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Étudiants UL

Préparer son séjour à l'étranger

 

Vous avez un projet de mobilité sur les rails. Vous avez reçu la confirmation que vous pouviez partir  dans le cadre d'un séjour d'études, un stage ou un projet de recherche.

À l'Université Laval, vous trouverez tout le soutien nécessaire pour faciliter votre participation à un projet de mobilité.

 

Au-delà des démarches administratives, il importe de bien se préparer à un séjour prolongé à l’étranger. Que ce soit pour des détails de la vie de tous les jours ou pour votre adaptation à une culture qui n’est pas la vôtre, une bonne préparation est à privilégier.

Démarches d’immigration

Dès la réception de votre lettre d’acceptation par l'université ou l'organisme d'accueil, nous vous demandons de ne pas tarder pour demander vos autorisations de séjour dans votre pays d’accueil. Ces démarches peuvent prendre du temps et il est conseillé de compléter ces étapes LE PLUS TÔT POSSIBLE.

 
Info immigration pour les principales destinations d'échanges étudiants
 

S’il est difficile de pouvoir répertorier toute la réglementation relative à l’immigration, nous vous présentons ici les liens utiles pour les destinations principales où l’Université Laval envoie des étudiants en échange (seulement pour la participation à des cours et non à des stages).

Nous vous encourageons fortement à consulter le portail 'Contact Cosmopolite', pour apprendre des expériences des étudiants vous ayant précédé. Les rapports de séjours d’anciens étudiants est une source d’information à privilégier dans la préparation de votre séjour.

Les liens suivants sont fournis à titre indicatif. Il est de votre responsabilité de vous assurer que votre situation correspond au type de visa nécessaire. 

Pour trouver les coordonnées des missions diplomatiques de vos destinations, veuillez consulter le répertoire des représentations diplomatiques au Canada.

 

 

 

Préparatifs personnels

L’échéancier proposé est à titre indicatif et ne doit pas constituer une « recette magique ». Certaines étapes peuvent être faites dans une autre séquence et à un autre moment. Vous êtes vous-mêmes responsable de votre préparation. À vous de vous assurer d’être prêts pour votre départ.

L’échéancier reprend des éléments importants mentionnés dans la formation en ligne (accès donné une fois le dossier déposé au Bureau international). Veuillez-vous y référer pour toute information complémentaire.

 
Formations prédépart
 

Tous les étudiants réalisant un séjour d'études ou un stage financé par le Bureau international doivent obligatoirement compléter les formations prédépart avant leur départ pour l’obtention de la bourse.

Les formations obligatoires sont:

  • Une formation en ligne: soutient les étudiants dans l'organisation des préparatifs logistiques qui précèdent un départ hors-UL (bourse, inscription, passeport, visa, logement, finances, assurances, santé et sécurité, etc.). Ce contenu est une référence pour préparer votre séjour et à votre retour. Nous vous conseillons de débuter vos préparatifs par cette formation qui vous donnera l'information nécessaire pour préparer votre départ.
  • Une formation interculturelle en salle qui permet de réfléchir à l’expérience interculturelle et humaine qui vous attend. Au moyen d'activités variées et grâce aux expériences de tous, vous aurez des outils concrets pour réussir un séjour en contexte interculturel.  

Vous serez invités à ces formations par courriel à votre adresse @ulaval.ca dès que le Bureau international aura terminé la vérification de votre dossier de candidature .

Exemptions: Vous pouvez être exempté de la formation interculturelle en salle si vous avez déjà complété celle-ci lors d’une préparation à un ancien séjour de mobilité du Bureau international ou encore si vous avez déjà suivi un des cours suivants :

  • ANT-1902 Expérience internationale et choc culturel
  • COM-4150 Communication interculturelle et internationale.

 
Achat de votre billet d'avion
 

L’achat d’un billet d’avion ne devrait jamais se faire avant d’avoir reçu la lettre d’acceptation de votre université d’accueil et avant d’avoir reçu votre visa.

