis de travail
  • Certificat d’acceptation du Québec (CAQ), sauf si vous en êtes exempté
  • Visa de résident temporaire ou autorisation de voyage électronique (AVE), à l’exception des ressortissants américains
  • Lettre d’invitation de l’Université Laval
  • Lettre d’appui pour voyage essentiel
  • Plan de quarantaine
  • Confirmation du ou des lieux de quarantaine
  • Masque non médical ou couvre-visage
  • Les preuves récentes de votre capacité financière et les autres documents vous ayant servi à obtenir votre permis de travail
  • Reçu ArriveCAN (page de confirmation ArriveCAN, capture d'écran ou impression si vous vous inscrivez en ligne)
  • Résultat d’un test moléculaire de dépistage de la COVID-19 effectué en laboratoire moins de 72 heures avant l’embarquement qui répond aux critères du gouvernement canadien.

Si des symptômes de la COVID-19 se développent durant votre voyage vers le Canada

Si vous commencez à ressentir des symptômes de la COVID-19 durant votre voyage vers le Canada, contactez directement un agent de bord, il sera à même de vous donner les recommandations nécessaires pour le reste du vol. Avisez aussi les agents des services frontaliers lors de votre arrivée au Canada et l’Université Laval en écrivant à covid19@ulaval.ca.

À votre arrivée au Canada

Lors de votre arrivée au Canada, au premier aéroport canadien, vous devrez probablement passer 2 contrôles d’identité.

Inspection primaire

Cette première étape est normalement effectuée à l’aide de bornes automatisées. Sur ces bornes, vous devrez répondre à une série de questions. Lorsque vous aurez répondu à toutes les questions, vous recevrez un reçu que vous devrez présenter à un agent des services frontaliers à la sortie de la zone sécurisée.

Si vous avez dû fournir vos empreintes digitales pour obtenir votre document d’immigration canadien, vous devrez effectuer une contre-vérification de ces dernières sur la borne d’inspection.

Plus d’information sur les bornes d’inspection primaire

Inspection secondaire

Vous devrez présenter votre lettre d’introduction pour obtenir votre permis de travail lors de votre passage au premier aéroport canadien que vous visiterez, peu importe qu’il s’agisse d’une escale ou de votre destination finale. À la sortie de la zone sécurisée, l’agent des services frontaliers vous orientera vers l’inspection secondaire où vos documents seront analysés et où votre permis de travail vous sera remis. Votre reçu ArriveCAN vous sera aussi demandé ainsi que votre plan de quarantaine.

Le temps de passage à la douane et au service d’immigration pour l’impression de votre permis de travail peut varier de 1h à 3h selon le moment de la journée et l’aéroport.

Information importante à propos du permis de travail

Assurez-vous d’avoir en main votre permis de travail avant de quitter la zone de l’Agence des services frontaliers du Canada. Vérifiez votre permis de travail afin de vous assurer que vos renseignements personnels sont exacts. S’il y a une erreur, retournez voir un agent pour tenter de faire modifier les informations.

Se diriger vers son lieu de quarantaine

Une fois admis sur le territoire canadien:

  • Rendez-vous directement à votre lieu de quarantaine sans tarder et respectez votre plan de quarantaine.
  • Pour vous rendre à votre lieu de quarantaine, utilisez un moyen de transport privé (service de navette, taxi, etc.) et respectez les consignes du gouvernement du Canada et du gouvernement du Québec.
  • Confirmez votre arrivée dans votre lieu de quarantaine dans les 48 heures au moyen d'ArriveCAN (iOS, Android ou format Web) ou par téléphone au 1 833-641-0343.

Pendant votre quarantaine obligatoire

Pendant votre quarantaine, vous devez suivre attentivement les consignes des gouvernements du Québec et du Canada ainsi que les directives de l’Université Laval.

Consultez et référez-vous en tout temps à la page Mise en quarantaine obligatoire - Pendant votre quarantaine. Vous y trouverez de l’information et des rappels importants ainsi que les étapes à suivre si vous présentez des symptômes de la COVID-19, en plus des contacts à prioriser en cas d’urgence.

Si vous êtes stagiaire de formation ou de recherche et que vous venez vous installer au Canada pour la première fois dans le cadre de votre stage à l'Université Laval et que vous avez rempli le formulaire Arrivée au Canada des stagiaires et travailleurs étrangers de l’Université Laval, un membre du personnel de l’Université vous contactera pendant votre quarantaine afin de:

  • prendre de vos nouvelles et de vous diriger au besoin vers des ressources d’aide
  • veiller au respect des règles de quarantaine

La première prise de contact sera faite dans les 48 heures suivant votre arrivée. Assurez-vous que les moyens de communication transmis à l’Université Laval par le biais le du formulaire avant votre arrivée sont fonctionnels.

Soutien psychosocial

Si vous vivez du stress, de l’anxiété, un sentiment de panique ou toute autre réaction émotive en lien avec la pandémie et votre quarantaine, n’hésitez pas à consulter les ressources d’aide à votre disposition.

Si vous êtes stagiaire postdoctoral salarié ou travailleur, consultez la foire aux questions pour le personnel administratif (PDF), aussi disponible dans l’intranet des Ressources humaines sous votre catégorie d’emploi.

Pour les membres de votre famille ou pour vous-même, il est possible de contacter par téléphone le service Info-Social en composant le 811. Nous vous invitons également à consulter la section COVID-19 du site officiel du gouvernement du Québec où vous trouverez des informations et des conseils tels que Aller mieux en contexte de pandémie et Stress, anxiété et déprime associés à la maladie à coronavirus COVID-19.

Rémunération durant la quarantaine

Si une rémunération est rattachée à votre invitation à l’Université Laval, il vous faudra ouvrir dès que possible un compte bancaire canadien et remettre un spécimen de chèque lorsque cela vous sera demandé. Au besoin, il est possible d’ouvrir un compte bancaire par téléphone, en prenant un rendez-vous téléphonique à la Caisse Desjardins de l’Université Laval, au 418 656-2358.

Si vous êtes stagiaire postdoctoral, moniteur clinique ou stagiaire de formation ou de recherche, il faudra compléter votre inscription auprès du Bureau du registraire. Ces étapes sont nécessaires pour que nous puissions vous verser une première rémunération durant votre quarantaine. Votre collaboration est donc requise.

Après votre période de quarantaine

Une fois votre période de quarantaine terminée, vous pourrez commencer votre stage ou votre emploi à l’Université Laval en toute sécurité en suivant les consignes sanitaires sur le campus et les directives gouvernementales qui varient selon le palier d’alerte de COVID-19 défini pour la région de la Capitale-Nationale par le gouvernement du Québec.

Notre priorité est que votre séjour à l’Université Laval puisse avoir lieu dans un milieu sécuritaire et aussi agréable que possible dans les circonstances.

Sites Web à consulter

Avant votre départ vers le Canada, il est de votre responsabilité de consulter régulièrement l’information sur les mesures mises en place par les autorités gouvernementales du Québec, du Canada, ainsi que celles de l'Université Laval pour limiter la propagation de la COVID-19 afin de vous y conformer et de préparer votre venue.