 

Pour mettre toutes les chances de votre côté pour l’achat de votre billet d’avion, faites une recherche sur des outils tels :

  • Google flights : Permet d’enregistrer des alertes quand un billet d’avion change de prix et permet de faire de multiples recherches pour trouver les meilleures offres.
  • Hopper : Application mobile prédictive permettant de vous dire quand acheter un billet en bénéficiant du meilleur tarif possible.
 
Compensation des gaz à effet de serre
 

Pour encourager la compensation des émissions de gaz à effet de serre de générés par les déplacements par avion, l’Université Laval offre depuis 2013 un programme de compensation volontaire. Pour chaque tonne de CO2 équivalent compensée par un individu, 15 arbres sont plantés et l’Université investit le même montant pour réaliser un projet compensateur sur le campus. Chaque compensation a donc un double impact positif!

 

Pour plus d'information sur le programme

 

Pour compenser volontairement vos émissions lors de votre mobilité

 

 

 
Logement
 

Consulter le portail Contact Cosmopolite une source de renseignements précieux concernant l’hébergement, le budget à prévoir pour le logement, etc. Vous y trouverez des réponses à la plupart de vos questions dans les rapports de séjour faits par des étudiants ayant vécu un séjour à la même destination que vous.

 

À moins d’avoir des garanties sur la véracité de l’offre d’hébergement qui vous est proposée (ex : Résidence universitaire, Plateforme de réservation en ligne fiable ou contact personnel), il n’est pas recommandé de procéder à la location d’un logement à partir d’ici, en particulier si on vous demande un dépôt.

 

Nous vous suggérons de prendre quelques jours à l’arrivée en auberge de jeunesse ou en location court terme tels AirBnB , Homeaway ou autres pour faire votre recherche sur place.

 

 
Sécurité à l'international
 

Le Bureau international vous présente section « Sécurité à l’international ». Elle propose en un seul endroit les démarches à suivre par tout étudiant de l’Université Laval qui s’engage dans une activité universitaire à l’étranger,de précieuses ressources pour préparer un séjours sécuritaire et les démarches à suivre en cas d’urgence pendant votre séjour:

  • l’inscription obligatoire au nouveau registre des séjours de mobilité;
  • les assurances;
  • la santé du voyageur;
  • les services gouvernementaux à votre disposition;
  • les formations et les outils disponibles;
  • ressources en cas d’urgence.

Consultez la  section « Sécurité à l’international »  pour préparer votre séjour à l’étranger.

 

 

 
Assurances et santé du voyageur
 
  • Assurances: Pour votre séjour de mobilité, il est primordial de souscrire les assurances voyage, maladie, et responsabilité civile nécessaires afin d’être couvert en cas de besoin. Veuillez consulter la page « Info assurances pour les étudiants » qui vous donnera l'information nécessaire pour faire des choix éclairés.
  • Santé du voyageur: Tout séjour à l'étranger ou hors de son domicile peut nécessiter une préparation pour éviter des problèmes de santé, la section «Santé du voyageur» vous fournit l'information nécessaire pour bien apprécier les risques lors de votre séjour de mobilité et vous préparer en conséquence.
 
Conseils aux voyageurs et outils pratiques
 
  • Services du gouvernement du Canada: Prenez connaissance des renseignements et des services offerts par le gouvernement du Canada pour voyager en toute sécurité.
  • Carte sécurité et outils pratiques: Différents outils sont mis à votre disposition pour faciliter vos préparatifs, assurer votre sécurité ainsi que le bon déroulement de votre séjour et de votre intégration.
  • Formations et ateliers: Découvrez les formations et ateliers offerts pour vous accompagner dans l’organisation de votre séjour à l’étranger.
 

Échéancier prédépart

 
6 mois avant votre départ
 
  • Consulter le portail Contact Cosmopolite, source de renseignements précieux sur les universités d’accueil, les visas, l’hébergement, le budget à prévoir, etc. Vous y trouverez des réponses à la plupart de vos questions, répondues par des étudiants ayant vécu un séjour à l’étranger.
  • Consulter la section «Sécurité à l'international» ou «Sécurité au Canada et en régions éloignées» pour vous informer sur les questions relatives à la santé et la sécurité lors d'un séjour de mobilité. Vous y trouverez aussi de l'information et des outils sur la planification d'un long séjour à l'extérieur.
  • Acheter un guide de voyage et vous informer sur votre région d'accueil, tant au niveau culturel, universitaire, administratif, que de la santé, de la sécurité, etc.
  • Analyser votre niveau de langue : est-il assez élevé? Devez-vous prendre des cours de perfectionnement? À vous d’y voir!
  • Commencer à vous questionner sur votre futur logement : Quel type de logement vous convient le mieux? Quand et comment devez-vous commencer vos démarches? Pouvez-vous réserver un logement temporaire? Pouvez-vous faire une demande pour habiter en résidence, quelle est la date limite pour les inscriptions?
  • Contacter ou consulter les sites web de l'ambassade ou du consulat du pays d'accueil au Québec ou au Canada pour connaître le type de visa requis, s'il y a lieu, et les modalités pour l'obtenir. Pour certaines destinations, une visite en personne est obligatoire (ex. France). 
  • Consulter régulièrement votre boîte courriel institutionnelle (@ulaval.ca) afin de fournir les documents supplémentaires nécessaires pour compléter mon inscription auprès de l'établissement d'accueil dans les délais demandés.
 
4 mois avant votre départ
 
  • Continuer de consulter le portail Contact Cosmopolite qui est une source de renseignements précieux
  • Consulter la section «Sécurité à l'international» ou «Sécurité au Canada et en régions éloignées» pour vous informer sur les questions relatives à la santé et la sécurité lors d'un séjour de mobilité. Vous y trouverez aussi de l'information et des outils sur la planification d'un long séjour à l'extérieur.
  • Compléter la formation en ligne du Bureau international afin de vous renseigner sur les détails administratifs nécessaires à votre séjour
  • Penser aux détails pratiques et administratifs de votre séjour : billets d’avion, visa d’études, assurances, travail à l’étranger, passeport, etc. (il n’est pas recommandé d’acheter le billet d’avion avant la réception de la lettre d’acceptation de l’université partenaire)
  • Faire un budget (voir la section Budget de la formation en ligne)
  • Continuer de vous informer sur la culture et l'actualité de votre pays d'accueil.
 
3 mois avant votre départ
 
  • Consulter la section «Sécurité à l'international» ou «Sécurité au Canada et en régions éloignées» pour vous informer sur les questions relatives à la santé et la sécurité lors d'un séjour de mobilité. Vous y trouverez aussi de l'information et des outils sur la planification d'un long séjour à l'extérieur.
  • Consulter un médecin, un dentiste, un optométriste, un gynécologue, etc. pour un suivi routinier et les informer de votre séjour prolongé à l’étranger. Profitez de cette occasion pour vous procurer une ordonnance supplémentaire pour vos médicaments, indiquant leur dénomination commune et leur nom commercial.Acheter des médicaments personnels 
  • Aller à la Clinique santé-voyage ou rencontrer votre médecine de famille et vous informer de la vaccination nécessaire, le cas échéant (6 mois dans certains cas)
  • Faire le point sur vos objectifs de participation au programme d'échange 
  • Contacter la RAMQ pour les aviser de votre départ et vérifier votre couverture à l'étranger 
  • Vous assurer d'avoir participé à la formation interculturelle en salle du Bureau international ou d'y être inscrit 
  • Finaliser votre demande de visa auprès de l'ambassade ou du consulat 
  • Continuer de vous informer sur la culture et l'actualité de votre pays d'accueil (consultez le site Web du Centre d'apprentissage interculturel du Canada)
  • Continuer à consulter le portail Contact Cosmopolite 
 
2 mois avant votre départ
 
  • Commencer à penser à la façon dont vous allez gérer votre argent à l'étranger. Devez-vous vous procurer une nouvelle carte de crédit ou de débit? Avez-vous besoin de devises étrangères?
  • Faire une procuration pour désigner une personne qui s'occupera de l'aspect financier durant votre séjour auprès de votre institution financière
  • Au besoin, prévoir un logement temporaire pour votre arrivée dans votre pays d'accueil (auberge de jeunesse ou autre)
  • Faire votre changement d'adresse au besoin et penser aux détails concernant le logement dans mon pays d'accueil
  • Vous assurer d'avoir bien reçu la lettre d'acceptation officielle de votre université d'accueil et si ce n'est pas le cas, contacter le Bureau international (le 15 juin pour les départs à l'automne ou le 25 novembre pour les départs à l'hiver)
  • Finaliser la demande de visa auprès de l'ambassade ou du consulat si ce n'est toujours pas fait
  • Vous inscrire au registre des étudiants de l'Université Laval à l'étranger sur le bottin du portail Contact Cosmopolite ainsi qu’au registre des séjours de mobilité
  • Consulter la section «Sécurité à l'international» ou «Sécurité au Canada et en régions éloignées» pour vous informer sur les questions relatives à la santé et la sécurité lors d'un séjour de mobilité. Vous y trouverez aussi de l'information et des outils sur la planification d'un long séjour à l'extérieur.
  • Continuer de vous informer sur la culture et l'actualité de votre pays d'accueil  
 
1 mois avant votre départ
 
  • Compléter votre dossier au Bureau international et vous assurer que tous les documents obligatoires ont bien été remis et complétés
  • Vous assurer d'avoir participé à la formation interculturelle en salle et répondu avec une réussite à 100% à tous les quiz de la formation en ligne. Les deux formations sont obligatoires pour l'obtention de la bourse de mobilité
  • Vous assurer d'avoir remis le formulaire de dépôt direct ainsi qu'un spécimen de chèque afin que la bourse soit versée directement dans votre compte
  • Remplir la carte sécurité reçue lors de la formation en salle ou demandez-la à la réception du Bureau international
  • Vérifier auprès d'un conseiller à la gestion des études l'inscription au code de cours de mobilité pour les crédits qui seront réalisés à l'étranger et finaliser le paiement de vos frais de scolarité auprès de l'Université Laval ou prévoir un moyen de le faire de votre pays d'accueil dans les délais requis
  • Faire les photocopies des documents importants à apporter avec vous (ou à conserver en ligne) et à laisser à la maison (consultez la section « Formalités d’entrée dans un pays étranger » de la formation en ligne pour la liste des documents importants à apporter à l'étranger)
  • Vous procurer les items dont vous aurez besoin lors de votre séjour à l'étranger (cartes d'identité internationales, adaptateur ou convertisseur de courant, etc.)
  • Continuer de consulter le portail Contact Cosmopolite qui est une source de renseignements précieux sur les universités d’accueil, les visas, l’hébergement, le budget à prévoir, etc.
  • Consultez les conseils aux voyageurs et avertissements pour votre pays d'accueil sur le site Web du gouvernement fédéral et inscrivez-vous auprès du service d'Inscription des Canadiens à l'étranger
  • Consulter la section «Sécurité à l'international» ou «Sécurité au Canada et en régions éloignées» pour vous informer sur les questions relatives à la santé et la sécurité lors d'un séjour de mobilité. Vous y trouverez aussi de l'information et des outils sur la planification d'un long séjour à l'extérieur.
  • Continuer de vous informer sur la culture et l'actualité de votre pays d'accueil
  • Deux semaines avant votre départ : Avertir votre compagnie de carte de crédit et votre institution financière de votre départ.
 
1 semaine avant votre départ
 

Les derniers préparatifs 

  • Faire vos valises et vérifier qu'elles ne pèsent pas plus que le poids permis 
  • Faire les derniers achats essentiels
  • Revoir vos objectifs de participation au programme d'échange
  • Passer du temps avec vos proches et les avertir des moyens que vous utiliserez pour leur donner des nouvelles et à quelle fréquence (courriels, blogues de voyage, Facebook etc.). 
  • Respirer profondément et vous faire confiance! 
 
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